ROT-fakturamodellen steg för steg – från faktura till pengar

ROT ser enkelt ut på pappret: kunden betalar mindre, staten betalar resten. I praktiken är det du som ligger ute med pengarna tills Skatteverket betalat ut — hur länge varierar över året, kontrollera aktuell handläggningstid hos Skatteverket. Det är du som ska fylla i rätt uppgifter och du som får problemet om något går fel. Det är värt att förstå flödet ordentligt.

Här går vi igenom hela kedjan: fakturan med avdraget avräknat, begäran om utbetalning, handläggningstid, vart pengarna faktiskt landar, hur fordran bokförs och vad ROT kostar dig i rörelsekapital. Räkneexemplen bygger på 30 procents skattereduktion på arbetskostnaden — kontrollera aktuell procentsats och taknivå hos Skatteverket för det år du fakturerar.

Vad fakturamodellen faktiskt innebär

Fakturamodellen betyder att kunden får sin skattereduktion direkt vid köpet i stället för i deklarationen. Du som utförare drar av reduktionen på fakturan och begär sedan motsvarande belopp från Skatteverket.

Tre konsekvenser som ofta underskattas. För det första är utbetalningen preliminär — den slutliga reduktionen fastställs i kundens inkomstdeklaration. För det andra redovisas moms på hela beloppet, oavsett vem som betalar vilken del. För det tredje är du kreditgivare: du levererar och väntar på staten. Det tredje är det som märks i kassan.

Steg för steg

1. Före offert: kontrollera att kunden äger bostaden, att bostaden inte omfattas av reglerna om nybyggnad, och hur mycket utrymme kunden har kvar. Hämta formell fastighetsbeteckning, eller lägenhetsbeteckning plus föreningens organisationsnummer för bostadsrätt.
2. I offerten: ange arbetskostnad och material var för sig, räkna ut ROT-beloppet i kronor och skriv klausulen om att kunden faktureras mellanskillnaden om avdraget inte medges. Låt kunden signera.
3. Under jobbet: tidrapportera per dag och montör, med moment beskrivna. Det blir underlaget om något ifrågasätts.
4. Fakturan: separata rader för arbete och material, båda inklusive moms, ROT-beloppet som en avdragsrad och kundens summa längst ned. Ange fastighetsbeteckning på fakturan.
5. Kunden betalar sin del. Betalningen ska gå att spåra — använd bankbetalning, aldrig kontanter.
6. Begäran om utbetalning skickas till Skatteverket, tidigast efter att kunden betalat. Du behöver kundens personnummer, arbetskostnad inklusive moms, begärt belopp, fastighetsbeteckning och betalningsdatum.
7. Skatteverket beslutar och betalar ut, eller frågar efter underlag, eller avslår.
8. Kvitta utbetalningen mot den bokförda fordran och stäm av att beloppet stämmer krona för krona.
9. Vid delavslag: fakturera kunden mellanskillnaden enligt klausulen, med kopia på beslutet.
10. Senast 31 januari året efter betalningsåret ska begäran ha kommit in. Gå igenom alla betalda fakturor i mitten av januari.

Räkneexempel: 60 000 kr i arbetskostnad

Ett takjobb med arbetskostnad 60 000 kr inklusive moms och material 25 000 kr inklusive moms.

Lägg märke till momsraden. Momsen räknas på hela 85 000 kr, inte på de 67 000 kr kunden betalar. ROT-avdraget påverkar inte momsen alls — det är en skattereduktion hos kunden, inte en rabatt. Ett vanligt fel är att räkna moms på kundens del och redovisa 13 400 kr i stället för 17 000 kr.

Tidslinje: från faktura till utbetalning

Tidslinjen nedan är ett räkneexempel med antagen handläggningstid och 20 dagars betalningsvillkor till kunden — den verkliga tiden varierar över året, kontrollera aktuell handläggningstid hos Skatteverket. Handläggningen är längst i januari och februari när alla skickar in samtidigt.

Den enda dagen du styr helt över är dag 18. Skickas begäran först nästa månadsskifte förskjuts allt två veckor. Att skicka begäran samma dag betalningen syns på kontot är den billigaste likviditetsförbättring som finns i hela ROT-hanteringen.

Vart pengarna landar och vad du ser på skattekontot

Utbetalningen går till det bankkonto företaget anmält till Skatteverket. Har du inget anmält konto sker utbetalningen på annat sätt och kan dröja — kontrollera hos Skatteverket vad som gäller för ditt företag innan första begäran. Det är en klassisk fälla för nystartade företag: pengarna kom, men de kom inte till banken.

Kontrollera därför två saker innan din första begäran. Att företaget har ett registrerat utbetalningskonto hos Skatteverket, och att du har behörighet i e-tjänsten för rot och rut — antingen som firmatecknare eller som ombud, vilket måste anmälas i förväg. Den som upptäcker behörighetsproblemet den 30 januari får en obehaglig kväll.

Har du skulder på skattekontot kan utbetalningen komma att användas för att täcka dem. Räkna alltså inte med ROT-pengar som fri likviditet om du ligger efter med arbetsgivaravgifter eller moms.

Bokföring av fordran

Fakturan bokförs på hela beloppet. Intäkten är 68 000 kr exklusive moms, utgående moms 17 000 kr. Skillnaden mot en vanlig faktura är att fordran delas i två: en på kunden och en på Skatteverket.

• Kundfordran: 67 000 kr, den del kunden ska betala.
• Fordran på Skatteverket: 18 000 kr. Många använder ett separat konto för det, exempelvis kontot för kundfordringar vid delad faktura i BAS-kontoplanen. Stäm av kontovalet med din redovisningskonsult så att det blir konsekvent.

Poängen med ett eget konto är avstämning. Saldot ska vid varje månadsskifte motsvara summan av de begäran du skickat men inte fått betalt för. Växer saldot utan att åldras normalt har du antingen glömt att skicka begäran, eller så ligger ärenden och väntar på underlag. Både och är dyrt och båda upptäcks bara om kontot stäms av.

Får du delavslag ska den del som inte betalas ut bort från fordran — antingen genom att den faktureras kunden eller genom att den kostnadsförs som kundförlust. Låt den inte ligga kvar och blåsa upp balansräkningen.

Likviditetseffekten: vad ROT kostar dig

Antag åtta ROT-jobb i månaden med i snitt 18 000 kr i ROT-belopp. Det är 144 000 kr per månad som du väntar på från Skatteverket.

Med en ledtid på 30 dagar från fakturadatum till utbetalning ligger i snitt ungefär 144 000 kr ute hela tiden. Får du ned ledtiden till 20 dagar sjunker det bundna kapitalet till cirka 96 000 kr. Kostar din checkkredit 8 procent motsvarar skillnaden på 48 000 kr ungefär 3 800 kr per år i ren ränta — plus att du får mer marginal innan krediten tar slut.

Räkna också på den motsatta riktningen. Varje veckas fördröjning i att skicka begäran kostar 144 000 dividerat med 30 gånger 7, alltså cirka 33 600 kr i extra bundet kapital. Skickar du begäran i klump en gång i månaden blir den genomsnittliga fördröjningen ungefär en halv månad, alltså cirka 72 000 kr i extra bundet kapital — drygt dubbelt så mycket som en veckas fördröjning.

När fakturamodellen inte lönar sig

Det finns lägen där ROT skapar mer problem än nytta. På ett jobb med 8 000 kr arbetskostnad blir avdraget 2 400 kr medan administrationen tar en halvtimme och risken finns kvar i flera år. På jobb där kunden är osäker på sitt utrymme, eller där ägandeförhållandena är röriga, kan det vara ärligare att offerera utan ROT och nämna att kunden kan boka om till nästa år.

Och för dig som har tunn kassa: fundera på betalningsvillkoren. Ett jobb med stort ROT-belopp innebär att en fjärdedel av fakturan betalas av en myndighet flera veckor efter kunden. Har du 60 000 kr i material att betala inom 30 dagar och 18 000 kr som kommer först när Skatteverket har betalat ut kan á conto-fakturering under jobbets gång vara skillnaden mellan lugn och panik.

Så här ser en fungerande rutin ut

Fyra vanor täcker det mesta. Kontroll av utrymme och fastighetsbeteckning innan offert. Arbete och material på separata rader från offert till faktura. Begäran skickad samma dag kundens betalning syns. Avstämning av ROT-fordran vid varje månadsskifte. Lägg till en genomgång i mitten av januari av allt som betalats föregående år, så är även fristen täckt.

De vanorna är lätta att ha och lätta att tappa. Det som avgör är om de sitter i systemet eller i huvudet — om jobbet självt påminner om att begäran ska skickas, och om fordran syns i en lista i stället för att bara existera i bokföringen. Vill du testa ett upplägg där jobb, offert, ROT-uppdelning, faktura och begäran hänger ihop kan du prova OdinTask kostnadsfritt i 14 dagar och lägga in ett par avslutade jobb för att se var din egen ledtid faktiskt ligger. Läs också Dela arbetskostnad och material på ROT-fakturan och ROT-avdrag avslag: så överklagar du.