Dela arbetskostnad och material på ROT-fakturan

Du har sålt ett badrum för 220 000 kr i fast pris. Nu ska fakturan skrivas och du ska ange hur mycket av det som är arbete. Frestelsen att skriva en siffra som ger kunden ett fint avdrag är stor, och den frestelsen är exakt vad Skatteverket letar efter vid kontroll.

Den här artikeln handlar om hur du sätter arbetsandelen på ett fastprisjobb utan att gissa: hur du räknar den ur din egen kalkyl, vilken dokumentation som håller, vad som faktiskt räknas som arbete och vad som händer om andelen ifrågasätts. Exemplen använder 30 procents skattereduktion — kontrollera aktuell procentsats och taknivå hos Skatteverket för det år du fakturerar.

Varför fastpris är själva problemet

På löpande räkning löser uppdelningen sig själv. Timmarna är timmar, materialet ligger på leverantörsfakturan, och arbetskostnaden är det du fakturerat i arbetsrader. Ingen behöver tycka något.

På fastpris finns ingen naturlig gräns. Kunden har köpt ett resultat, och priset innehåller arbete, material, spill, maskiner, transporter, riskpåslag och vinst. Någon måste bestämma hur den klumpen delas — och den någon är du. Skatteverket accepterar en uppdelning som är rimlig och som du kan förklara. De accepterar inte en siffra som råkar landa exakt på kundens takbelopp.

Det finns inga officiella schablonprocent för hur en fastprisfaktura ska delas. Utgångspunkten är att du ska kunna visa hur du räknat. Det låter jobbigt, men du har redan gjort räkningen — den ligger i kalkylen du prissatte jobbet med.

Kalkylbaserad uppdelning, steg för steg

1. Ta fram kalkylen du prissatte med. Timmar per yrkesgrupp och materialposter. Har du ingen kalkyl har du inte ett prissättningsproblem, du har ett kalkylproblem — börja där.
2. Summera nedlagd tid per yrkesgrupp. Plattsättare, snickare, rörmokare, elektriker. Använd verklig tid om jobbet är klart, kalkylerad tid om du fakturerar á conto.
3. Multiplicera med ditt interna timpris. Inte självkostnad, inte kundens listpris om det innehåller materialpåslag — utan det timpris du faktiskt säljer arbete för.
4. Summera materialposterna till inköpspris plus ditt normala påslag. Påslaget på material är materialintäkt, inte arbetsintäkt. Blanda inte.
5. Lägg övriga poster på materialsidan. Container, ställning, maskinhyra, transporter, framkörning, deponiavgift. De ger inte ROT.
6. Stäm av mot fastpriset. Summan av arbete, material och övrigt blir sällan exakt fastpriset. Skillnaden är din riskmarginal och rabatt — fördela den proportionellt över båda sidorna, inte bara på arbetet.
7. Räkna om till belopp inklusive moms. Arbetskostnaden i begäran om utbetalning anges inklusive moms.
8. Spara uträkningen med fakturan. En sida räcker. Det är den sidan som avgör en kontroll.

Räkneexempel: badrum 5 kvadratmeter, 220 000 kr

Kalkylen bakom fastpriset ser ut så här. Internt timpris 650 kr exklusive moms.

Arbete 111 800 kr exklusive moms blir 139 750 kr inklusive moms, avrundat 140 000 kr. Material och övrigt 64 000 kr blir 80 000 kr inklusive moms. Summa 220 000 kr, alltså fastpriset. Arbetsandel 64 procent. ROT blir 30 procent av 140 000 kr, det vill säga 42 000 kr.

Notera raden container och bortforsling. Hade du lagt de 6 000 kr exklusive moms — 7 500 kr inklusive moms — på arbetssidan hade du yrkat 2 250 kr för mycket. Det är inte ett stort belopp i sig, men det är precis den typ av post som får en handläggare att titta närmare på resten av fakturan.

Fem typjobb och deras arbetsandel

Tabellen nedan är räkneexempel med antagna siffror, inte officiella schabloner och inte branschstatistik. Den visar mekaniken — dina egna inköpspriser, din spillnivå och dina timmar avgör. Använd den för att se hur andelen förskjuts mellan olika jobbtyper, inte som facit.

Mönstret är tydligt: ju dyrare komponenter, desto lägre arbetsandel. Fönster och takpannor är dyra varor med relativt snabb montering. El är motsatsen — billigt material, många timmar. Ligger din fönsterbytesfaktura på 60 procent arbete har du antingen ett extremt komplicerat jobb, eller ett problem.

Sätt en policy per jobbtyp

Har du samma typ av jobb om och om igen, räkna fram andelen ordentligt en gång och använd den som utgångspunkt för nästa likadana jobb. Skriv ner varför andelen ser ut som den gör. Då slipper du börja från noll varje gång, och du har ett konsekvent mönster över året — vilket i sig är trovärdigt. Det som ser illa ut är fakturor där arbetsandelen hoppar mellan 40 och 75 procent på identiska jobb.

Vad som räknas som arbete och vad som inte gör det

• Ger ROT: tid som läggs på rivning, montage, installation, plattsättning, målning, tätskikt och liknande arbete i eller i nära anslutning till bostaden.
• Ger inte ROT: material, maskinhyra, ställning, container, deponiavgift, resor och framkörning, projektering och ritningar, besiktning, samt arbete som utförs i din verkstad i stället för hos kunden.
• Gränsfall: arbetsledning och etablering på plats. Håll det till en rimlig andel av den tid som faktiskt lagts i bostaden, och beskriv den i arbetsordern.
• Fel avdragstyp: solceller, laddbox och batterilager hör till skattereduktionen för grön teknik, inte ROT. Städning och trädgårdsskötsel hör till RUT. Blandar du in dem i ROT-underlaget blir hela begäran ifrågasatt.

Dokumentation som håller vid kontroll

Fyra saker ska finnas i pärmen, digital eller fysisk, för varje ROT-jobb:

1. Fakturan med arbete och material på separata rader, med ROT-beloppet uträknat och avräknat.
2. Kalkylen eller uppdelningen — den sida som visar hur du kom fram till arbetsandelen.
3. Arbetsordern eller tidrapporten med datum, namn på den som utfört arbetet, timmar per dag och en beskrivning av momenten. Detta är det tyngsta beviset.
4. Betalningsbevis som visar att kunden betalat sin del, och när.

Skriv aldrig ”renovering enligt överenskommelse” som enda fakturatext. Skriv ”rivning av befintligt ytskikt, montering av tätskikt enligt branschregler, plattsättning golv och vägg 22 m²”. Det tar trettio sekunder extra och gör hela skillnaden om någon frågar tre år senare, när montören som gjorde jobbet har slutat.

Om andelen ifrågasätts

Skatteverket kan begära in underlag både före utbetalning och långt efter. Två utfall är vanliga.

Vid fråga före utbetalning stoppas ärendet och du får skicka in underlag. Svara komplett första gången — faktura, kalkyl, arbetsorder, betalningsbevis — och räkna med att utbetalningen skjuts fram några veckor. Det är en likviditetsfråga, inte en katastrof.

Vid ändring efter utbetalning kan Skatteverket sänka det godkända beloppet och kräva tillbaka mellanskillnaden. Antag att din arbetsandel på badrummet sänks från 140 000 kr till 110 000 kr. ROT går då från 42 000 kr till 33 000 kr, och du ska betala tillbaka 9 000 kr. Kunden har redan betalat sin del enligt den ursprungliga fakturan, så du får antingen fakturera kunden 9 000 kr — vilket kräver att offerten tillåter det — eller ta kostnaden.

Det är därför uppdelningen inte är en administrativ detalj utan en risk du bär i minst ett par år efter att jobbet är klart. Konsekvens och dokumentation är det enda som gör den risken liten.

Tre misstag som kostar mest

• Att sätta arbetsandelen efter kundens utrymme. Om siffran anpassas till hur mycket avdrag kunden vill ha är den per definition inte kalkylbaserad. Det syns i mönstret över ett år.
• Att lägga materialpåslaget på arbetet. Vanligt och lätt att göra i god tro. Påslag på material är materialintäkt.
• Att inte spara underlaget. Uppdelningen görs i huvudet, fakturan skickas, papperet slängs. Två år senare finns inget att visa.

Gör uppdelningen där kalkylen redan finns

Den mest hållbara lösningen är att aldrig göra uppdelningen som ett separat moment. Om offerten redan har arbetsrader och materialrader, och tidrapporterna från montörerna landar på samma jobb, så finns arbetsandelen framräknad i samma stund som jobbet är klart. Fakturan ärver uppdelningen, och underlaget sparas automatiskt tillsammans med jobbet.

Då blir en kontroll ett femminutersärende i stället för en kväll i pärmarna. Vill du se hur det ser ut när offert, tidrapport, ROT-uppdelning och faktura hänger ihop i samma jobbkort kan du prova OdinTask gratis i 14 dagar och köra igenom ett avslutat jobb för att jämföra med hur du gör i dag. Behöver du hela flödet fram till pengarna på kontot, läs ROT-fakturamodellen steg för steg.