Fakturaavgift och påminnelseavgift: vad får du ta ut?

Kunden betalar 40 dagar för sent. Du skickar en påminnelse med 60 kr på, och kunden ringer och säger att den avgiften har hen aldrig gått med på. Vem har rätt? Det beror på vilken avgift det är. Två av de fyra vanliga avgifterna kräver att något stod skrivet innan skulden uppstod, och en av dem får du aldrig ta ut av en privatperson.

Fyra avgifter som ständigt blandas ihop

De heter olika saker, kommer från olika håll och lyder under olika regler. Håll isär dem så blir resten enkelt.

• Fakturaavgift, ibland kallad expeditionsavgift eller faktureringsavgift: ett pris du tar för att skicka fakturan. Ingen lag reglerar den. Den är en del av priset.
• Påminnelseavgift: ersättning för en skriftlig betalningspåminnelse. Regleras i lagen om ersättning för inkassokostnader med tillhörande förordning.
• Ersättning för inkassokrav: samma lag, men förutsätter att kravbrevet uppfyller inkassolagens formkrav.
• Förseningsersättning: ett fast belopp enligt räntelagen som du kan kräva av företag och myndigheter, men inte av konsumenter.

Utöver dessa finns dröjsmålsräntan, som är något helt annat: en ränta, inte en avgift.

Fakturaavgiften är en prisuppgift, inte en rättighet

Det finns ingen lag som ger dig rätt till fakturaavgift. Den är helt enkelt en del av priset, och därför gäller vanliga avtalsregler: kunden ska ha känt till den innan avtalet slöts. Står den inte i offerten, i de villkor du hänvisade till eller i orderbekräftelsen, har du svårt att driva in den.

Mot konsumenter är det skarpare än så. Prisuppgiften ska visa vad kunden faktiskt ska betala. Att lägga på 49 kr på slutfakturan för något som aldrig nämndes i offerten är en prisändring efter avtalsslutet, och den behöver kunden inte gå med på.

Två praktiska följder. Fakturaavgiften är momspliktig, eftersom den ingår i priset för tjänsten och följer dess momssats, alltså normalt 25 procent på hantverkstjänster. Och den ger inget rot-avdrag, eftersom skattereduktion bara ges på arbetskostnad. En fakturaavgift på 49 kr blir 61 kr med moms för privatkunden och ger noll i avdrag.

Ärligt råd: fakturaavgift på en hantverksfaktura ger dålig avkastning på irritationen. Skickar du e-faktura eller pdf har du knappt någon kostnad att ta betalt för. Vill du styra bort från papper, ta avgift bara för pappersfaktura och skriv det tydligt i offerten.

Påminnelseavgiften är lagreglerad, men bara om ni avtalat den

Här sitter detaljen som de flesta missar. Ersättning för en skriftlig betalningspåminnelse förutsätter att det avtalats senast i samband med att skulden uppkom. Skickar du en påminnelse med 60 kr på till en kund vars offert inte nämner påminnelseavgift, saknar avgiften stöd.

Att skriva raden Påminnelseavgift 60 kr tillkommer vid utebliven betalning längst ner på själva fakturan är i strikt mening för sent. Skulden uppkom när ni avtalade om jobbet. Skriv det i offerten och i de villkor kunden godkände. Det tar tre minuter och avgör hela frågan om det blir tvist.

Beloppet är fastställt i förordning och har legat still under lång tid. Kontrollera aktuell nivå hos Kronofogden innan du sätter siffran i dina villkor. Förordningsbelopp ändras utan att någon ringer och berättar det.

Räkna inte heller med att kunna ta betalt för fyra påminnelser på samma faktura. Ersättningen är tänkt för en påminnelse. Skicka en, och gå sedan vidare till inkassokrav i stället för att mala på med fler brev.

Inkassokrav och betalningsföreläggande

Ersättning för ett inkassokrav kräver ingen förhandsöverenskommelse. Däremot ställer inkassolagen krav på själva brevet: det ska vara skriftligt, ange borgenären, tydligt beskriva vad skulden avser, ange beloppet och ge kunden skälig tid att betala, normalt minst åtta dagar. Ett mejl med texten betala nu annars går det till inkasso är inte ett inkassokrav och ger ingen ersättning.

Du får driva in dina egna fordringar själv utan tillstånd. Då ska du följa god inkassosed: inga hot om åtgärder du inte tänker vidta, ingen inkasso på ett belopp kunden bestridit på sakliga grunder, och inga påhittade avgifter.

Nästa steg är ansökan om betalningsföreläggande hos Kronofogden. Där tillkommer en ansökningsavgift och ett schablonbelopp för eget arbete som du kan yrka ersättning för. Kolla aktuella belopp på kronofogden.se, de justeras då och då.

Förseningsersättning: bara mot företag och myndigheter

Räntelagen ger dig som näringsidkare rätt till en fast förseningsersättning på 450 kronor när en annan näringsidkare eller en myndighet betalar för sent. Du behöver inte ha avtalat om den. Den gäller inte mot konsumenter.

Två saker att veta. Ersättningen avräknas mot ersättning för påminnelse och inkassokrav. Du får alltså inte 450 kr plus 60 kr plus 180 kr, utan de mindre beloppen räknas av. Och du kan inte avtala bort rätten till den mot en företagskund; ett villkor som utesluter förseningsersättning är verkningslöst. Kontrollera aktuell nivå i räntelagen om det var länge sedan du uppdaterade dina villkor.

Dröjsmålsräntan: referensränta plus åtta procentenheter

Standardnivån enligt räntelagen är Riksbankens referensränta plus åtta procentenheter. Referensräntan fastställs halvårsvis. Slå upp aktuell nivå innan du räknar, den har rört sig kraftigt de senaste åren.

Mot företag löper räntan från förfallodagen om ni avtalat en sådan. Mot konsument gäller något annat: räntan börjar tidigast 30 dagar efter att du skickade fakturan, även om du skrev 10 dagars betalningsvillkor, och kunden ska ha upplysts om att dröjsmålsränta utgår. Skriv därför alltid ut räntesatsen på fakturan, annars kan du få svårt att kräva räntan alls.

Du får avtala om högre ränta mot företag. Mot konsument är utrymmet mindre, och en oskäligt hög avtalad ränta kan jämkas.

Tabell: vad du får ta ut och vad det kräver

Beloppen i förordningen om ersättning för inkassokostnader och Kronofogdens avgifter ändras sällan, men de ändras. Kontrollera aktuella nivåer hos Kronofogden innan du trycker nya villkor.

Notera momskolumnen. Fakturaavgiften är en del av priset och därför momspliktig. Dröjsmålsränta, påminnelseavgift, inkassokostnad och förseningsersättning är ersättning för dröjsmål, inte betalning för en tjänst, och ligger utanför momsen. Lägger du moms på en påminnelseavgift har du redovisat moms du inte ska ha redovisat.

Formuleringen som måste stå i offert och villkor

Den här texten är hela poängen med artikeln. Utan den faller två av avgifterna: fakturaavgiften och påminnelseavgiften. Resten följer av lag, men skriv in dem ändå så att kunden vet vad som gäller.

Betalningsvillkor 20 dagar netto. Vid försenad betalning utgår dröjsmålsränta enligt räntelagen med referensräntan plus åtta procentenheter. Vid utebliven betalning debiteras påminnelseavgift och ersättning för inkassokostnad med de belopp som anges i förordningen om ersättning för inkassokostnader. Vid fakturering till näringsidkare tillkommer förseningsersättning enligt räntelagen. Pappersfaktura debiteras med 49 kr. E-faktura och pdf-faktura är avgiftsfria.

Fyra saker gör texten stark. Den nämner varje avgift vid namn. Den anger inga kronbelopp för de lagreglerade avgifterna, så den blir inte fel när förordningen ändras. Den skiljer på konsument och företag. Och den står i offerten, inte bara på fakturan.

Lägg samma text i orderbekräftelsen och hänvisa till den i avtalet. Använder du Hantverkarformuläret 17 mot privatkund finns fält för betalningsvillkor. Skriv in avgifterna där, inte bara i en bilaga ingen läser.

Räkneexempel: 42 000 kr som betalas 47 dagar för sent

Företagskund, faktura på 42 000 kr inklusive moms, 30 dagars villkor. Betalningen kommer 47 dagar efter förfallodagen. Anta att referensräntan är 2,00 procent, alltså 10,00 procent i dröjsmålsränta.

• Dröjsmålsränta: 42 000 × 10 % × 47/365 = 541 kr. Räntan räknas på hela det obetalda beloppet, inklusive moms.
• Förseningsersättning: 450 kr.
• Påminnelse 60 kr och inkassokrav 180 kr: avräknas mot förseningsersättningen, alltså 0 kr extra.
• Summa utöver kapitalbeloppet: 991 kr.

Vad kostade förseningen dig? Fyrtiosju dagars kredit på 42 000 kr till 9 procents checkkreditränta blir 487 kr, plus ungefär 25 minuters administration. Med 650 kr i timkostnad blir det 271 kr. Total kostnad 758 kr mot 991 kr i ersättning. Avgifterna täcker kostnaden, de är ingen vinstaffär, och det är precis meningen med dem.

Samma faktura mot en privatkund ger 541 kr i ränta och 60 kr i påminnelseavgift om den var avtalad. Alltså 601 kr. Skillnaden mot företagskunden är förseningsersättningen, och den skillnaden är värd att känna till innan du lovar en privatkund samma villkor som en byggfirma.

Om kunden bestrider avgiften

Kunden betalar fakturan men bestrider avgiften

Vanligast och enklast. Kolla om avgiften faktiskt står i offerten. Gör den det, skicka en kort skriftlig hänvisning till var. Gör den inte det, kreditera avgiften samma dag och uppdatera dina villkor. Att driva 60 kr genom Kronofogden är dålig affär oavsett vem som har rätt.

Kunden bestrider hela fakturan

Då stannar inkassoprocessen. Du får inte fortsätta med inkassoåtgärder mot en fordran som bestridits på sakliga grunder, det strider mot god inkassosed. Ansöker du ändå om betalningsföreläggande och kunden bestrider, överlämnas målet till tingsrätten om du begär det, och där finns en kostnadsrisk. Är kunden konsument kan hen dessutom vända sig till ARN.

Ärendet ligger redan hos ett inkassobolag

Kontakta bolaget direkt och stoppa det. En felaktig betalningsanmärkning är dyrare att reda ut än fakturan var värd. För företag kan en anmärkning registreras redan när ansökan om betalningsföreläggande kommer in, inte först vid utslag som för privatpersoner. Det gör tröskeln högre än många tror.

Tre lägen där du ska släppa avgiften

• Återkommande kund som betalar en vecka sent. Ring i stället. En kund som köper för 300 000 kr om året är inte värd 60 kr i konflikt.
• Fakturan gick till fel adress eller saknade referens. Då är dröjsmålet ditt. Skicka om, sätt ny förfallodag, ingen avgift.
• Avgiften saknar stöd i avtalet. Ta bort den innan kunden hinner upptäcka det. Förtroendet är mer värt.

Det motsatta gäller också. Mot en kund som systematiskt betalar 60 dagar sent ska du ta ut allt du har rätt till, varje gång. Annars subventionerar du deras kassaflöde med ditt.

Sammanfattning

Fakturaavgift och påminnelseavgift kräver avtal i förväg. Inkassokostnad, förseningsersättning och dröjsmålsränta följer direkt av lag. Skriv in samtliga i offerten, håll kronbeloppen ute ur villkorstexten och kontrollera nivåerna hos Kronofogden och i räntelagen en gång om året. Har du företagskunder är också reglerna om 30 dagars betalningsvillkor värda en genomläsning.

Det som avgör i praktiken är inte villkorstexten utan att påminnelsen faktiskt går ut dag 31 och inte dag 60. Ett system som håller reda på förfallodagar och skickar påminnelsen automatiskt tjänar in sig på den första kunden som börjar betala i tid av gammal vana. Prova OdinTask gratis i 14 dagar och sätt betalningsvillkoren en gång för alla.