ROT nekas – så får du in restbeloppet från kunden

Du drog av 12 000 kr på fakturan och skickade en räkning på 84 000 kr i stället för 96 000 kr, för att ROT-avdraget skulle täcka resten. Sju veckor senare kommer beslutet från Skatteverket: avslag. Nu saknas 12 000 kr i kassan, kunden tycker inte att det är hans problem, och du vet inte riktigt var du står.

Det här är en av de dyrare sakerna som kan hända ett hantverksföretag med privatkunder, och den beror sällan på att du gjort fel. En vanlig orsak är att kundens takbelopp redan var förbrukat — den uppgiften kan du som företag inte se. Nedan går vi igenom vad som gäller, hur du får in restbeloppet, vad som måste stå i avtalet innan jobbet startar, och hur tilläggsfakturan bokförs.

En sak innan siffrorna: procentsats och takbelopp för ROT har ändrats flera gånger mellan budgetår, och har vissa år varit tillfälligt höjda. Räkneexemplen här använder 30 procent av arbetskostnaden inklusive moms för att aritmetiken ska gå att följa. Kontrollera alltid aktuell procentsats och aktuellt takbelopp hos Skatteverket för det år arbetet betalades — det är där sanningen finns.

Vad ett avslag faktiskt kostar

Ta ett vanligt badrumsjobb. Total faktura 96 000 kr inklusive moms, varav arbetskostnad 40 000 kr och material 56 000 kr. Med 30 procents reduktion på arbetskostnaden ser det ut så här:

Blir det avslag saknas 12 000 kr. Om ditt täckningsbidrag på jobbet var 22 000 kr har du tappat drygt hälften av vinsten på en enda blankett. Har du tio sådana jobb per år och två får avslag är det 24 000 kr — i storleksordningen en månads lönekostnad för en anställd. Räkna på dina egna lönenivåer.

Det är också därför det är värt en halvtimmes jobb i förväg att kolla förutsättningarna. En halvtimme kostar dig kanske 400 kr i intern kostnad. 12 000 kr i risk mot 400 kr i kontroll är inte ett svårt val.

Grundregeln: kunden är betalningsskyldig för hela arbetskostnaden

Det här är kärnan, och den missas ofta av båda parter. ROT-avdraget är kundens skattereduktion, inte din rabatt. I fakturamodellen agerar du mellanhand: du drar av kundens preliminära skattereduktion på fakturan och begär motsvarande belopp av Skatteverket i stället.

Avtalet mellan dig och kunden gäller hela arbetskostnaden. Avdraget är ett villkorat avdrag som förutsätter att kunden uppfyller kraven och att Skatteverket betalar ut. Gör de inte det, kvarstår kundens skuld till dig på det ursprungliga beloppet. Det är utgångspunkten — men den blir betydligt lättare att hävda om den står skriven i avtalet, vilket vi kommer till.

En viktig nyans: ett avslag på din begäran om utbetalning är inte samma sak som att kunden nekas skattereduktion i deklarationen. Skatteverket kan betala ut till dig och först senare, vid den slutliga skatteberäkningen, konstatera att kunden saknade skatt att reducera. Då riktas kravet normalt mot kunden, inte mot dig. Det du ska bevaka är avslag på själva utbetalningen.

Sex vanliga avslagsorsaker

Om ett arbete är ROT-berättigat eller inte kan du oftast avgöra i förväg. Om kundens tak är förbrukat kan du inte se alls — den uppgiften finns bara hos kunden och Skatteverket. Be kunden logga in på Mina sidor hos Skatteverket och kontrollera hur mycket av årets ROT och RUT som redan är använt. Det tar honom två minuter och det tar bort en av de vanligaste avslagsorsakerna.

När det är ditt eget slarv

Begäran om utbetalning ska lämnas till Skatteverket inom en bestämd tid efter att kunden betalade — kontrollera aktuell frist och exakt datum hos Skatteverket, den har varit knuten till januari året efter betalningsåret. Missar du fristen är avslaget ditt fel. Rent avtalsrättsligt kan du fortfarande hävda att kunden är skyldig hela arbetskostnaden, men du kommer att få en argsint kund som förlorat en skattereduktion på grund av din administration. I praktiken tar de flesta seriösa företag den kostnaden själva och ser till att det inte händer igen. Sätt en påminnelse i systemet vid varje ROT-faktura i stället.

Formuleringen som ska finnas i avtalet

Använder du Hantverkarformuläret 17 finns en punkt om ROT redan. Skriver du egna offerter behöver du en klausul som säger tre saker: att avdraget är preliminärt, att kunden ansvarar för att förutsättningarna är uppfyllda, och att restbeloppet faktureras vid avslag.

Det ROT-avdrag som anges i offerten är preliminärt och förutsätter att beställaren uppfyller Skatteverkets villkor för skattereduktion, bland annat att beställaren äger bostaden och har outnyttjat utrymme kvar för året. Beställaren ansvarar för dessa uppgifter. Om Skatteverket helt eller delvis avslår entreprenörens begäran om utbetalning, faktureras beställaren mellanskillnaden med 30 dagars betalningsvillkor. Betalning ska ske till angivet bank- eller plusgiro; kontant betalning godtas inte.

Låt kunden signera. En e-signerad offert med den här texten är i praktiken hela din bevisning om det blir tvist. Lägg också in en rad i offerten som visar arbetskostnaden både före och efter avdrag, så att kunden ser vad totalbeloppet är utan reduktion.

Tilläggsfakturan — och momsfällan

Här gör många fel. ROT-avdraget är inte en rabatt i momshänseende. Beskattningsunderlaget var hela arbetskostnaden redan från början, och den utgående momsen på 8 000 kr i vårt exempel redovisades i den ursprungliga fakturan. När du fakturerar restbeloppet ska du därför inte lägga på ny moms. Du flyttar bara en fordran från Skatteverket till kunden.

Tilläggsfakturan ska innehålla: hänvisning till ursprungsfakturans nummer och datum, texten att Skatteverket avslagit begäran om utbetalning, beloppet 12 000 kr, en rad som förklarar att beloppet avser tidigare fakturerad och momsredovisad arbetskostnad, samt förfallodatum. Bifoga en kopia av Skatteverkets beslut. Det gör diskussionen kortare.

Bokföringen steg för steg

1. Vid ursprungsfakturan: debet 1510 Kundfordringar 84 000 kr, debet 1513 Kundfordringar delad faktura (ROT-fordran) 12 000 kr, kredit 3041 Försäljning tjänster 76 800 kr, kredit 2611 Utgående moms 19 200 kr. Materialet ligger på samma försäljningskonton eller på ett eget varukonto beroende på hur du delar upp.
2. Vid Skatteverkets utbetalning (normalfallet): debet 1930 Bank, kredit 1513. Fordran är reglerad.
3. Vid avslag: debet 1510 Kundfordringar 12 000 kr, kredit 1513 Kundfordringar delad faktura 12 000 kr. Ingen resultatpåverkan, ingen momsjustering — fordran byter bara motpart.
4. Skicka tilläggsfakturan med samma belopp, utan ny moms, och stäm av att kundreskontran nu visar 12 000 kr på kunden i stället för på Skatteverket.
5. Om kunden inte betalar och fordran blir osäker: omför till 1516 Tvistiga kundfordringar eller 1515 Osäkra kundfordringar, och boka befarad förlust på 6352.
6. Vid konstaterad kundförlust: boka 6351 och justera den utgående momsen. Reglerna för när en förlust är konstaterad är strikta — kolla dem innan du minskar momsen.

Kontonumren följer BAS-kontoplanen. Vilket konto ditt program använder för ROT-fordran varierar — Fortnox och Visma har egna standarder för det. Stäm av med din redovisningskonsult så att avstämningen mot Skatteverkets utbetalningar går att göra på ett konto i stället för fem.

När kunden vägrar betala

Först: ring. Hälften av alla vägran är egentligen förvåning. Kunden trodde att avdraget var klart, och när han förstår att Skatteverket sagt nej för att hans eget tak var slut brukar tonen ändras. Skicka beslutet, förklara varför beloppet inte är påhittat.

Går det inte, följ trappan:

Dröjsmålsränta får du ta ut enligt räntelagen med referensräntan plus åtta procentenheter, om ni inte avtalat annat. Skriv räntesatsen på fakturan från början. En konsumentfordran preskriberas efter tre år, så du har tid — men fordringar blir inte mer betalbara av att ligga.

Bestrider kunden kravet hos Kronofogden går ärendet vidare till tingsrätt, och då ska du väga 12 000 kr mot din egen tid och risken för rättegångskostnader. Omvänt kan kunden anmäla dig till ARN — ARN prövar bara konsumentens anmälan mot företaget, aldrig företagets krav mot konsumenten. Ditt eget krav drivs via Kronofogden och i förlängningen tingsrätt. Är beloppet litet och bevisningen tunn är det ibland rationellt att skriva av det och skärpa avtalet i stället. Se mer i vår genomgång av inkasso och Kronofogden steg för steg.

Sex saker att göra innan du ger rabatten

• Be kunden kontrollera kvarvarande ROT-utrymme på Skatteverkets Mina sidor och notera datumet i ärendet.
• Kontrollera ägandet — fastighetsbeteckning för småhus, lägenhetsnummer och föreningens organisationsnummer för bostadsrätt.
• Kontrollera att arbetet verkligen är ROT-berättigat, särskilt vid markarbete, vitvaror och nybyggda hus.
• Skriv avdragsklausulen i offerten och låt kunden signera den.
• Kräv betalning till bank- eller plusgiro. Ta aldrig kontanter på ROT-jobb.
• Begär utbetalning direkt när kundens betalning kommit in, inte i en samlingsomgång i december.

När det inte lönar sig att erbjuda ROT alls

Är arbetskostnaden under några tusenlappar, till exempel en servicetimme på 1 600 kr, är avdraget kanske 480 kr. Administrationen — uppgifter, begäran, avstämning, risk för avslag — kostar dig ofta mer än så. Många serviceföretag sätter därför en golvnivå: ROT hanteras från och med en viss arbetskostnad, säg 5 000 kr, och under det säljs jobbet till nettopris utan avdrag. Det är helt tillåtet och det är ärligare mot kunden än att erbjuda något du sedan hanterar slarvigt.

Sammanfattning

Avslag på ROT är en likviditetsrisk du kan prissätta bort med en klausul och två minuters kontroll före jobbstart. Kunden är betalningsskyldig för hela arbetskostnaden, tilläggsfakturan ska gå utan ny moms, och bokföringen är en omföring mellan två fordringskonton — inte en förlust. Se till att avtalet säger det innan du drar av något.

Det som gör hela kedjan hanterbar i praktiken är att offert, ROT-uppgifter, betalningsstatus och begäran om utbetalning ligger i samma system, så att ingen faktura hamnar mellan stolarna. Vill du testa hur det fungerar för ditt företag kan du starta en gratis provperiod i OdinTask och köra igenom ett skarpt ROT-jobb från offert till utbetalning.