ROT i offerten: visa pris före och efter avdrag rätt

Kunden ringer en vecka efter att offerten skickats och frågar: är det här priset med eller utan ROT? Om den frågan kommer har uppställningen misslyckats. En ROT-offert ska gå att läsa på trettio sekunder på en mobil, i kön till Ica.

Här är hur du bygger prisuppgiften så att både kunden och Skatteverket är nöjda: vilka rader som ska med, i vilken ordning, med ett fullständigt räkneexempel i kronor — och de tre fel som oftast gör att pengarna uteblir.

Grundregeln: ROT räknas bara på arbetet

Skattereduktionen för ROT beräknas på arbetskostnaden inklusive moms. Inte på material, inte på resekostnader, inte på maskinhyra och inte på kostnaden för att köra bort avfall. Reduktionen har under lång tid legat på 30 procent av arbetskostnaden, med ett takbelopp per person och år. Både procentsatsen och taket har ändrats flera gånger de senaste åren — kontrollera aktuella nivåer på skatteverket.se innan du skriver en siffra i en offert. I räkneexemplen nedan används 30 procent.

Uppdelningen mellan arbete och material är hela poängen med uppställningen. Kan kunden inte se vad som är arbete kan hon inte kontrollera avdraget, och kan du inte visa det för Skatteverket kan begäran nekas.

Villkoren som måste vara uppfyllda

• Kunden ska äga bostaden — småhus, ägarlägenhet eller bostadsrätt — och bo där eller ha sina föräldrar boende där. Vissa arbeten i bostadsrätt omfattas inte, eftersom de ligger på föreningens ansvar.
• Kunden ska ha fyllt 18 år vid årets utgång och betala tillräckligt med skatt i Sverige för att kunna tillgodogöra sig reduktionen.
• Du ska ha F-skatt.
• Kunden ska ha betalat sin del av fakturan innan du begär utbetalning från Skatteverket.

Så ska uppställningen se ut

Exempel: byte av elcentral och komplettering med jordfelsbrytare i en villa. 24 timmar arbete, timpris 750 kr exklusive moms.

Lägg märke till tre saker. Bruttopriset står kvar och syns tydligt — 35 375 kr. Avdraget är en egen rad med sin egen uträkning. Och raden med arbetskostnad inklusive moms finns med, så att kunden själv kan räkna 22 500 × 0,30 och få 6 750 kr. Den raden är det enskilt mest värdefulla i hela uppställningen.

Ordningen på raderna spelar roll

Ta alltid priset före avdrag först och avdraget sist. Om det första kunden ser är nettobeloppet framstår det som det totala priset, och när ROT-avdraget sedan nekas eller taket visar sig förbrukat upplevs restfakturan som en prishöjning. Med bruttot överst är samtalet redan taget.

De tre vanligaste felen i prisuppgiften

1. Bara nettobeloppet står i offerten

Pris efter ROT: 28 625 kr. Punkt. Det ser rent ut och är den vanligaste varianten. Problemet dyker upp först när Skatteverket nekar utbetalning — för att kunden redan använt hela sitt utrymme, för att bostaden inte kvalificerar, eller för att kunden inte äger den. Då har du inget avtalsstöd för att kräva de 6 750 kronorna, eftersom det enda pris som avtalats är 28 625 kr. Skriv alltid ut bruttot.

2. Avdraget räknas på fel underlag

Två varianter, båda vanliga:

• På beloppet exklusive moms: 18 000 × 0,30 = 5 400 kr. Kunden får 1 350 kr mindre än hon har rätt till, och du framstår som dyrare än konkurrenten som räknat rätt.
• På hela summan inklusive material: 35 375 × 0,30 = 10 613 kr. Nu har du lovat kunden 3 863 kr som Skatteverket aldrig kommer att betala ut. Den skillnaden får du diskutera med kunden efteråt, och den diskussionen vinner du sällan.

Rätt underlag är alltid arbetskostnaden inklusive moms: 22 500 kr.

3. Materialpåslaget flyttas in i arbetsraden

Frestelsen är uppenbar. Flyttar du 4 000 kr exkl. moms från material till arbete växer arbetskostnaden inkl. moms med 5 000 kr och avdraget med 1 500 kr, utan att ditt pris ändras. Det är felaktig uppgift till Skatteverket, det ger ingen giltig rätt till utbetalning, och vid kontroll återkrävs beloppet av dig — inte av kunden. Fördelningen mellan arbete och material ska spegla verkligheten och gå att styrka med kalkyl, tidrapport och materialspecifikation.

Fast pris — så delar du upp det

Vid löpande räkning är uppdelningen enkel: timmarna är timmarna. Vid fast pris måste du ändå ange en arbetskostnad, eftersom det är den som ligger till grund för reduktionen. Fördelningen ska bygga på din kalkyl, inte på en schablon som låter rimlig.

Exempel: fast pris 40 000 kr exklusive moms för ett mindre badrumsarbete. Kalkylen bakom priset är 34 timmar arbete och material som med ditt påslag kostar kunden 14 500 kr.

• Arbete: 34 tim × 750 kr = 25 500 kr
• Material till kund inkl. påslag: 14 500 kr. Summa 40 000 kr exkl. moms
• Arbetskostnad inkl. moms: 25 500 × 1,25 = 31 875 kr
• ROT 30 % av 31 875 kr = 9 562 kr (avrundat till hel krona)
• Totalt inkl. moms: 50 000 kr. Kunden betalar 40 438 kr, du begär 9 562 kr från Skatteverket.

Räkna alltid arbetsraden framifrån, timmar × timpris — inte som fast pris minus materialkostnad. Restpostmetoden lägger hela materialpåslaget i ROT-underlaget. Materialbeloppet i uppdelningen ska vara materialets pris till kund inklusive påslag, inte ditt eget inköpspris.

Spara kalkylen tillsammans med offerten. Den är ditt underlag om Skatteverket ställer frågor om hur uppdelningen gjorts, och den enda handling som visar att fördelningen inte är godtycklig.

Villkorstexten som räddar dig

En mening i offerten avgör vem som står risken om avdraget uteblir. Formulera den så här, eller med egna ord i samma anda:

Priset ovan anges både före och efter skattereduktion för ROT. Avdraget förutsätter att du uppfyller Skatteverkets villkor och har kvar tillräckligt utrymme för året. Om Skatteverket helt eller delvis nekar utbetalning fakturerar vi dig motsvarande belopp med 10 dagars betalningsvillkor. Vi rekommenderar att du kontrollerar ditt kvarvarande utrymme via Mina sidor på skatteverket.se innan arbetet påbörjas.

Meningen är inte till för att skrämmas. Den gör samtalet enkelt den dag det behövs, och den påminner kunden om att utrymmet är begränsat och delas med alla andra ROT- och RUT-tjänster som köpts under året — städning, flytt, andra hantverkare.

Från offert till begäran om utbetalning

Uppgifterna som Skatteverket vill ha när du begär utbetalning är i praktiken samma uppgifter som borde ha stått i offerten. Ta dem i den här ordningen:

1. Kundens personnummer. Fråga i offertskedet, inte när fakturan ska skickas.
2. Fastighetsbeteckning för småhus, eller lägenhetsnummer och föreningens organisationsnummer för bostadsrätt.
3. Typ av arbete enligt Skatteverkets kategorier — el, VVS, murning, målning och så vidare.
4. Arbetskostnaden, det begärda beloppet och vad kunden faktiskt har betalat.
5. Betalningsdatum. Kundens del ska vara betald innan begäran skickas in.

Har du alla fem i offertmallen behöver ingen leta i mejlkorgen tre veckor senare. En detalj som kostar många firmor pengar: begäran görs per person. Är det två ägare till villan och avdraget ska delas är det två begäranden, och fördelningen ska framgå redan av offerten så att ingen blir förvånad.

Vanliga gränsfall

• Framkörning och resekostnader. Ger inte rätt till ROT. Håll dem på egen rad så att de inte råkar hamna i arbetskostnaden.
• Maskinhyra. Räknas inte som arbetskostnad. Hyr du in en lift ska den redovisas separat.
• Underentreprenörens arbete. Kan ingå i underlaget, men det är den som fakturerar konsumenten som begär utbetalningen och ansvarar för att uppgifterna stämmer. Kräv därför specificerad arbetskostnad av din UE, inte en klumpsumma.
• Grön teknik. Solceller, laddbox och batterilager ligger under en annan skattereduktion med egna procentsatser och eget tak. Blanda inte ihop dem i samma rad, även om båda hamnar på samma faktura.

Är du osäker på om ett arbete omfattas: leta upp det i Skatteverkets lista över ROT-berättigade arbeten innan du skriver offerten, inte efter.

Gör mallen en gång, sedan är det klart

Allt det här är ett engångsarbete. När offertmallen har separata rader för arbete, material och resa, en automatisk beräkning av arbetskostnad inklusive moms och en villkorstext längst ner, blir varje efterföljande ROT-offert två minuters jobb. Felen ovan uppstår nästan alltid i mallar där arbete och material ligger i samma klumpsumma.

I OdinTask räknas ROT-beloppet automatiskt från arbetsraderna, följer med till fakturan och fyller i underlaget till Skatteverkets begäran, så att samma siffra inte skrivs in tre gånger. Vill du testa uppställningen på en riktig offert kan du skapa ett konto och köra 14 dagar gratis. Behöver du en bredare genomgång av reglerna finns den i vår guide till ROT-avdrag för hantverkare.