ROT-kontroll: dokumentationen Skatteverket vill se

Brevet från Skatteverket kommer arton månader efter att jobbet är klart. De vill se underlag för ROT-utbetalningarna under ett helt år: vem som jobbade, vilka dagar, hur du kom fram till arbetsandelen och hur kunden betalade. Du har fakturorna. Men har du resten?

De flesta ROT-kontroller slutar bra. De som slutar illa gör det nästan aldrig för att företaget fuskat, utan för att underlaget inte gick att rekonstruera i efterhand. Här är exakt vad som ska finnas, i vilken form, och hur länge du ska spara det.

Vad Skatteverket faktiskt kontrollerar

En ROT-kontroll handlar om tre frågor. Har arbetet utförts? Är det ROT-berättigat arbete? Och stämmer den arbetskostnad du begärt utbetalning för?

Den tredje frågan är den som fäller flest. Har du fakturerat ett fastpris på 180 000 kr och angett 70 000 kr som arbetskostnad, måste du kunna visa hur du kom fram till 70 000 kr. Ett runt tal utan kalkyl bakom är svårt att försvara. En kalkyl med timmar, timpris och materialinköp är enkel att försvara — även om den inte träffade helt rätt mot utfallet.

Du behöver alltså inte perfekt precision. Du behöver en rimlig och dokumenterad metod som du använt konsekvent.

Tio underlag som gör att du klarar en kontroll

1. Avtalet eller den signerade offerten med kunden, med arbetets omfattning, arbetskostnad och materialkostnad angivna var för sig, samt ROT-klausulen.
2. Fakturan till kunden med specificerad arbetskostnad inklusive moms, materialkostnad, avdraget belopp och restbeloppet kunden betalar.
3. Tidrapporter per person och dag — namn, datum, antal timmar, adress eller projektnummer och en kort beskrivning av vad som gjordes.
4. Kalkylen bakom arbetsandelen vid fastpris: hur många timmar, till vilket internt debiteringspris, och vilka materialposter som räknats bort.
5. Materialunderlag — leverantörsfakturor eller inköpslistor som visar vad materialdelen består av.
6. Fastighetsuppgifter — fastighetsbeteckning för småhus, eller lägenhetsnummer plus bostadsrättsföreningens organisationsnummer för bostadsrätt.
7. Betalningsbevis — kontoutdrag eller inbetalningsavi som visar att kunden betalat sin del elektroniskt till bank- eller plusgiro.
8. Kopia av begäran om utbetalning och Skatteverkets beslut, samt utbetalningen i bankunderlaget.
9. Underentreprenörsfakturor med arbete och material specificerat var för sig, om du köpt in arbete.
10. Fotodokumentation före, under och efter — särskilt vid arbeten där själva bevisningen på att jobbet är utfört annars saknas, som dolt VVS-arbete eller dränering.

Punkt tre och fyra är de som saknas oftast. Fakturor och avtal har alla. Tidrapporter per person och dag har långt ifrån alla, särskilt inte i efterhand när montören som utförde jobbet slutat.

Tidrapporten: vad som ska stå och varför

En tidrapport som håller vid kontroll innehåller fem fält per rad: datum, person, projekt eller adress, antal timmar, arbetsmoment. Inget mer behövs, men inget av dem får saknas.

"Vecka 14, badrum Lindgren, 62 h" duger inte. Det går inte att avgöra vem som jobbade eller om timmarna avser arbete eller framkörning. "2026-04-02, Anders K, Lindgren badrum, 7,5 h, rivning kakel och golvspackling" duger.

Resor och restid

Framkörning och resekostnad ingår inte i arbetskostnaden och ger inget avdrag. Om du fakturerar framkörning ska den ligga som en egen post utanför arbetskostnaden. Var noga med att tidrapporten skiljer på arbetad tid på plats och restid, annars blir arbetsandelen för hög och skillnaden syns direkt i en kontroll.

Maskinhyra och etablering

Hyra av utrustning — byggställning, torkfläktar, minigrävare — räknas inte som arbetskostnad. Det gör inte heller etableringskostnad eller bortforsling av avfall. Ta upp dem som separata poster på fakturan från början, så slipper du bråka om dem i efterhand.

Kalkylen bakom arbetsandelen — räkneexempel

Ett takbyte säljs som fastpris 180 000 kr inklusive moms. Så här ser en kalkyl ut som håller:

Arbetskostnaden är 83 200 kr. Med 30 procent blir avdraget 24 960 kr, kunden betalar 155 040 kr och du begär 24 960 kr från Skatteverket. Kontrollera aktuell procentsats och takbelopp hos Skatteverket — nivåerna har ändrats mellan budgetår.

Poängen med tabellen är inte beloppen, utan att ställningshyran och containern ligger utanför arbetskostnaden. Hade du klumpat ihop dem i "arbete" hade underlaget varit 101 600 kr och avdraget 30 480 kr — 5 520 kr för mycket. Det är precis den typen av differens som återkrävs.

Spara kalkylen som den såg ut när du prissatte, och notera avvikelsen om utfallet blev ett annat. Att det gick åt 140 timmar i stället för 128 är inget problem så länge din metod var rimlig och dokumenterad.

Fastighetsuppgifter och kunduppgifter

Vid begäran om utbetalning ska rätt identifikation finnas. För småhus är det fastighetsbeteckningen, till exempel Gävle Sätra 12:34 — inte gatuadressen. För bostadsrätt är det lägenhetsnumret som föreningen använder plus föreningens organisationsnummer.

Fel eller saknad beteckning är en av de vanligaste orsakerna till att en begäran fastnar. Skillnaden mot andra avslagsorsaker är att den här går att rätta — komplettera och skicka in på nytt. Men det förutsätter att du märker det i tid.

Samla in uppgifterna redan i bokningen, inte vid fakturering. Kunden har fastighetsbeteckningen på sin senaste fastighetsdeklaration eller i sitt köpekontrakt, och bostadsrättshavaren får lägenhetsnumret av sin förening. Att jaga uppgiften tre månader senare tar tre gånger så lång tid.

Betalningsbevis — och varför kontanter är uteslutet

Kunden ska ha betalat sin del av arbetskostnaden på ett spårbart, elektroniskt sätt. Kontant betalning eller kvittning mot en motprestation godtas inte. Kontrollera exakt hur kravet är formulerat hos Skatteverket, men praktiskt betyder det: betalning till bank- eller plusgiro, Swish till företagets nummer eller kortbetalning.

Bevisningen är ditt kontoutdrag där betalningen matchar fakturanumret. Har kunden betalat ett avrundat belopp eller slagit ihop två fakturor i en betalning, notera avstämningen i ärendet så att kopplingen går att följa. En obetald eller delvis betald faktura ger ingen rätt till utbetalning — begär aldrig innan pengarna är på kontot.

Hur länge ska du spara — och var

Sju år räknas från utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Det innebär i praktiken åtta år för ett jobb som utfördes i januari. Kontrollera exakt beräkning i bokföringslagen om du står inför en gallring.

Formatet spelar roll

Räkenskapsinformation ska bevaras i den form den togs emot. En faktura som kom digitalt sparas digitalt. Ett papperskvitto du fotograferar har regler kring hur originalet får hanteras — kolla dem innan du slänger. Det praktiska rådet är enklare: låt allt ligga kvar i systemet och gallra ingenting förrän en revisor sagt att du får.

Vanliga brister — och vad de kostar

• Tidrapporter utan namn. Går inte att koppla till person, och därmed inte att verifiera. Vanligast i enmansfirmor som växt till tre anställda utan att byta rutin.
• Fastpris utan kalkyl. Arbetsandelen framstår som godtyckligt satt. Lös det genom att alltid spara offertkalkylen.
• Restid inräknad i arbetstid. Höjer arbetsandelen systematiskt över alla jobb, vilket är precis vad en kontroll letar efter.
• Ställning och container i arbetsposten. Vanligt hos takläggare och markentreprenörer.
• UE-faktura utan uppdelning. Du kan inte styrka vad som var arbete hos din leverantör.
• Kontantbetalning från kunden. Diskvalificerar utbetalningen helt, oavsett hur bra resten av underlaget är.

Blir det återkrav gäller det inte bara det enskilda jobbet. Hittar Skatteverket ett systematiskt fel i din metod kan de titta på hela perioden. Ett fel på 5 000 kr per projekt över trettio projekt blir 150 000 kr.

Gör det till en rutin, inte ett projekt

Det som fungerar är att underlaget skapas medan jobbet pågår, inte efteråt. Montören stämplar in och ut på projektet i mobilen, fotograferar före och efter, materialet kvitteras mot projektet, och offertkalkylen ligger kvar bredvid fakturan. Då finns hela kedjan när brevet kommer, utan att någon behöver leta.

Har du redan ordning på tidrapporterna är resten enkelt — se vår guide till stämpelklocka och tidrapportering på bygget för hur du får montörerna att faktiskt rapportera.

Sammanfattning

Skatteverket ställer två faktiska villkor: att fastigheten är rätt identifierad och att kunden betalat elektroniskt. Utöver det har du bevisbördan för den arbetskostnad du begärt utbetalning för — tidrapporter och kalkyl är inte formellt föreskrivna, men i praktiken det enda sättet att styrka den. Sju år ska underlaget finnas kvar. Bygg rutinen så att det skapas automatiskt under jobbets gång — det är den enda metod som håller när personal slutar och åren går.

Vill du se hur tidrapport, foton, kalkyl och ROT-uppgifter kan hänga ihop på samma projekt utan extra administration kan du testa OdinTask kostnadsfritt och köra igenom ett pågående jobb.