ROT-ansökan hos Skatteverket: så får du utbetalningen

Du har gjort jobbet, kunden har betalat sin del och nu ligger resten hos Skatteverket. För ett företag som kör tio ROT-jobb i månaden är det ofta ett par hundra tusen kronor som är ute samtidigt. Här är flödet från faktura till pengar på kontot, de vanligaste avslagsorsakerna, och exakt vad du gör när Skatteverket nekar.

Fakturamodellen i fyra led

ROT bygger på fakturamodellen. Det betyder att kunden aldrig ligger ute med avdraget — det gör du.

1. Du utför arbetet och fakturerar hela beloppet, men drar av ROT-delen på arbetskostnaden så att kunden bara ska betala mellanskillnaden.
2. Kunden betalar sin del av fakturan. Hela sin del — inte 90 procent.
3. Du ansöker om resterande belopp hos Skatteverket via e-tjänsten för rot och rut.
4. Skatteverket beslutar och betalar ut till ditt företagskonto.

Ordningen är viktig. Du får inte ansöka innan kunden har betalat sin del. Ansöker du för tidigt riskerar du avslag eller en begäran om komplettering som förlänger hela processen med veckor.

Innan du skriver offerten: fem kontroller

Nästan alla ROT-problem går att förutse innan jobbet börjar. Fem frågor tar fem minuter och räddar hela avdraget.

1. Äger kunden bostaden? ROT ges för arbete i eller i anslutning till en bostad som kunden äger — småhus, bostadsrätt eller ägarlägenhet. Hyresgäster får inte ROT. En bostadsrättsinnehavare får inte heller avdrag för arbeten som föreningen ansvarar för, som stammar inne i väggen.
2. Är huset tillräckligt gammalt? Nybyggnation ger inte ROT, och för småhus finns en åldersgräns räknad från när huset var färdigt. Kontrollera aktuell gräns på skatteverket.se innan du lovar något till en kund med ett relativt nytt hus.
3. Har kunden utrymme kvar? Kunden kan själv se sitt utnyttjade ROT-utrymme via Skatteverkets e-tjänst. Be kunden titta innan du lämnar pris på ett stort jobb. Det är den enskilt billigaste kontrollen du kan göra. Kom ihåg att siffran bara visar vad andra utförare hunnit ansöka om. Jobb som är betalda men där ansökan inte lämnats in syns inte — utrymmet kan alltså vara mindre än det ser ut. Behandla siffran som en indikation, inte som en garanti, och ha alltid klausulen om nekad utbetalning i avtalet.
4. Har företaget F-skatt? Företaget måste ha F-skatt när arbetet utförs eller betalas.
5. Finns fler ägare? Är bostaden samägd kan avdraget fördelas på flera personer, vilket i praktiken utökar utrymmet på ett stort jobb. Det måste framgå i ansökan.

Räkneexempel: 60 000 kr i arbetskostnad

Takomläggning hos en villaägare. Arbetskostnad 60 000 kr inklusive moms, material 25 000 kr inklusive moms.

Två saker i det här exemplet är värda att stanna vid.

Underlaget är arbetskostnaden inklusive moms. Materialet räknas inte, och inte heller resor, maskinhyra, container eller projektering. Att flytta över kostnader till arbetsraden för att öka avdraget är exakt det Skatteverket granskar.

Likviditeten. 18 000 kr per sådant jobb ligger ute från det att kunden betalat till dess att Skatteverket betalar ut. Kör du tio liknande jobb parallellt handlar det om 180 000 kr i rörelsekapital som du finansierar åt kunderna. Räkna med det i din likviditetsplanering och skicka ansökan samma dag som kundens betalning bokförs, inte i en månadsklump.

Procentsatsen och takbeloppen för ROT har ändrats flera gånger de senaste åren. Kontrollera alltid gällande nivå på skatteverket.se innan du räknar på ett stort jobb — räkneexemplet ovan använder 30 procent för att illustrera metoden.

Så fyller du i ansökan i e-tjänsten

Du loggar in i Skatteverkets e-tjänst för rot och rut med företagets behörighet. Per ansökan behöver du normalt:

1. Kundens fullständiga personnummer, tolv siffror. Detta är den vanligaste felkällan av alla — läs det aldrig ur minnet eller från en handskriven lapp.
2. Fastighetsbeteckning eller lägenhetsuppgifter för bostaden där arbetet utförts, inklusive föreningens organisationsnummer när det gäller bostadsrätt.
3. Vilken typ av arbete som utförts, valt ur Skatteverkets lista över ROT-berättigade kategorier.
4. Arbetskostnad inklusive moms — bara arbetet, inget material.
5. Begärt belopp, alltså den del kunden fått avdrag för.
6. Betaldatum — när kunden betalade sin del av fakturan.

Har du många ansökningar går de att lämna som fil i stället för att knappas in en och en. Det är värt att sätta upp om du passerar ungefär tio ansökningar i månaden. Ansökan måste dessutom vara inne senast vid en bestämd tidpunkt året efter att kunden betalade — kontrollera datumet på skatteverket.se och lägg in det som en påminnelse i januari, för det är då gamla jobb faller mellan stolarna.

Tidslinjen: från faktura till pengar

Tidsspannen i tabellen är erfarenhetsvärden för det egna arbetet, inte utfästelser från Skatteverket. Handläggningstiden varierar över året och är som längst under högsäsong. Planera efter det sämre fallet, inte det bästa.

Det enda steget du helt styr över är det tredje. Kortare betalningsvillkor mot kund och ansökan samma dag kan lätt korta hela kedjan med tre veckor. Det är gratis likviditet.

Vanliga avslagsorsaker

Punkten om för hög arbetskostnad är den som gör mest ont, eftersom den kommer sent och ofta gäller flera jobb samtidigt. Redovisar du en påfallande hög arbetsandel i förhållande till materialet kan frågan komma. Någon fast procentgräns finns inte — Skatteverket bedömer det mot ditt underlag, och en hög arbetsandel är helt i sin ordning om kunden själv köpt materialet och du kan visa timmarna. Kan du visa tidrapporter per dag och montör, materialkvitton kopplade till arbetsordern och en offert som redan delade posterna, är samtalet kort. Kan du bara visa en faktura med två rader blir det långt.

Skatteverket nekar — vad gör du nu?

1. Läs beslutet ordentligt. Där står vilken grund avslaget vilar på och vilken tidsfrist som gäller för att begära omprövning eller överklaga. Följ den fristen — den är kort.
2. Avgör om det är ett formfel eller ett sakfel. Fel personnummer, saknad fastighetsbeteckning eller för tidig ansökan är formfel som ofta går att rätta med en komplettering eller en ny ansökan.
3. Begär omprövning om du har underlag. Skicka med tidrapporter, arbetsorder, offert och betalningsbevis. Sakliga underlag som visar hur arbetskostnaden är beräknad väger tungt.
4. Är avslaget riktigt — fakturera kunden. Kunden har fått en tjänst till fullt pris och ett avdrag som visade sig inte gälla. Skicka en tilläggsfaktura på det belopp Skatteverket inte betalar, med kopia på beslutet.
5. Ring kunden innan tilläggsfakturan går ut. En sådan faktura kommer alltid som en obehaglig överraskning. Ett samtal gör skillnaden mellan en betald faktura och en tvist.

Räkneexempel på ett delvis avslag

Samma jobb som ovan: du har ansökt om 18 000 kr. Kunden hade bara 6 000 kr kvar av sitt ROT-utrymme. Skatteverket betalar 6 000 kr och nekar 12 000 kr. Du fakturerar kunden 12 000 kr i en tilläggsfaktura. Är bostaden samägd med en make eller sambo som har utrymme kvar kan avdraget i stället fördelas. En inlämnad ansökan går att ändra i e-tjänsten och ett beslut går att begära omprövning av inom fristen, så fördelningen kan ofta rättas i efterhand — men det förutsätter att den andra ägaren också är betalningsansvarig för arbetet. Enklast är förstås att göra rätt redan i ansökan.

Klausulen som räddar dig

Det här är den enda meningen i hela artikeln som du bör kopiera rakt av, till din offertmall och dina avtalsvillkor:

Om Skatteverket helt eller delvis nekar utbetalning av ROT-avdraget faktureras motsvarande belopp till beställaren, med betalningsvillkor 10 dagar. Beställaren ansvarar för att det finns tillräckligt ROT-utrymme.

Utan den klausulen står du i en diskussion där kunden hävdar att priset var 67 000 kr och du hävdar att det var 85 000 kr. Med den är saken avgjord innan den uppstår. Nämn den även muntligt när du går igenom offerten — kunder som blir påminda kollar sitt utrymme, och då slipper ni båda problemet.

Summering

ROT är ingen bidragsansökan utan ett kassaflödesåtagande: du lånar ut avdraget till kunden tills Skatteverket betalar. Gör kontrollerna före offerten — ägande, husets ålder, kvarvarande utrymme, samägande. Skilj arbete och material redan i offerten och håll tidrapporter som går att visa per dag och montör. Ansök samma dag som kundens betalning bokförs, och lägg en påminnelse i januari för gamla jobb. Skriv in klausulen om nekad utbetalning i offertmallen. Nekas ansökan: läs beslutet, avgör form eller sak, begär omprövning med underlag eller fakturera kunden med kopia på beslutet. Vill du ha ROT-underlaget uträknat på fakturan och tidrapporterna kopplade till arbetsordern automatiskt kan du prova OdinTask gratis i 14 dagar och köra ett skarpt ROT-jobb genom hela kedjan.