Kreditkontroll av kund: kolla innan du tackar ja

Du har fått en förfrågan på ett jobb för 400 000 kr. Kunden låter proffsig, vill starta om två veckor och pratar redan om fler projekt sedan. Frågan du borde ställa innan du tackar ja är inte om du hinner — utan om de kan betala. Här är rutinen: vilka uppgifter du hämtar, var gränserna går och hur du sätter en kreditgräns per kund som faktiskt håller.

Vad en kundförlust kostar — räkna innan du tycker det är byråkrati

Säg att du fakturerar ett bolag 225 000 kr inklusive moms. Det är 180 000 kr exklusive moms i arbete och material. Bolaget går i konkurs och du får ingenting.

Momsen, 45 000 kr, får du tillbaka — men först när förlusten är konstaterad, alltså när konkursen är avslutad eller indrivningen har visat sig lönlös. En befarad förlust räcker inte för att rätta utgående moms. Kvar står 180 000 kr som är borta.

För att tjäna in dem måste du sälja nytt. Ligger din vinstmarginal på 15 procent behöver du:

• 180 000 / 0,15 = 1 200 000 kr i extra omsättning
• Vid 750 kr i debiterat timpris blir det 1 600 debiterade timmar
• Det är ungefär ett helt debiterat år för en montör

En enda kund som inte betalar äter alltså upp ett montörsår. Tio minuters kontroll innan du tackar ja är billigt i jämförelse. Och till skillnad från nästan allt annat i företaget är det här arbete du gör en gång per kund, inte varje månad.

De fem källorna du hämtar uppgifter från

1. Bolagsverket — finns bolaget, och vem får skriva på?

I näringslivsregistret hos bolagsverket.se ser du organisationsnummer, säte, registreringsdatum, styrelse, firmatecknare, om bolaget är i likvidation eller konkurs och när den senaste årsredovisningen kom in. Jämför namnet på den som beställer med firmatecknarna. Är beställaren inte firmatecknare, be om en skriftlig fullmakt eller ett mejl från någon som är det. Den kontrollen tar två minuter och är den som räddar dig när någon senare påstår att beställningen aldrig gjordes.

2. Skatteverket — F-skatt och momsregistrering

Skatteverkets e-tjänst för företagsuppgifter på skatteverket.se visar om företaget har F-skatt, är momsregistrerat och registrerat som arbetsgivare. F-skatten är en hygienfaktor: den återkallas när ett företag missköter skatter och avgifter. Ett byggföretag utan F-skatt är antingen nystartat eller på väg utför. Spara en skärmbild med datum — den är din dokumentation om det blir diskussion senare.

Ska du fakturera med omvänd byggmoms behöver du dessutom kundens momsregistreringsnummer och en bedömning av att köparen verkligen säljer byggtjänster mer än tillfälligt.

3. Kronofogden — skuldsaldo

Kronofogden lämnar ut uppgift om ett företag finns i utsökningsregistret. Ett aktivt skuldsaldo betyder att någon annan redan har försökt driva in pengar och misslyckats. Du står i så fall i kö efter dem. Det är den hårdaste signalen du kan få och den är enkel att begära.

4. En kreditupplysning

UC, Creditsafe, Syna och Dun & Bradstreet säljer företagsupplysningar. Du får rating, betalningsanmärkningar, styrelsehistorik, bokslutssiffror och ofta ett förslag på kreditlimit. Har du fler än någon enstaka nykund per månad blir ett abonnemang snabbt billigare än styckpris.

Tänk på att kreditupplysning på en privatperson kräver legitimt behov enligt kreditupplysningslagen, alltså en verklig affär på gång, och den omfrågade får en omfrågandekopia hem i brevlådan. På enskild firma gäller inte kravet på legitimt behov på samma sätt, men eftersom det rör en fysisk person skickas normalt en omfrågandekopia. På aktiebolag gäller varken legitimt behov eller omfrågandekopia. Kontrollera med din upplysningsleverantör vad som gäller för respektive företagsform — och kolla aldrig upp någon "för säkerhets skull".

5. Årsredovisningen i original

En rating är en sammanfattning. Förvaltningsberättelsen och revisionsberättelsen är där problemen står i klartext. Beställ eller hämta den senaste årsredovisningen från Bolagsverket. Aktiebolag ska lämna in den senast sju månader efter räkenskapsårets slut. Kommer den inte in i tid är det i sig ett besked.

Vad du läser i årsredovisningen på fem minuter

Ett litet aktiebolag behöver inte ha revisor. Kravet slår till först när bolaget under två år i rad uppfyller minst två av tre gränsvärden: fler än tre anställda i medeltal, balansomslutning över 1,5 miljoner kronor och nettoomsättning över 3 miljoner kronor. Kontrollera aktuella gränsvärden hos Bolagsverket. Saknas revisor har ingen utomstående granskat siffrorna — läs dem med det i bakhuvudet.

Kom också ihåg att den senaste årsredovisningen kan vara fjorton månader gammal. Den säger vad som gällde då, inte hur det ser ut i kassan i dag.

Gränsvärdena som stoppar jobbet

Det här är mina gränser. Sätt dina egna, men skriv ner dem — annars blir varje bedömning en magkänsla klockan sex på kvällen när du är trött.

Så sätter du kreditgräns per kund

En kreditgräns är inte ett straff. Den är svaret på frågan: hur mycket tål jag att förlora hos den här kunden utan att behöva låna?

1. Utgå från ditt egna kapital. Tumregel: ingen enskild kund får ha mer än 10 procent av eget kapital utestående. Med 900 000 kr i eget kapital blir taket 90 000 kr per kund.
2. Räkna exponeringen rätt. Det är inte bara skickade fakturor. Det är obetalda fakturor plus upparbetat men ofakturerat arbete plus material du redan köpt hem till jobbet.
3. Exempel: 60 000 kr i obetald faktura, 85 000 kr upparbetat sedan sist och 40 000 kr i material på bilen. Kundreskontran visar 60 000 kr. Din verkliga exponering är 185 000 kr.
4. Ligger jobbet över gränsen — dela upp det. Betalningsplan med delfakturering var fjortonde dag, eller a conto i förskott för materialposterna.
5. Skriv in gränsen i kundkortet, inte i huvudet. Den som skriver offerten ska se den.
6. Höj gränsen på betalningshistorik, inte på trevlighet. Två fakturor betalda inom förfallodagen = höj med 50 procent.
7. Sänk direkt vid första förseningen över tio dagar. Vänta inte på nummer två.
8. Gå igenom listan en gång per kvartal. Kunder som var trygga för ett år sedan är inte det automatiskt i dag.

Ett system som håller kunddata, offert och order på samma ställe gör det här enkelt: i OdinTask lägger du kreditgränsen på kundkortet, ser total exponering inklusive pågående jobb och får en varning innan en ny order läggs på en kund som redan ligger över.

Moderbolag, koncern och tunna avtalsparter

Vanlig fälla i entreprenad: beställaren heter Projekt Hässelby 4 AB, har 25 000 kr i aktiekapital, inga anställda och bildades i februari. Bakom står ett moderbolag med substans. Projektbolaget är byggt för att kunna gå omkull utan att dra med sig resten.

Du har tre vägar. Begär moderbolagsborgen — ett skriftligt åtagande från moderbolaget att svara för betalningen. Begär betalningsplan med kort intervall så att din exponering aldrig hinner bli stor. Eller begär förskott för material. Får du nej på alla tre har du fått ditt svar om hur de ser på risken själva.

Kontrollera också vem du fakturerar. Att arbetet beställs av en platschef på ett känt byggbolag betyder inte att det är det bolaget som står på avtalet.

Privatkunder — andra regler, andra verktyg

På privatpersoner får du inte ta en kreditupplysning på lösa boliner. Kreditupplysningslagen kräver legitimt behov, och den omfrågade får en kopia. I praktiken hanterar du privatkundsrisken med avtalsvillkor i stället: delbetalning i takt med arbetet, förskott på specialbeställt material och tydliga betalningsvillkor i offerten.

Lägg till ROT-risken. Nekar Skatteverket utbetalningen hamnar restbeloppet hos kunden, och det är då diskussionen börjar. Skriv i offerten att kunden ansvarar för restbeloppet om avdraget inte medges. Läs mer om indrivningen i vår genomgång av påminnelse och inkasso.

När kontrollen inte lönar sig

Var ärlig: du ska inte köra full kreditkontroll på ett servicejobb för 4 500 kr som betalas med kort på plats. Kostnaden och tidsåtgången äter upp nyttan. Sätt en beloppsgräns — full kontroll över 50 000 kr eller på alla nya företagskunder, snabbkoll på resten.

Var också ärlig om vad kontrollen inte kan. En kreditupplysning är bakåtblickande. Ett bolag med ren historik kan förlora sin största kund i mars och vara omöjligt i maj. Betalningsanmärkningar dyker upp med fördröjning. Den bästa risksänkningen är fortfarande strukturell: korta betalningsvillkor, fakturera i takt med arbetet, och sluta jobba den dag en faktura passerar förfallodagen utan förklaring.

Rutinen, på tio minuter

1. Slå organisationsnumret hos Bolagsverket: existens, styrelse, firmatecknare, senaste årsredovisning.
2. Kontrollera F-skatt och momsregistrering hos Skatteverket. Skärmbild med datum.
3. Fråga Kronofogden om skuldsaldo.
4. Ta en kreditupplysning om ordervärdet överstiger din beloppsgräns.
5. Skumma årsredovisningen: eget kapital, resultat, revisionsberättelse.
6. Sätt kreditgräns i kundkortet och skriv betalningsvillkoren i offerten innan du skickar den.

Gör det i den ordningen varje gång, så blir det en vana i stället för ett projekt. Vill du ha kreditgräns, exponering och betalningshistorik samlat på kundkortet i stället för i ett kalkylblad kan du testa OdinTask gratis i 14 dagar och lägga in dina tio största kunder redan första kvällen.