Kreditfaktura: så rättar du en felaktig faktura rätt

Kunden ringer och säger att det står sex timmar för mycket på fakturan. Du har redan skickat den, den ligger i bokföringen och kunden har till råga på allt hunnit betala. Nu ska det rättas — och det finns exakt ett sätt att göra det rätt och ungefär fem sätt att göra det fel. Här är hela hanteringen: när du krediterar helt, när du krediterar delvis, hur hänvisningen ska se ut, vilken momsperiod rättelsen hamnar i och vad som gäller när pengarna redan kommit in.

Den viktigaste regeln: du ändrar aldrig i en skickad faktura

En faktura som lämnat huset är en verifikation. Den ska gå att följa i en obruten kedja, med löpande nummerserie och utan luckor. Att öppna den i systemet och skriva om ett belopp bryter den kedjan och strider mot bokföringslagens krav på spårbarhet. Att radera den och skicka en ny med samma nummer är värre.

Rättelse sker alltid genom ett nytt dokument: en kreditfaktura, ibland kallad kreditnota. Den får ett eget nummer i samma nummerserie och pekar tillbaka på originalet. Originalet ligger kvar precis som det var.

Tre sätt att rätta — och när du använder vilket

Många kallar den sista varianten rättelsefaktura. Skillnaden mot att kreditera helt är främst praktisk: en delkreditering är enklare för kunden att stämma av mot sin egen reskontra, och den håller nere antalet dokument. Är felet i grundförutsättningarna — fel köpare, fel momshantering, omvänd moms som skulle ha varit vanlig moms — kreditera hela fakturan i stället. Halva rättelser av grundfel blir alltid rörigt.

Vad en kreditfaktura måste innehålla

En kreditfaktura är en faktura och lyder under samma innehållskrav. Utöver de vanliga uppgifterna gäller två saker särskilt:

• Entydig hänvisning till originalfakturan. Skriv fakturanumret och fakturadatumet i klartext, inte bara att den avser en tidigare faktura. Hänvisningen är ett formkrav när en tidigare faktura ändras.
• Samma momshantering som originalet. Var originalfakturan utställd med omvänd byggmoms ska kreditfakturan också vara utan moms och ha samma text om omvänd betalningsskyldighet. Var den med 25 procent, ska krediteringen ha 25 procent på samma underlag.

Beloppen anges normalt med minustecken, eller med positiva belopp och tydlig rubrik Kreditfaktura. Välj ett sätt och håll det konsekvent — blandar du båda kommer någon förr eller senare att kreditera åt fel håll.

Mall: kreditfakturans rader

Räkneexempel: delkreditering av en faktura på 48 750 kr

Faktura 2026-0412 till en bostadsrättsförening, utställd 12 juni:

Två fel upptäcks efter att kunden betalat: sex timmar är dubbelrapporterade från appen, och en materialrad på 1 240 kr hörde till en annan kund.

• Arbete att kreditera: 6 × 745 = 4 470 kr
• Material att kreditera: 1 240 kr
• Summa exkl. moms: 5 710 kr
• Moms 25 %: 1 427,50 kr
• Kreditfakturans totalbelopp: 7 137,50 kr

Efter krediteringen har affären ett nettovärde på 39 000 − 5 710 = 33 290 kr, moms 8 322,50 kr och totalt 41 612,50 kr. Kunden har betalat 48 750 kr, alltså 7 137,50 kr för mycket. Antingen betalar du tillbaka beloppet, eller så avräknas det mot nästa faktura — men bara om kunden går med på det. Skriv i så fall på kreditfakturan att beloppet avräknas, annars kommer kundens ekonomiavdelning att bevaka en återbetalning som aldrig kommer.

I din momsredovisning minskar den utgående momsen med 1 427,50 kr. Har kunden avdragsrätt minskar den på motsvarande sätt sin ingående moms med samma belopp. En bostadsrättsförening eller annan köpare utan avdragsrätt har ingen ingående moms att justera — för dem minskar bara den totala kostnaden.

Vilken momsperiod hamnar rättelsen i?

Huvudregeln i praktiken: en kreditfaktura som avser en nedsättning av priset — retur, rabatt i efterhand, för många debiterade timmar — redovisas i den period då kreditfakturan utfärdas. Krediterar du i augusti en faktura från juni, hamnar momseffekten i augusti. Du behöver inte röra en redan inlämnad deklaration.

Det knepiga fallet är när felet gäller själva momshanteringen: du debiterade moms som inte skulle ha debiterats, eller fakturerade utan moms fast moms skulle ha lagts på. Då kan rättelsen behöva göras i den ursprungliga perioden genom omprövning, i stället för i den period krediteringen sker. Bedömningen beror på vad felet består i.

Praktiskt råd: krediterar du en faktura som ligger i en redan inlämnad momsperiod och felet rör momsen i sig — ring redovisningskonsulten innan du bokför. Det tar tio minuter och sparar en omprövning i efterhand. Rör felet bara antal timmar eller pris, kör på i innevarande period.

Kunden har redan betalat

Det ändrar inte hur kreditfakturan ser ut, bara vad som händer med pengarna. Tre alternativ, i fallande ordning av hur bra de är:

1. Återbetala. Betala tillbaka beloppet till kundens konto samma vecka och ange kreditfakturanumret som referens. Det här är det enda alternativ som aldrig ger problem, och det är också det som kunder minns positivt.
2. Avräkna mot nästa faktura. Fungerar när det finns ett pågående uppdrag och kunden accepterat upplägget skriftligt. Skriv ut avräkningen som en egen rad på nästa faktura med hänvisning till kreditfakturanumret.
3. Låt den ligga som ett tillgodohavande. Fungerar sämst. Efter ett halvår minns ingen den, och den dyker upp som en oförklarad post i reskontran vid bokslutet.

Är det du som ska ha mer betalt — du hade fakturerat för lite — går det inte att lösa med kreditfaktura. Då skickar du en tilläggsfaktura med hänvisning till originalet och en förklaring till vad som saknades. Räkna med diskussion. En kund som fått ett pris i en offert är inte skyldig att acceptera att det höjs i efterhand bara för att du räknade fel.

Kreditfaktura på en ROT-faktura

Här kommer ett steg som många missar. Har du redan fått ROT-utbetalningen från Skatteverket och sedan krediterar arbetskostnaden, stämmer inte längre underlaget för utbetalningen. Du måste ändra ansökan hos Skatteverket och betala tillbaka mellanskillnaden.

Fortsätt på exemplet ovan, men anta att kunden var en privatperson med ROT. Arbetskostnaden inklusive moms var 25 330 × 1,25 = 31 662,50 kr, och ROT-beloppet 30 procent av det, alltså 9 498,75 kr. Efter krediteringen av sex timmar är arbetet 28 timmar à 745 kr = 20 860 kr, inklusive moms 26 075 kr, vilket ger ett ROT-belopp på 7 822,50 kr. Skillnaden är 1 676,25 kr som ska tillbaka till Skatteverket. Kontrollera aktuell procentsats innan du räknar — den och takbeloppen har ändrats flera gånger de senaste åren.

Kunden får också ett ändrat underlag att förhålla sig till, eftersom det utnyttjade ROT-utrymmet minskar. Skriv det i mejlet som följer med kreditfakturan. Det är en tjänst som kostar dig en mening och gör att kunden slipper undra i deklarationen.

Sju misstag som återkommer

• Ändra i den skickade fakturan i stället för att kreditera.
• Återanvända ett makulerat fakturanummer.
• Skriva att krediteringen avser en tidigare faktura utan att ange numret.
• Kreditera med annan momssats eller annan momshantering än originalet.
• Kreditera på fel kund när flera kunder har liknande namn.
• Glömma att ändra ROT-ansökan efter en kreditering.
• Låta ett tillgodohavande ligga kvar i reskontran över bokslutet.

Så slipper du de flesta kreditfakturor

De flesta krediteringar beror inte på oärlighet eller slarv i själva faktureringen, utan på att underlaget var fel innan det kom fram. Dubbelrapporterad tid, material bokat på fel arbetsorder, ett tillägg som aldrig blev godkänt skriftligt. Åtgärderna är enkla men måste göras varje gång: låt montören attestera sin egen tid innan den låses, koppla varje materialrad till en arbetsorder direkt i butiken, och kräv skriftligt godkännande på ÄTA-arbeten innan de utförs.

I OdinTask låses tidrapporten per arbetsorder och material knyts till ordern redan på plats, vilket tar bort de två vanligaste orsakerna till kreditering. Kreditfakturan i sig är en knapptryckning som ärver originalets rader och momshantering och sätter hänvisningen automatiskt — men den bästa kreditfakturan är fortfarande den du aldrig behöver skriva.

Summering

Rätta aldrig genom att ändra i en skickad faktura. Kreditera helt när felet sitter i grunden — fel kund, fel momshantering — och delvis när fakturan i övrigt är korrekt. Ange alltid originalets fakturanummer och datum i klartext, använd samma momssats och samma momshantering som originalet, och skriv ut om beloppet återbetalas eller avräknas. Prisnedsättningar redovisas normalt i den period kreditfakturan utfärdas; gäller felet momsen i sig, stäm av perioden med din redovisningskonsult. Och glöm inte ROT-ansökan när arbetskostnaden krymper. Vill du ha kreditfakturor som ärver rätt rader, rätt momstext och rätt hänvisning automatiskt kan du testa OdinTask gratis i 14 dagar och köra en rättelse skarpt igenom flödet.