K2 eller K3 för hantverksbolag – vad ska du välja?

Frågan kommer oftast från byrån i november: "ska vi ligga kvar i K2 eller gå över till K3?" Svaret spelar roll — det påverkar ditt redovisade resultat, hur mycket bokslutet kostar, och vad banken ser när du söker checkkredit. Här är skillnaderna som faktiskt betyder något för ett hantverksbolag med fem till tjugo anställda.

Vem får välja vad

K3 är huvudregelverket. Alla aktiebolag får tillämpa K3. K2 är ett förenklingsregelverk som bara mindre företag får använda. Enligt årsredovisningslagen räknas ett företag som större om det under vart och ett av de två senaste räkenskapsåren uppfyllt mer än ett av dessa villkor:

• medelantalet anställda har varit fler än 50
• balansomslutningen har varit mer än 40 miljoner kronor
• nettoomsättningen har varit mer än 80 miljoner kronor

Gränsvärdena har setts över på EU-nivå och kan komma att höjas. Kontrollera aktuella nivåer hos Bolagsverket eller Bokföringsnämnden innan du bygger ett beslut på dem. Ett hantverksbolag med tjugo anställda och 30 miljoner i omsättning är i alla fall ett mindre företag och får välja fritt.

K2 mot K3 på tio punkter

Skillnaderna i praktiken kokar ner till tre saker för ett hantverksbolag: anläggningstillgångar, fastprisuppdrag och hur mycket bokslutet får kosta.

Komponentavskrivning: räkneexemplet

Det här är den vanligaste anledningen att ett hantverksbolag går över till K3, och den blir aktuell när ni köper egen verkstadslokal.

Antag att bolaget köper en verkstadsfastighet för 6 000 000 kr, varav mark 1 000 000 kr och byggnad 5 000 000 kr. Marken skrivs inte av.

I K2 är byggnaden en enhet. Med 50 års nyttjandeperiod blir avskrivningen 5 000 000 / 50 = 100 000 kr per år.

I K3 delas byggnaden upp i komponenter med olika livslängd:

Skillnaden första året är blygsam: 105 834 kr mot 100 000 kr. Det är inte där effekten ligger. Effekten kommer när ni byter tak efter tjugo år.

I K3 utrangeras den gamla takkomponentens restvärde. Efter 20 år är 500 000 − (20 × 16 667) = 166 660 kr kvar, som kostnadsförs. Det nya taket för 800 000 kr aktiveras och skrivs av på 30 år, alltså 26 667 kr per år. Årets resultatpåverkan: cirka 193 000 kr.

I K2 är takbytet normalt en reparation om standarden inte höjs, och hela 800 000 kr kostnadsförs direkt. Årets resultatpåverkan: 800 000 kr.

Det är en skillnad på drygt 600 000 kr i redovisat resultat ett enskilt år. För ett bolag som ska visa upp stabila siffror för banken är det inte en teoretisk fråga.

Den viktiga brasklappen om skatten

Komponentavskrivning på byggnad ändrar ditt redovisade resultat, inte nödvändigtvis din skatt. Skattemässig avskrivning på byggnad följer inkomstskattelagens procentsatser oavsett vilket regelverk du valt, och skillnaden hanteras som en justering i deklarationen. Byggnad är alltså frikopplad.

För inventarier är det tvärtom. Räkenskapsenlig avskrivning — 30-regeln och 20-regeln — förutsätter att den bokförda avskrivningen överensstämmer med den skattemässiga. Går du över till komponentavskrivning på maskiner och riskerar att bryta det sambandet kan du tvingas till restvärdesavskrivning i stället, vilket kan bli dyrare skattemässigt. Ta upp exakt den frågan med din revisor innan du byter, för den missas ofta i K3-diskussionen.

Fastprisuppdrag över årsskiftet

Det här träffar alla som gör större entreprenader. Ni har ett badrumsprojekt på 480 000 kr som startar i november och slutförs i mars. Vid årsskiftet är halva jobbet gjort.

Med successiv vinstavräkning, som är huvudregeln i K3, tar du upp intäkt i takt med färdigställandegraden: 240 000 kr intäkt och motsvarande andel av kostnaderna i år. Resultatet blir jämnare fördelat och speglar vad ni faktiskt gjort.

Med färdigställandemetoden, som K2 tillåter, ligger nedlagda kostnader på konto 1470 Pågående arbeten och hela vinsten redovisas när jobbet är klart i mars. Har du fem sådana projekt som råkar spänna över årsskiftet kan hela årsvinsten hoppa till nästa år.

Successiv vinstavräkning kräver att du kan mäta färdigställandegraden på ett tillförlitligt sätt. I praktiken betyder det att du måste veta nedlagd tid och nedlagda kostnader per projekt, löpande, inte som en gissning i efterhand. Har du inte den siffran är successiv vinstavräkning en illusion av precision. Det är också här ett fältsystem gör verklig nytta: när tidrapporter och materialuttag är kopplade till projekt får du färdigställandegraden ur systemet i stället för ur minnet.

Vilka lättnader mindre företag har i K3 när det gäller uppdragsintäkter har ändrats över tid. Läs kapitel 23 i BFNAR 2012:1 eller be revisorn om beskedet skriftligt.

Att byta regelverk

Byte från K2 till K3 är alltid tillåtet. Byte tillbaka från K3 till K2 är däremot begränsat — utgångspunkten är att det bara får ske om det finns särskilda skäl. Se det alltså som ett beslut som är lätt att fatta och svårt att ångra, och stäm av det med revisorn innan du gör det.

Praktiskt innebär övergången till K3 att du räknar om ingångsbalansen enligt övergångsreglerna i K3, delar upp befintliga byggnader i komponenter och räknar om jämförelseåret. Räkna med att första K3-bokslutet tar betydligt fler timmar hos byrån än ett K2-bokslut. Be om ett fast pris för både övergångsåret och ett normalår innan du bestämmer dig — då blir kostnaden en siffra du kan väga mot nyttan i stället för en obehaglig överraskning i mars.

Rekommendation per bolagsstorlek

När K3 inte lönar sig

K3 är inte finare. För ett bolag med tolv anställda, hyrd lokal, leasade bilar och verktyg för några hundra tusen finns det ingenting i K3 som ger en bättre bild av verkligheten. Du får fler noter, fler bedömningar att motivera och en högre bokslutsnota — för samma information. Om ingen utanför bolaget efterfrågar K3, och du inte äger fastighet eller tunga maskiner, stanna i K2.

En annan nackdel som sällan nämns: K3 kräver att någon i bolaget faktiskt förstår bedömningarna. Komponentindelning, nyttjandeperioder och färdigställandegrad är beslut du ska kunna försvara. Om svaret på "varför skrivs installationerna av på 25 år?" är "byrån satte den siffran", då har du köpt komplexitet utan att köpa förståelse.

Så bestämmer du

Ställ tre frågor. Äger ni byggnad eller maskiner där delarna har tydligt olika livslängd? Har ni fastprisuppdrag som regelmässigt spänner över årsskiftet och är stora nog att flytta årsresultatet? Finns det en bank, en delägare eller en tänkbar köpare som läser årsredovisningen på riktigt? Två ja av tre pekar mot K3. Noll eller ett ja pekar mot K2, och då är beslutet enkelt.

Oavsett vilket du väljer står och faller siffrorna med underlaget: rapporterad tid per projekt, materialuttag kopplade till rätt jobb och en projektstatus som stämmer. Successiv vinstavräkning utan tillförlitlig färdigställandegrad är en gissning i kostym. Vill du se hur projektuppföljningen ser ut när tid, material och status samlas löpande i fält kan du prova OdinTask kostnadsfritt i 14 dagar. Behöver du samtidigt reda ut vilka konton som används i bokslutet finns en genomgång i artikeln om periodisering i hantverksföretag.