Faktureringsmetod eller kontantmetod – vad passar dig?

Du fakturerar 30 dagar netto och undrar varför momsen ska betalas innan kunden har betalat dig. Svaret ligger i vilken redovisningsmetod du har. Valet mellan faktureringsmetod och kontantmetod ändrar inte hur mycket moms du betalar — bara när. Och när är precis det som avgör om du klarar den 25:e.

Vad de två metoderna betyder i praktiken

Faktureringsmetoden innebär att du bokför och redovisar momsen när fakturan ställs ut, både på det du säljer och det du köper. Kundfakturan daterad 28 mars hamnar i marsperioden även om pengarna kommer den 27 april.

Kontantmetoden, som också kallas bokslutsmetoden, innebär att du bokför och redovisar momsen när betalningen sker. Samma kundfaktura hamnar i aprilperioden, för det är då pengarna kom in. Vid bokslutet ändras spelreglerna — då ska alla obetalda kund- och leverantörsfakturor bokas upp per balansdagen.

Utgående moms och ingående moms följer samma princip inom respektive metod. Det är viktigare än det låter, och vi återkommer till det.

Vem får välja kontantmetoden?

Kontantmetoden är till för mindre företag. Gränsen går vid en normal årlig nettoomsättning på 3 miljoner kronor. Ligger du under får du välja; ligger du stadigvarande över ska du använda faktureringsmetoden. Reglerna finns i bokföringslagen och i momsreglerna hos Skatteverket, och gäller oavsett om du driver enskild firma eller aktiebolag. Kontrollera hur gränsen ska räknas för just din verksamhet hos Skatteverket innan du bestämmer dig.

Regeln utgår från vad omsättningen normalt uppgår till, så ett enstaka toppår tvingar inte fram ett byte. Ser det ut att bli varaktigt över 3 miljoner ska du gå över till faktureringsmetoden — stäm av tidpunkten med din redovisningskonsult och med Skatteverket. När nivån väl är varaktig är det ingen sak du kan skjuta på i två år för att det är obekvämt.

När momsen ska redovisas — händelse för händelse

Räkneexempel: kvartalet där 47 000 kr flyttar sig

Ett måleri med kvartalsmoms, 25 procents moms och 30 dagars betalningsvillkor. Kunderna betalar ungefär på förfallodagen.

Med faktureringsmetoden innehåller kvartal 1 momsen på januari, februari och mars: 35 000 + 40 000 + 47 000 = 122 000 kr. Deklaration och betalning ska vara hos Skatteverket senast den 12 maj.

Med kontantmetoden innehåller kvartal 1 i stället de betalningar som kom in i januari, februari och mars: 38 000 + 35 000 + 40 000 = 113 000 kr. Marsfakturornas moms på 47 000 kr flyttas till kvartal 2 och betalas i mitten av augusti i stället för den 12 maj.

Har du månadsmoms i stället blir förskjutningen exakt en månad: marsfakturornas 47 000 kr redovisas i aprilperioden och betalas den 12 juni i stället för den 12 maj.

Var ärlig mot dig själv om nettoeffekten

Skillnaden i kvartalet ovan är 9 000 kr, inte 47 000 kr. Kontantmetoden ger dig inte en gratis månad — den ger en permanent eftersläpning på ungefär en månads fakturering. I ett företag som växer är den eftersläpningen värd pengar. I ett företag som står stilla jämnar den ut sig.

Och kom ihåg ingående moms. Köper måleriet material för 90 000 kr exklusive moms i mars och betalar grossisten den 20 april flyttas även avdraget på 22 500 kr till kvartal 2. Nettoeffekten av mars blir 47 000 − 22 500 = 24 500 kr, inte 47 000 kr. Har du hög materialandel och kort kredit hos grossisten äter avdragsförskjutningen upp en stor del av vinsten med kontantmetoden.

Delbetalningar, a conto och kunder som inte betalar

Här skiljer sig metoderna mest i det dagliga arbetet.

Delbetalning. Betalar kunden 80 000 kr av en faktura på 125 000 kr redovisar du med kontantmetoden moms på de 80 000 kr som kom in, och resten först när resten kommer. Det förutsätter att bokföringsprogrammet matchar varje betalning mot rätt faktura. Klumpbetalningar där en kund betalar fyra fakturor med ett belopp är den vanligaste källan till fel.

A conto och förskott. Här gäller samma sak i båda metoderna: momsen ska redovisas när förskottet betalas in, inte när slutfakturan skickas. En vanlig missuppfattning är att man kan vänta till slutet av projektet. Det kan man inte, och på ett större entreprenadjobb med betalningsplan blir det snabbt stora belopp.

Kunden betalar aldrig. Med faktureringsmetoden har du redan betalat in momsen och får rätta först när förlusten är konstaterad — konkursen avslutad eller indrivningen lönlös. Med kontantmetoden har du aldrig betalat in den. För ett företag med återkommande kundförluster är det en verklig fördel, inte bara en tidsfråga.

Bokslutet — där kontantmetoden tar igen sig

På balansdagen ska du med kontantmetoden bokföra alla obetalda kundfordringar och leverantörsskulder. Det betyder att momsen på december- och novemberfakturor som ännu inte betalats hamnar i den sista redovisningsperioden på året. Har du haft en stark höst kan sista momsperioden bli oväntat tung, precis när du också ska betala in preliminärskatt och kanske semesterlöner.

Lägg in det i likviditetsplanen i oktober, inte i januari.

ROT-jobb och kontantmetoden

ROT-avdraget är en andel av arbetskostnaden upp till ett takbelopp per person och år — kontrollera aktuell procentsats och aktuellt tak hos Skatteverket, båda har ändrats flera gånger. Kunden betalar sin del direkt, resten begär du hos Skatteverket och får normalt inom några veckor.

Med faktureringsmetoden redovisar du hela momsen när fakturan ställs ut, oavsett hur betalningen är uppdelad. Med kontantmetoden delas redovisningen upp: kundens del när kunden betalar, Skatteverkets del när utbetalningen kommer. Det ger en jämnare belastning men kräver att bokföringen faktiskt matchar utbetalningarna faktura för faktura. Slarvar du där hamnar momsen fel, och ROT-jobb är det vanligaste stället där det händer.

Så byter du metod

1. Räkna fram din normala årliga nettoomsättning och kontrollera att du får eller måste byta.
2. Stäm av med din redovisningskonsult vilken period bytet ska ske vid. Byte mitt i en period är det säkraste sättet att dubbelredovisa eller tappa bort en faktura.
3. Anmäl ändringen till Skatteverket. Metoden är en registrerad uppgift, inte något du väljer i bokföringsprogrammet i tysthet.
4. Ta ut en lista på alla öppna kundfakturor och leverantörsfakturor per brytdagen. Den listan är hela ditt underlag för att inget redovisas två gånger eller noll gånger.
5. Ändra inställningen i bokföringsprogrammet först efter att listan är tagen.
6. Stäm av första deklarationen efter bytet extra noga: utgående moms mot fakturajournalen, ingående moms mot leverantörsreskontran.
7. Spara underlaget. Blir det frågor från Skatteverket ett år senare är brytdagslistan ditt enda svar.

När kontantmetoden är fel val

Kontantmetoden marknadsförs som "enklare", men det stämmer inte i alla lägen.

• Hög materialandel och kort kredit hos grossisten. Du betalar leverantören på 20 dagar men får betalt på 30. Då senareläggs ditt momsavdrag mer än din momsskuld — likviditeten blir sämre, inte bättre.
• Mycket förskott och a conto. Får du in pengar tidigt spelar metoden mindre roll, och kontantmetoden ger ingen fördel alls.
• Du vill följa lönsamheten månad för månad. Kontantmetoden ger skräpiga månadsresultat: en stor inbetalning kan få en dålig månad att se strålande ut. Efterkalkyl per jobb blir svårare.
• Du växer mot 3 miljoner. Ska du ändå byta om arton månader är det ofta enklare att ta smällen direkt än att bygga rutiner du snart ska riva.

Summering

Metoden avgör tajmingen, inte beloppet. Kontantmetoden skjuter momsen ungefär en månads fakturering framåt och passar företag med låg materialandel och kunder som betalar sent. Faktureringsmetoden ger bättre uppföljning och tidigare avdrag på materialinköp, och är obligatorisk över 3 miljoner kronor i nettoomsättning. Räkna på ditt eget kvartal med siffrorna ovan innan du bestämmer dig, och läs på om grunderna i F-skatt och moms för hantverkare om du är i uppstartsläge.

Det som slår båda metoderna är att fakturera samma dag jobbet är klart — då är kredittiden kortare oavsett vad Skatteverket vill ha och när. Vill du korta ledtiden från avslutat jobb till skickad faktura kan du prova OdinTask gratis i 14 dagar och låta montörens rapport bli fakturaunderlag direkt.