Elinstallatör för regelefterlevnad: ansvaret i praktiken

Alla i elbranschen vet att företaget måste ha en elinstallatör för regelefterlevnad. Betydligt färre kan svara på vad personen konkret ska göra en vanlig tisdag eftermiddag. Här är rollen i praktiken: vad den svarar för, om den får vara extern eller på deltid, hur många timmar den tar, och vad som händer med registreringen dagen personen slutar.

Vad rollen är, och vad den inte är

Ett företag som utför elinstallationsarbete på någon annans anläggning ska vara registrerat hos Elsäkerhetsverket. Registreringen bygger på tre ben: företaget anger vilka verksamhetstyper det arbetar med, företaget har ett egenkontrollprogram, och företaget har utsett minst en elinstallatör för regelefterlevnad med auktorisation som täcker de verksamhetstyperna. Saknas ett av benen står hela registreringen på fel grund.

Auktorisationen är personlig och följer personen, inte företaget. Registreringen är företagets. Det är därför det blir problem när personen byter jobb: auktorisationen går ut genom dörren tillsammans med henne, medan registreringen ligger kvar och ser giltig ut i registret.

Rollen ansvarar inte för varje enskild skruv i varje central. Den ansvarar för att systemet fungerar: att rätt personer gör rätt arbeten, att kontrollerna görs och dokumenteras, att avvikelser fångas upp och att egenkontrollprogrammet speglar hur ni faktiskt jobbar. En elinstallatör som försöker granska varenda installation personligen gör fel sak. En som aldrig tittar på något gör också fel sak.

Det här ligger på rollen

• Att egenkontrollprogrammet finns, är anpassat till just ert företag och hålls uppdaterat.
• Att den som utför elinstallationsarbete har tillräcklig kompetens och erfarenhet för just det arbetet, och att det går att visa.
• Att kontroll före ibruktagning verkligen görs, med rätt metod och rätt instrument, och att resultatet dokumenteras.
• Att avvikelser hanteras och leder till förändring, inte bara till en anteckning.
• Att företagets registrering stämmer med vad ni faktiskt utför. Tar ni ett nytt slags jobb ska registreringen och auktorisationen täcka det innan ni börjar, inte efteråt.

Får rollen vara extern konsult eller på deltid?

Ja, i grunden. Det finns inget som säger att personen måste vara heltidsanställd. Små elföretag löser det ofta med en inhyrd installatör på timme, och det kan fungera bra. Men Elsäkerhetsverket ser strängt på upplägg där personen bara lånar ut sitt namn. En elinstallatör för regelefterlevnad som aldrig sett era jobb, inte har tillgång till era arbetsordrar och inte kan namnge en enda montör utövar inte rollen.

Testa upplägget mot fem frågor. Har personen tillräckligt med tid avsatt? Har personen tillgång till era system och era protokoll? Har personen mandat att stoppa ett arbete eller neka en anställd en uppgift? Vet montörerna vem personen är? Finns det en ersättare när personen är sjuk eller på semester? Får du nej på någon av dem har du ett problem att lösa, inte en formalitet att bocka av.

Skriv ett riktigt uppdragsavtal

Om rollen köps in externt: sätt det på papper. Avtalet bör ange antal timmar per månad, vilka verksamhetstyper som omfattas, vilken systemåtkomst personen får, rätten att stoppa arbete, hur ofta ni ses fysiskt, uppsägningstid och vem som är namngiven ersättare. Ta med en klausul om att personen ska medverka vid tillsyn. Den kostar inget att skriva in och är guld värd när brevet från myndigheten kommer.

Månadsrutin i sju punkter

Rollen blir hanterbar när den är en återkommande rutin i stället för en akutinsats. Sju punkter, en gång i månaden, samma dag varje månad.

1. Stickprov på avslutade jobb. Välj två eller tre jobb sedan förra gången och läs egenkontrollprotokollen. Finns mätvärden, eller står det bara godkänt? Ett protokoll utan siffror är inget protokoll.
2. Kompetensmatrisen. Nya anställda, lärlingar och inhyrda sedan förra gången. Vem får göra vad, självständigt eller under ledning? Uppdatera matrisen och skriv datum.
3. Avvikelser och tillbud. Gå igenom allt som rapporterats. Stäng det som är åtgärdat, eskalera det som inte är det, och notera om samma fel kommer tillbaka. Återkommande fel är ett rutinfel, inte ett personfel.
4. Mätinstrument. Kalibreringsdatum, funktionskontroll och skick. Ett instrument med utgången kalibrering ska ur bilen samma dag, inte nästa vecka.
5. Anmälningar mot nätägaren. Kontrollera att föranmälan är gjord där den krävs, att installationsmedgivande finns, och att färdiganmälan skickats på avslutade jobb. Bortglömda färdiganmälningar är en klassiker som kommer tillbaka som en fråga från kunden ett halvår senare.
6. Regelbevakning. Har något ändrats i föreskrifter eller i elinstallationsreglerna sedan sist? Om ja, vad betyder det för era rutiner och vem informerar montörerna?
7. Loggpost. Fem rader: datum, vad du granskade, vad du hittade, vad som ska åtgärdas och till när. Det är den här loggen som visar att rollen faktiskt utövas.

Hur många timmar tar det?

Tidsåtgången skalar inte linjärt med antalet montörer, men den skalar. Tabellen är en arbetshypotes att kalibrera mot din egen verksamhet under tre månader, inte en sanning. Ett företag med enkla serviceuppdrag i bostäder ligger lägre. Ett företag med industri, Ex-miljöer eller många inhyrda ligger högre.

Lägg till engångsarbetet att ta fram eller göra om egenkontrollprogrammet, som brukar landa på tio till tjugo timmar första gången. Lägg också till tid vid en tillsyn, som kan sluka en hel arbetsvecka om dokumentationen är utspridd.

Räkneexempel i kronor

Antag ett företag med åtta montörer. Rollen tar 7 timmar i månaden. En intern arbetsledare med auktorisation kostar företaget 780 kr i timmen i självkostnad inklusive sociala avgifter. En extern konsult i exemplet fakturerar 1 450 kr i timmen. Använd dina egna siffror, men strukturen håller.

Skillnaden mellan intern och extern lösning för åttamontörsföretaget är 4 690 kr i månaden, 56 280 kr om året. För ett företag med tjugo montörer skulle en helt extern lösning kosta 24 650 kr i månaden, och då är egen kompetens nästan alltid rätt väg. För ett företag med tre montörer är det tvärtom: 28 080 kr om året internt förutsätter att någon i huset faktiskt har auktorisation och tid, annars är konsulten billigare än att inte kunna ta jobben alls.

Jämför också med vad administrationen kostar i verktyg. Ett fältsystem som OdinTask ligger på 1 330 kr i månaden för administratörskontot plus 80 kr per montör, alltså 1 970 kr i månaden för åtta montörer. Poängen är inte priset i sig utan var timmarna tar vägen: om protokoll, kompetensmatris och avvikelser redan ligger sökbara i systemet krymper stickproven från timmar till minuter.

Dagen personen slutar

Det här är den situation som fäller flest företag, och den är helt förutsägbar. Auktorisationen är personlig. När personen slutar har ni ingen utsedd elinstallatör för regelefterlevnad, och då får företaget inte utföra det elinstallationsarbete som registreringen omfattar. Räkna inte med någon automatisk respit. Utgå från att kravet gäller från första dagen och stäm av med Elsäkerhetsverket vad som gäller i ert fall.

De första 24 timmarna

1. Ta reda på exakt slutdatum och sista arbetsdag. Skriv ner det.
2. Kontrollera vilka verksamhetstyper er registrering omfattar och vilken auktorisationsnivå som krävs för dem.
3. Se om någon annan i företaget har auktorisation som täcker allt. Om ja: utse formellt, skriv beslutet och uppdatera egenkontrollprogrammet.
4. Om nej: kontakta en extern installatör redan samma dag. Det tar tid att hitta någon, och tiden räknas.
5. Anmäl ändringen till Elsäkerhetsverket. Registret är offentligt och beställare kollar det.
6. Gå igenom pågående jobb. Vad måste pausas, vad kan avslutas, vad måste bemannas om?
7. Informera de beställare som har krav på registrering i avtal, innan de upptäcker det själva.

Vad kostar det att inte ha planerat? Antag att åtta montörer inte kan utföra registreringspliktigt arbete i tre veckor. Det är 8 montörer gånger 7,5 timmar gånger 15 arbetsdagar, alltså 900 timmar. Med ett täckningsbidrag på 420 kr per debiterad timme är det 378 000 kr som försvinner. Ett uppdragsavtal med tre månaders uppsägningstid och en namngiven ersättare kostar en bråkdel av det.

Bygg bort enpersonsberoendet

Om ni är fler än ungefär tio montörer: se till att två personer har auktorisation som täcker verksamheten. Den ena är utsedd, den andra är namngiven ersättare i egenkontrollprogrammet. Det kostar en utbildning och lite administration, och det tar bort hela scenariot ovan.

När rollen inte behövs

Kravet på registrering och på elinstallatör för regelefterlevnad gäller elinstallationsarbete på annans anläggning. Ett företag som bara arbetar på sin egen anläggning omfattas inte av registreringskravet på samma sätt. Det betyder inte att arbetet får göras hur som helst, arbetsmiljöreglerna och kraven på att anläggningen ska vara säker gäller ändå. Är du osäker på var gränsen går för just din verksamhet, fråga Elsäkerhetsverket i stället för att tolka själv. Gränsdragningen är den vanligaste källan till missförstånd, och den är billigare att reda ut i förväg.

Gör rollen till en rutin i stället för en risk

Sammanfattat: rollen handlar om system, inte om skruvar. Den tar tre till sjutton timmar i månaden beroende på storlek. Den får vara extern, men bara om personen har tid, insyn och mandat. Och den ska ha en namngiven ersättare, för dagen någon slutar är den dagen det blir dyrt. Sätt ett återkommande möte i kalendern, kör de sju punkterna, och skriv fem rader i loggen varje gång. Det är hela skillnaden mellan en roll som utövas och en roll som bara står på ett papper.

Har du protokoll, kompetensuppgifter och avvikelser utspridda i pärmar, mejl och tre olika mobiler blir månadsrutinen tyngre än den behöver vara. Vill du samla jobb, egenkontroll och tidrapport på ett ställe kan du testa OdinTask gratis i 14 dagar och köra nästa månadsgenomgång direkt i systemet.