Egenkontrollprogram el: 9 punkter som måste finnas med

De flesta elföretag har ett egenkontrollprogram. Färre har ett som faktiskt beskriver hur de jobbar. Skillnaden märks först vid en granskning, och då är det för sent att skriva om. Här är de nio delar programmet ska innehålla, med en rubrikstruktur du kan kopiera rakt av och de brister som oftast fäller ett program.

Vad egenkontrollprogrammet ska göra

Elsäkerhetslagen kräver att ett företag som utför elinstallationsarbete har ett egenkontrollprogram. Poängen är inte dokumentet i sig. Poängen är att företaget ska kunna visa hur det säkerställer att arbetet blir rätt utfört, av rätt person, med rätt kontroll efteråt.

Det ger två krav som styr allt annat. Programmet ska vara anpassat till er verksamhet, och det ska gå att följa i vardagen. En generisk mall från en branschsida uppfyller det första kravet dåligt och det andra ännu sämre. En pärm på 90 sidor uppfyller inget av dem, eftersom ingen läser den.

Riktmärket är tio till tjugo sidor för ett litet företag, med bilagor som lever separat: kompetensmatris, instrumentförteckning och protokollmallar. Bilagorna ändras ofta, huvuddokumentet sällan. Håll dem isär så slipper du versionera hela programmet varje gång en lärling börjar.

De nio delarna

1. Organisation och ansvar

Vem är vem, med namn. Vem är utsedd elinstallatör för regelefterlevnad och vilken auktorisation har personen. Vem är ersättare vid semester och sjukdom. Vilka arbetsledare finns och vad har de mandat att besluta om. Ta med ett enkelt organisationsschema och skriv datum. Titlar utan namn är den vanligaste anledningen till att den här delen underkänns.

2. Verksamhetstyper och avgränsning

Vilka verksamhetstyper är företaget registrerat för, och vad tar ni därmed inte? Skriv ut avgränsningen: högspänning, Ex-klassade miljöer, hissar, laddstationer, solcellsanläggningar, båtar och husvagnar. Den som säljer jobben ska kunna läsa den här sidan och veta när svaret är nej. Det är en säljregel lika mycket som en säkerhetsregel.

3. Kompetenskrav och kompetensmatris

En tabell med namn i vänsterkolumnen och arbetsuppgifter på raden. För varje ruta: får utföra självständigt, får utföra under ledning, eller får inte utföra. Ta med lärlingar, inhyrda och underentreprenörer. Skriv hur introduktionen av en ny montör går till och vem som godkänner att någon får jobba självständigt. Matrisen ska ha ett datum och en ansvarig som uppdaterar den.

4. Arbetsrutin från order till färdiganmälan

Beskriv flödet ni faktiskt har: order tas emot, arbetet planeras och riskbedöms, föranmälan görs till nätägaren där det krävs, arbetet utförs, kontroll före ibruktagning genomförs, dokumentation lämnas till kund och färdiganmälan skickas. Peka ut vem som gör vad i varje steg. Om ni har olika flöden för service och entreprenad, beskriv båda. Ett påhittat gemensamt flöde hjälper ingen.

5. Kontroll före ibruktagning

Här ska det stå vad som kontrolleras, med vilken metod, mot vilket gränsvärde och hur det dokumenteras. Okulär kontroll först, sedan mätning och provning. Kravet på vad som ska kontrolleras och vilka värden som gäller följer av elinstallationsreglerna, SS 436 40 00, och av produktstandarderna. Kontrollera vilken utgåva som är aktuell innan du skriver in siffror i din egen mall.

Protokollet ska innehålla mätvärden, inte bara kryss. Ett protokoll där det står OK på varje rad bevisar bara att någon har en penna.

6. Mätinstrument och kalibrering

En förteckning över alla instrument med typ, serienummer, vem som har det, senaste kalibrering och nästa kalibrering. Skriv vilket intervall ni tillämpar och varför. Tillverkarens rekommendation, ofta tolv månader, är en rimlig utgångspunkt. Ta med rutinen för funktionskontroll före användning och regeln att ett instrument som tappats i golvet eller passerat kalibreringsdatum tas ur bruk direkt.

7. Avvikelsehantering

Definiera vad som är en avvikelse i ert företag: fel som upptäcks vid kontroll, tillbud, felleveranser, klagomål från kund och arbeten som inte kunde slutföras enligt plan. Beskriv hur avvikelsen rapporteras, vem som bedömer den, hur den åtgärdas och hur ni följer upp att åtgärden fungerade. Ta med en enkel logg med datum, beskrivning, ansvarig och status. Utan logg går det inte att visa att systemet lever.

8. Dokumentation och arkivering

Vad sparas, var, hur länge och vem har åtkomst. Egenkontrollprotokoll, för- och färdiganmälningar, installationsmedgivanden, riskbedömningar, kompetensbevis och den dokumentation som lämnas till kunden. Skriv en konkret sökväg eller mappstruktur, inte i vårt system. Ta också med hur ni hanterar en förfrågan: om någon ringer och vill ha protokollet till ett jobb från förra året, hur lång tid tar det att få fram?

9. Revision av programmet självt

Hur ofta granskas programmet, av vem, och vad utlöser en uppdatering utanför schemat? Nya föreskrifter, ny utgåva av elinstallationsreglerna, ny verksamhetstyp, ny organisation eller ett allvarligt tillbud. Ha en versionstabell längst fram med versionsnummer, datum, vad som ändrades och vem som godkände. Den tabellen är det första en granskare tittar på.

Rubrikstruktur att kopiera

1. Syfte och omfattning
2. Företagsuppgifter och registrering, med verksamhetstyper
3. Organisation och ansvar, inklusive utsedd elinstallatör och ersättare
4. Avgränsning: arbeten vi inte utför
5. Kompetenskrav, introduktion av nyanställda och kompetensmatris som bilaga
6. Arbetsrutin: order, planering, riskbedömning, utförande, kontroll, överlämning
7. Föranmälan och färdiganmälan mot nätägare
8. Kontroll före ibruktagning: okulär kontroll, mätning, provning, protokollmall som bilaga
9. Mätinstrument: förteckning, kalibrering, funktionskontroll
10. Avvikelsehantering och förbättring, avvikelselogg som bilaga
11. Dokumentation, arkivering och åtkomst
12. Regelbevakning: hur vi fångar upp nya krav
13. Revision av programmet, versionstabell
14. Bilagor

Fjorton rubriker, nio innehållsdelar. Struktur och innehåll är inte samma sak, och du behöver inte tvinga in dem i varandra.

De vanligaste bristerna

• Mallen är inte anpassad. Programmet innehåller avsnitt om högspänning fast företaget bara gör bostäder, och saknar avsnitt om laddstationer fast ni monterar tio i månaden.
• Ingen kompetensmatris. Det står att personalen ska ha tillräcklig kompetens, men ingenstans står det vem som får göra vad.
• Protokoll utan mätvärden. Bara godkänt i varje ruta. Ingen kan i efterhand se om något mättes.
• Instrumentlistan saknas eller är gammal. Kalibreringsdatum har passerat på hälften av instrumenten, och två av dem finns inte längre i företaget.
• Avvikelser finns bara muntligt. Alla vet att det gick fel på Storgatan, men inget står skrivet, och samma fel upprepas.
• Ingen namngiven ersättare. Programmet faller ihop den vecka installatören är på semester.
• Ingen versionshistorik. Dokumentet är daterat för flera år sedan och har aldrig reviderats, trots att verksamheten ändrats.
• Personalen känner inte till det. Fråga en montör var programmet finns. Kan hon inte svara är programmet inte infört, oavsett hur välskrivet det är.

Den sista är den allvarligaste och den enklaste att åtgärda. En halvtimmes genomgång på ett morgonmöte, och att programmet ligger där montörerna redan är, löser den.

Räkneexempel: vad kostar programmet

Att skriva ett användbart program från grunden tar erfarenhetsmässigt tio till tjugo timmar. Räkna med 14 timmar och en självkostnad på 780 kr i timmen, alltså 10 920 kr som engångskostnad. Underhållet är ungefär en timme i månaden, 780 kr, eller 9 360 kr om året. Första året kostar det alltså omkring 20 280 kr.

Ställ det mot alternativet. Ett företag med sex montörer som måste stoppa arbeten i två dagar för att reda ut dokumentation förlorar 6 gånger 8 timmar gånger 2 dagar, alltså 96 debiterbara timmar. Med 795 kr i timmen är det 76 320 kr i utebliven fakturering, och då är administrationen kring ärendet inte inräknad. Ett föreläggande kan dessutom förenas med vite, och vitesbeloppet framgår av beslutet. Kontrollera nivån i ditt eget ärende i stället för att utgå från vad någon sagt i fikarummet.

När programmet är mer arbete än nytta

Ett ärligt förbehåll: om du är ensam elektriker med tre jobb i veckan kommer ett nio-delat program aldrig att bli en levande rutin. Skriv då en kortversion på fem sidor som täcker samma nio områden men på en enda sida vardera, och lägg krutet på två saker som betyder mest i praktiken: protokoll med riktiga mätvärden och en instrumentlista med aktuella kalibreringsdatum. Det är de två som en granskare frågar efter först, och det är de två som faktiskt gör installationerna säkrare.

Omvänt: växer ni över tio montörer räcker inte ett dokument. Då behöver rutinerna sitta i det system där jobben ändå hanteras, annars kommer protokollen aldrig in.

Så får du programmet att leva

Ett egenkontrollprogram är inte en pärm, det är en vana. De nio delarna beskriver vanan: vem som får göra vad, hur ni kontrollerar, hur ni mäter, vad ni gör när det blir fel och hur ni sparar spåret. Skriv kort, datera allt, och bygg in protokollet i arbetsordern så att det inte går att stänga ett jobb utan mätvärden. Då blir programmet något montörerna följer utan att tänka på det, i stället för ett dokument någon letar efter dagen brevet kommer.

Vill du ha egenkontroll, checklistor och signerade protokoll direkt i mobilen på varje jobb, med spår som går att söka fram flera år senare, kan du skapa ett gratiskonto i OdinTask och lägga upp era nio delar som mallar redan i veckan.