E-faktura till kommun och stat: kraven du måste klara

Fakturan till kommunen försvann. Ingen betalning, ingen fråga, inget mejl. Den studsade tillbaka i ett system du inte visste fanns. Fakturor till offentlig sektor ska vara e-fakturor i ett bestämt format, och de avvisas maskinellt så fort ett obligatoriskt fält saknas. Här är vad som krävs, hur du kommer igång och de sex fel som stoppar flest fakturor.

Vad lagen faktiskt kräver

Lagen om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling innebär två saker. Alla fakturor som kommer ur en offentlig upphandling ska vara elektroniska och följa den europeiska standarden för e-faktura, om inte du och myndigheten uttryckligen har avtalat om en annan standard — vilket lagen tillåter men som är ovanligt för mindre leverantörer. Och den upphandlande myndigheten ska kunna ta emot dem.

Det gäller staten, kommuner, regioner samt kommunala och statliga bolag som är upphandlande myndigheter. Det gäller oavsett hur litet uppdraget är. Byter du ett dörrhandtag på en skola för 1 400 kr är det en upphandling i lagens mening. Myndigheten för digital förvaltning, DIGG, har tillsyn över reglerna.

Det finns ingen beloppsgräns och inget generellt undantag för småföretag. Däremot finns flera vägar att uppfylla kravet, och en av dem kostar noll kronor. Mer om den längre ner.

En pdf är inte en e-faktura

Det här är den vanligaste missuppfattningen och den dyraste. En pdf som mejlas är en bild av en faktura. En e-faktura är strukturerad data: fält som ett system kan läsa, matcha mot en inköpsorder och kontera utan att en människa tittar på den.

Blanda inte heller ihop det med bankernas e-faktura till privatpersoner. Det är en annan tjänst för ett annat ändamål. Den offentliga e-fakturan går genom Peppol.

Peppol på tre minuter

Peppol är ett europeiskt nätverk för att skicka handelsdokument. Tre begrepp räcker för att förstå det.

• Accesspunkt. Din väg in i nätverket. Du kopplar inte upp dig direkt utan går via en operatör, oftast din systemleverantör. Fortnox och Visma har det inbyggt, liksom de flesta faktureringssystem.
• Peppol-ID. Din adress i nätverket. För svenska företag skrivs den normalt som 0007 följt av kolon och organisationsnumret utan bindestreck, alltså 0007:5561234567. Prefixet 0007 betyder svenskt organisationsnummer.
• Peppol BIS Billing 3. Formatet, alltså vilka fält som ska finnas och vad de heter. Det bygger på den europeiska standarden. SFTI publicerar de svenska rekommendationerna för hur offentlig sektor tillämpar det.

Praktiskt behöver du inte kunna något av detta. Du behöver ett system som är anslutet, och rätt uppgifter i kundregistret.

Uppgifterna du måste ha innan du börjar jobba

Här ligger kärnan i hela artikeln. Nästan alla avvisningar beror på uppgifter som skulle ha samlats in vid beställningen, inte vid faktureringen.

1. Rätt juridisk person. En kommun har ett organisationsnummer, men det kommunala bostadsbolaget, energibolaget och fastighetsbolaget har egna. Fråga vem som är fakturamottagare, inte vem som ringde.
2. Mottagarens Peppol-ID. Din accesspunkt kan slå upp det på organisationsnumret. Gör det före första fakturan, inte efter.
3. Köparens referens. Kallas beställarreferens, referenskod eller bara referens. Ofta en kort kod som HJ4712, ibland ett personnamn plus enhet. Fältet är obligatoriskt hos i princip alla svenska myndigheter, och saknas det avvisas fakturan.
4. Inköpsordernummer, om myndigheten kör orderstyrd fakturamatchning. Då måste ordernumret finnas på fakturan och beloppen rymmas inom ordern.
5. Avtals- eller objektsnummer, om det står i avtalet eller avropet.
6. Vilka bilagor som krävs. Tidsedlar, egenkontroll och fotodokumentation ska ofta bifogas i fakturan, inte skickas separat i ett mejl.

Lägg in fälten i arbetsordern så att de följer med hela vägen. En referenskod som bara finns i en sms-tråd är en referenskod som kommer att saknas.

Steg för steg: från noll till godkänd e-faktura

1. Kolla vad ditt system klarar. Fråga leverantören om ni kan skicka Peppol BIS Billing 3. Svaret ja, vi kan skicka e-faktura räcker inte. Fråga efter formatnamnet.
2. Anslut till en accesspunkt. Sker via systemleverantören. Räkna med några dagars ledtid och antingen en mindre månadsavgift eller ett styckpris per faktura.
3. Registrera ditt eget Peppol-ID. Accesspunkten registrerar dig i nätverkets katalog så att andra kan hitta dig. Notera ditt ID och lägg det i offertmallen.
4. Komplettera kundkortet. Organisationsnummer, Peppol-ID, referens, ordernummer, avtalsnummer. Ett kundkort per juridisk person, inte ett per kontaktperson.
5. Skicka en testfaktura på ett litet belopp. Helst det första riktiga jobbet. Följ upp inom tre dagar och kontrollera att den syns i myndighetens system.
6. Sätt upp bevakning av avvisningar. Bestäm vem som läser statusmeddelandena och hur ofta. Det här steget hoppar nästan alla över, och det är det som kostar pengar.
7. Har du bara några enstaka fakturor per år, kolla om myndigheten erbjuder en kostnadsfri leverantörsportal där du knappar in fakturan manuellt. Portalen skapar en riktig e-faktura. Nackdelen är dubbelarbete och att fakturan inte hamnar i din egen reskontra, men vid tre fakturor om året är det rätt val.

Sex avvisningsorsaker och vad du gör åt dem

Två fel till är värda att känna till. Ett fakturadatum framåt i tiden avvisas av många system. Och en faktura där betalningsreferensen inte matchar bankgirot i fakturahuvudet kan fastna i betalningsledet även efter att den godkänts formellt.

Vad en avvisad faktura kostar

Räkna på en faktura på 68 400 kr till en kommun med 30 dagars betalningsvillkor.

• Fakturan skickas dag 0 och avvisas dag 3 på grund av saknad referens.
• Ingen bevakar avvisningsmeddelandet. Du upptäcker det dag 12 när du går igenom kundreskontran.
• Rättad faktura skickas dag 13. Nu startar en ny 30-dagarsfrist. Betalningen kommer dag 43 i stället för dag 30.
• Tretton dagars extra kredit på 68 400 kr till 9 procents checkkreditränta: 68 400 × 9 % × 13/365 = 219 kr.
• Administration: cirka 50 minuter för felsökning, samtal och ny faktura. Med 700 kr i timkostnad blir det 583 kr.
• Total kostnad per avvisning: 802 kr.

Har du 18 sådana under ett år kostar det ungefär 14 400 kr. Det är ingen katastrof, men det är en montörsvecka i marginal. Den verkliga risken är den faktura som avvisas i februari och upptäcks i maj, när referenspersonen slutat och beställningen inte längre går att rekonstruera.

Notera också detta: betalningsfristen räknas från att en korrekt faktura kommit in. En avvisad faktura startar ingen klocka, och du kan inte kräva dröjsmålsränta för tid som gått medan fakturan var fel. Det är ett starkare argument för bevakning än själva räntan.

Tre specialfall: ÄTA, kreditfaktura och rot

ÄTA-arbeten

Kör myndigheten orderstyrd matchning måste beställningen utökas innan du fakturerar tillägget. En faktura som överstiger ordern med 8 000 kr fastnar även om arbetet beställts muntligt av platschefen. Begär utökad order skriftligt samma dag som ändringen beslutas, och fakturera först när den kommit.

Kreditfaktura

Kreditfakturan ska hänvisa till ursprunglig faktura med nummer och datum och ha samma momsuppgifter. Kreditera aldrig genom att skicka en ny faktura med minustecken utan referens. Den kommer tillbaka.

Rot-avdrag

Rot finns inte i kommunala uppdrag. Skattereduktionen gäller arbete i bostad som en privatperson äger. Fakturerar du kommunen är det full arbetskostnad utan reduktion. Omvänd byggmoms gäller normalt inte heller, eftersom en kommun i regel inte säljer byggtjänster vidare, men bedöm varje fall för sig eftersom kommunala bolag kan hamna annorlunda.

När kravet blir en fördel

Det låter som byråkrati, och första fakturan är det. Men en e-faktura som går igenom betalas ofta snabbare än en pappersfaktura, eftersom den aldrig behöver skannas, tolkas eller läggas i en hög. Myndigheter ska dessutom betala inom 30 dagar. Är dina uppgifter rätt från början är offentliga kunder bland de mest pålitliga betalarna du kan ha.

Nackdelen ska också sägas: har du en enda kommunkund och tre fakturor om året är en accesspunkt med månadsavgift svår att räkna hem. Använd leverantörsportalen tills volymen motiverar något annat.

Sammanfattning och nästa steg

Kraven på e-faktura till offentlig sektor är i grunden tre: rätt format, rätt mottagaradress och rätt referens. Två av dem löser systemet åt dig. Den tredje är ett fältvärde som någon måste fråga efter innan jobbet börjar, och det är där nästan alla problem uppstår. Ska du välja lösning är genomgången av e-faktura och Peppol i vardagen en bra start.

Det praktiska greppet är att göra referens och ordernummer till obligatoriska fält på arbetsordern, så att ingen kan stänga ett jobb utan dem. Då följer uppgifterna med till fakturan automatiskt och avvisningarna slutar. Prova OdinTask gratis i 14 dagar och lägg in fälten på dina offentliga kunder.