BAS-kontoplan för hantverkare: kontona du faktiskt använder
Du får kontoplanen från byrån. Den är 180 rader lång och du känner igen kanske tio konton. Resten är sådant ett hantverksbolag aldrig rör. Här är de konton du faktiskt använder, vad som ska ligga var, och tre verifikat konterade rad för rad.
En not innan vi börjar: kontonumren nedan följer BAS-kontoplanen i dess vanligaste utformning. Underkontonas namn och nummer skiljer sig något mellan BAS-årgångar, och standardkontoplanerna i Fortnox och Visma är inte identiska. Stäm av mot din egen kontoplan innan du börjar kontera, och fråga byrån i stället för att gissa när du är osäker på ett nummer.
Varför ett fyrtiotal konton räcker
Ett hantverks-AB gör i praktiken sju saker som ska bokföras: säljer arbete och material, köper in material, anlitar underentreprenörer, betalar löner, kör bil, betalar för lokal och abonnemang, och redovisar moms och skatt. Varje sådan sak behöver ett till fyra konton. Det blir ett fyrtiotal konton, varav ett tjugotal används varje månad — resten dyker upp först vid bokslut eller när något ovanligt händer.
Fler konton är inte finare. Ju fler konton du har, desto fler ställen kan samma typ av kostnad hamna på, och desto svårare blir det att jämföra ett år med nästa. Om du inte kan svara på frågan "vad är skillnaden mellan de här två kontona" så ska du bara ha ett av dem.
Balansräkningen: konto 1000–2999
Tillgångarna (1000-serien)
Här ligger det du äger och det du har till godo. För ett hantverksbolag handlar det om verktyg och bilar, kundfordringar, ROT-fordran på Skatteverket, skattekontot och banken. Anläggningstillgångar (1220, 1240) skrivs av över nyttjandetiden — inköp under ett halvt prisbasbelopp får du normalt kostnadsföra direkt som förbrukningsinventarie i stället, men kontrollera aktuell gräns hos Skatteverket eftersom prisbasbeloppet ändras varje år.
Skulderna och eget kapital (2000-serien)
Det du är skyldig andra. Leverantörsskulder, moms, personalens skatt, arbetsgivaravgifter, semesterlöneskuld, förskott från kunder. Momskontona är de som oftast är fel: utgående moms krediteras när du säljer, ingående moms debiteras när du köper, och vid varje momsdeklaration flyttar du båda till 2650 så att de nollställs.
Resultaträkningen: konto 3000–8999
3000-serien är intäkter, 4000-serien är material och underentreprenad, 5000- och 6000-serien är övriga externa kostnader, 7000-serien är personal och avskrivningar, 8000-serien är finansiellt och skatt. Den gränsdragning som ställer till mest problem i hantverksbolag går mellan 4010 och 5410: material som går in i kundens jobb hör hemma på 4010, verktyg och förbrukning som stannar hos dig hör hemma på 5410 respektive 5460.
Kontona du faktiskt använder
| Konto | Namn | Det här ska ligga här |
|---|---|---|
| 1220 | Inventarier och verktyg | Maskiner och verktyg över gränsen för direktavdrag |
| 1229 | Ack. avskrivningar inventarier | Motkonto till 1220, byggs på vid varje bokslut |
| 1240 | Bilar och andra transportmedel | Köpt servicebil eller skåpbil (leasad bil ligger inte här) |
| 1470 | Pågående arbeten | Nedlagd tid och material på ej slutfakturerade projekt |
| 1510 | Kundfordringar | Fakturerat men obetalt — kundens del av fakturan |
| 1513 | Kundfordringar, delad faktura | ROT- och RUT-delen som Skatteverket ska betala |
| 1630 | Avräkning skatter och avgifter | Skattekontot: F-skatt, arbetsgivaravgifter, moms in och ut |
| 1650 | Momsfordran | När ingående moms överstiger utgående i en period |
| 1730 | Förutbetalda försäkringspremier | Företagsförsäkring som löper in i nästa räkenskapsår |
| 1790 | Övriga förutbetalda kostn. / upplupna intäkter | Samlingskonto vid bokslut för poster utan eget konto |
| 1930 | Företagskonto | Bankkontot. Ska stämma mot kontoutdraget på öret |
| 2081 | Aktiekapital | Rörs bara vid nyemission eller nedsättning |
| 2091 | Balanserad vinst eller förlust | Ackumulerat resultat efter bolagsstämmans beslut |
| 2099 | Årets resultat | Sätts vid bokslut, förs om till 2091 året därpå |
| 2420 | Förskott från kunder | A conto och handpenning för jobb du inte utfört än |
| 2440 | Leverantörsskulder | Grossistfakturor, underentreprenörer, allt obetalt |
| 2510 | Skatteskulder | Beräknad bolagsskatt vid bokslut |
| 2611 | Utgående moms 25 % | Momsen på det du fakturerar |
| 2641 | Debiterad ingående moms | Momsen på det du köper |
| 2650 | Redovisningskonto för moms | Hit flyttas 2611 och 2641 vid varje deklaration |
| 2710 | Personalskatt | Skatteavdraget du dragit på lönen men ännu inte betalat |
| 2731 | Avräkning sociala avgifter | Arbetsgivaravgifter att betala in nästa månad |
| 2920 | Upplupna semesterlöner | Intjänad men ej uttagen semester |
| 2990 | Övriga upplupna kostnader | Bokslutsposter: revisorsarvode, december-el, bonus |
| 3041 | Försäljning tjänster, 25 % moms | Arbetstiden du fakturerar |
| 4010 | Inköp material och varor | Material som går in i kundens jobb |
| 4600 | Legoarbeten och underentreprenader | Inhyrd elektriker, plattsättare, grävare |
| 5410 | Förbrukningsinventarier | Verktyg under gränsen: batteridriven skruvdragare, stege |
| 5460 | Förbrukningsmaterial | Skruv, tejp, slippapper, engångshandskar |
| 5480 | Arbetskläder och skyddsmaterial | Skyddskläder med firmatryck, hjälm, skyddsskor |
| 5611 | Drivmedel för personbilar | Diesel och bensin till servicebilen |
| 5615 | Leasingavgifter personbilar | Månadsavgiften på leasingbilen |
| 6110 | Kontorsmateriel | Papper, pärmar, skrivartoner |
| 6212 | Mobiltelefon | Abonnemang till montörernas telefoner |
| 6310 | Företagsförsäkringar | Ansvars-, egendoms- och entreprenadförsäkring |
| 6530 | Redovisningstjänster | Byråns arvode för löpande bokföring |
| 6540 | IT-tjänster | Molnabonnemang: fältsystem, ritprogram, lagring |
| 7010 | Löner till kollektivanställda | Montörernas bruttolön |
| 7510 | Lagstadgade sociala avgifter | Arbetsgivaravgifter på utbetald lön |
| 7832 | Avskrivningar inventarier | Årets avskrivning på 1220 |
| 8910 | Skatt på årets resultat | Bolagsskatten, motkonto 2510 |
Tre verifikat, konterade rad för rad
Verifikat 1: kundfaktura utan ROT
Ett företagsjobb: 40 000 kr arbete och 20 000 kr material, alltså 60 000 kr exklusive moms. Med 25 % moms blir fakturan 75 000 kr.
| Konto | Text | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 1510 | Kundfordringar | 75 000 | |
| 3041 | Försäljning tjänster 25 % | 60 000 | |
| 2611 | Utgående moms 25 % | 15 000 |
Vill du kunna följa materialmarginalen separat lägger du materialintäkten på ett eget intäktskonto i stället för att slå ihop allt på 3041. Det är den enda uppdelning i intäktsledet som brukar löna sig — då kan du ställa materialintäkten mot 4010 och se om påslaget håller.
Verifikat 2: grossistfaktura på material
Faktura från grossisten på 12 500 kr inklusive moms: 10 000 kr material och 2 500 kr moms.
| Konto | Text | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 4010 | Inköp material och varor | 10 000 | |
| 2641 | Debiterad ingående moms | 2 500 | |
| 2440 | Leverantörsskulder | 12 500 |
När fakturan betalas 30 dagar senare kommer verifikat två: 2440 debet 12 500 och 1930 kredit 12 500. Ingen moms rörs vid betalningen — momsen togs redan när fakturan bokfördes. Det här är faktureringsmetoden. Företag med nettoomsättning under en viss gräns får i stället använda bokslutsmetoden, där momsen redovisas när fakturan betalas — kontrollera aktuell omsättningsgräns hos Bokföringsnämnden och Skatteverket. Gränsen beror på omsättningen, inte på bolagsformen.
Verifikat 3: löneutbetalning
En montör med 42 000 kr i bruttolön. Räkneexemplet nedan använder 30 % skatteavdrag och 31,42 % arbetsgivaravgift. Båda siffrorna ändras — kontrollera aktuell skattetabell och aktuell avgiftsnivå hos Skatteverket innan du använder dem skarpt.
| Konto | Text | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 7010 | Löner kollektivanställda | 42 000 | |
| 2710 | Personalskatt | 12 600 | |
| 1930 | Företagskonto (nettolön) | 29 400 | |
| 7510 | Lagstadgade sociala avgifter | 13 196 | |
| 2731 | Avräkning sociala avgifter | 13 196 |
Uträkningen: 42 000 × 0,3142 = 13 196 kr i arbetsgivaravgift. Den kostar dig alltså 55 196 kr att betala ut 29 400 kr netto. Månaden därpå ska 12 600 + 13 196 = 25 796 kr redovisas och betalas, och det blir två verifikat. Vid deklarationen: 2710 debet 12 600, 2731 debet 13 196, 1630 kredit 25 796. Vid själva inbetalningen: 1630 debet 25 796, 1930 kredit 25 796.
Fem konteringsfel som kostar pengar
- Allt material på 4010. Skruvdragaren du köpte till firman är inte kundens material. Den hör hemma på 5410. Blandar du ihop dem ser bruttomarginalen bättre ut än den är, och du fattar fel beslut om påslag.
- ROT-delen bokförd som rabatt. Om du drar av ROT-beloppet från intäkten i stället för att lägga det som fordran på 1513 tappar du både intäkt och spårbarhet. Fordran ska stå kvar i balansräkningen tills Skatteverket betalat.
- Full moms på leasad personbil. På leasingavgiften för personbil får normalt bara halva momsen lyftas, och då bara om bilen används i verksamheten i mer än ringa omfattning — annars finns inget avdrag alls. Momsen på drift och drivmedel behandlas separat. Kontrollera villkoren och gränsen för ”ringa omfattning” hos Skatteverket; reglerna skiljer sig mellan personbil och lätt lastbil.
- Ägarens privata kvitton i bolaget. I ett aktiebolag är privata utlägg inte bolagets kostnad. Har du lagt ut privat för bolagets räkning ska det bokas som skuld till dig, inte som kostnad.
- Momskontona nollställs aldrig. Om 2611 och 2641 växer år efter år har någon glömt att bokföra momsdeklarationen mot 2650. Det syns direkt i balansräkningen och är alltid fel.
Konton som lurar dig i deklarationen
Vissa kostnader är bokföringsmässigt kostnader men skattemässigt inte avdragsgilla. De ska ligga på egna konton så att byrån hittar dem vid deklarationen i stället för att leta manuellt.
- Representationsmåltider — hela kostnaden är normalt ej avdragsgill vid inkomstbeskattningen, medan viss moms får lyftas på ett begränsat underlag per person. Kontrollera aktuella belopp och vad som gäller för enklare förtäring hos Skatteverket. Bokför på egna konton i 6070-serien så att byrån hittar dem.
- Kostnadsränta på skattekontot — inte avdragsgill. Intäktsräntan på skattekontot är på motsvarande sätt skattefri.
- Medlemsavgift till branschorganisation — själva medlemsavgiften är normalt inte avdragsgill, medan serviceavgiften ofta är det. Fakturan är oftast uppdelad; dela upp den i bokföringen också.
- Vanliga kläder — jeans och t-shirt är förmån även om de används på jobbet. Skyddskläder och kläder med tydlig firmalogotyp är en annan sak.
Håll kontoplanen kort, och koppla den till verkligheten
Det är inte kontoplanen som är jobbet. Jobbet är att varje verifikat hamnar rätt, i tid, med underlag. Den vanligaste orsaken till en dyr bokslutsfaktura är inte krångliga konton utan kvitton som saknas, projekt som ingen kan säga om de är slutfakturerade, och timmar som aldrig rapporterades. Om tid, material och foton fångas ute på jobbet och följer med in i fakturan blir konteringen nästan automatisk. Har du redan ordning på det, koppla ihop fältsystemet med Fortnox eller Visma och låt fakturorna gå över med rätt konton från början. Vill du se hur det fungerar i praktiken kan du testa OdinTask gratis i 14 dagar och köra ett riktigt jobb hela vägen från offert till bokförd faktura. Ska du dessutom hantera ROT-fakturor är konteringen lite annorlunda — den går vi igenom i guiden om att kontera ROT-fakturor.
Vanliga frågor
Hur många konton behöver ett hantverks-AB i BAS-kontoplanen?
I praktiken räcker ett fyrtiotal konton för ett hantverksaktiebolag, varav ett tjugotal används varje månad: intäktskonto för tjänst och material, 4010 för material och 4600 för underentreprenad, kostnadskonton för bil, verktyg, lokal och abonnemang, löne- och avgiftskonton i 7000-serien samt balanskontona för kundfordringar, leverantörsskulder, moms och skatt. Fler konton gör bara det svårare att jämföra år mot år. Lägg bara till ett konto när du kan förklara vad som skiljer det från de du redan har.
Vad är skillnaden mellan konto 4010 och konto 5410?
Konto 4010 Inköp material och varor används för material som går in i kundens jobb och som du fakturerar vidare, till exempel rör, kabel eller kakel. Konto 5410 Förbrukningsinventarier används för verktyg och utrustning som stannar i företaget och som är för billiga för att skrivas av, till exempel en skruvdragare eller en stege. Blandar du ihop dem blir bruttomarginalen på jobben missvisande och du sätter fel påslag.
På vilket konto bokför man ROT-avdraget?
Den del av fakturan som Skatteverket ska betala läggs som en egen fordran, vanligen på konto 1513 Kundfordringar delad faktura, medan kundens del ligger kvar på 1510 Kundfordringar. Hela fakturabeloppet är intäkt och momsen beräknas på hela beloppet — ROT-avdraget är en skattereduktion hos kunden, inte en prisnedsättning. När Skatteverket betalar bokas 1930 debet och 1513 kredit.
Varför ska momskontona 2611 och 2641 nollställas?
Vid varje momsdeklaration ska den utgående momsen på 2611 och den ingående momsen på 2641 flyttas över till konto 2650 Redovisningskonto för moms, så att de båda kontona går till noll för perioden. Saldot på 2650 motsvarar det du ska betala in eller få tillbaka och stäms av mot skattekontot. Om 2611 och 2641 växer år efter år har någon glömt det steget, och balansräkningen är fel.
Allt-i-ett för ditt fältserviceföretag
Bokning, offert med ROT, schema, offline-app, tidrapport och fakturering – i ditt eget varumärke.
Testa OdinTask gratis