Vad måste stå på en faktura? Kraven i momslagen 2026

En faktura måste enligt 17 kap. mervärdesskattelagen (2023:200) innehålla tolv saker: fakturadatum, ett unikt löpnummer ur en obruten serie, ditt momsregistreringsnummer, ditt och kundens namn och adress, kundens momsnummer när omvänd betalningsskyldighet eller EU-handel gäller, vad du sålt och i vilken mängd, leveransdatum eller datum för tillhandahållandet om det skiljer sig från fakturadatumet, beskattningsunderlaget per skattesats, enhetspris exklusive moms, eventuella rabatter som inte redan är avdragna, skattesatsen, och momsbeloppet i kronor. Saknas något av dem är fakturan formellt felaktig — och sedan e-fakturan tog över studsar den automatiskt i stället för att någon rättar den åt dig.

Checklistan: vad måste stå på en faktura enligt momslagen

Det här är listan i 17 kap. 24 § ML, översatt till hantverkarsvenska. Gå igenom din senaste faktura rad för rad.

Fakturanummer: obruten serie, aldrig återanvänt

Löpnumret är det krav som flest småföretagare bryter mot utan att märka det. Reglerna är enkla:

• Numret ska vara unikt. Två fakturor får aldrig ha nummer 1043.
• Serien ska vara obruten. Hoppar du från 1043 till 1045 ska du kunna förklara var 1044 tog vägen. En makulerad faktura ska finnas kvar i bokföringen, markerad som makulerad — inte raderad.
• Flera serier är tillåtet, men var och en ska vara obruten. Delar du upp i A-1001 och B-1001 måste båda löpa på för sig.
• Börja inte om vid årsskiftet om du inte har årtalet i serien. 2026-0001 fungerar. Att gå från 1043 tillbaka till 1 gör det inte.

Manuella Excel-fakturor är den vanligaste källan till dubbletter: två personer öppnar samma mall, båda tar nästa nummer. Ett system som delar ut numret vid utfärdandet gör felet omöjligt.

Fakturadatum är inte leveransdatum

Momsen redovisas i den period då tjänsten tillhandahölls, inte när du råkade skicka fakturan. Därför kräver lagen båda datumen när de skiljer sig åt.

Ett exempel: du drar el i en villa 18 juni och fakturerar 4 juli. Fakturadatum 2026-07-04, leveransdatum 2026-06-18. Momsen hör till juni. Skriver du bara ett datum har din redovisningskonsult ingen chans att periodisera rätt, och vid en kontroll ligger beloppet i fel period.

Löper jobbet över tid, ange en period: Utfört 2026-06-08 – 2026-06-18. Vid förskott anges datumet för betalningen i stället, om det är känt och skiljer sig från fakturadatumet.

Momsen ska brytas ut per skattesats

De tre svenska momssatserna är 25 procent (normalskattesatsen, allt hantverksarbete och material), 12 procent (bland annat livsmedel och hotell) och 6 procent (bland annat persontransport och böcker). För en installatör är det nästan alltid 25 procent rakt igenom — men i det ögonblick du blandar, måste fakturan visa beskattningsunderlaget separat för varje sats.

Ett totalt momsbelopp längst ned utan uppdelning per sats är en formellt ogiltig faktura, även om summan råkar bli rätt. Kunden får då inte automatiskt sitt avdrag, och det är kundens ekonomiavdelning som märker det, inte du.

Omvänd byggmoms: exakt vilken text som ska stå

Omvänd betalningsskyldighet inom byggsektorn gäller när du säljer bygg- och anläggningstjänster till en köpare som inte bara tillfälligt själv säljer sådana tjänster. Alltså: underentreprenör till huvudentreprenör. Aldrig till en privatperson. Aldrig till en fastighetsägare som bara förvaltar.

Så här ska fakturan se ut:

• Inget momsbelopp. Ingen momsrad, ingen momssats. Bara beskattningsunderlaget.
• Köparens momsregistreringsnummer ska stå på fakturan. Det är obligatoriskt här, till skillnad från en vanlig inhemsk faktura.
• Texten Omvänd betalningsskyldighet. Momslagen kräver just den uppgiften. Den gamla formuleringen omvänd skattskyldighet byttes när nya mervärdesskattelagen trädde i kraft 1 juli 2023 — den förstås fortfarande, men skriv den nya.
• Många lägger till en förtydligande rad: Omvänd betalningsskyldighet för mervärdesskatt gäller. Köparen redovisar momsen. Det är tillåtet och sparar ett telefonsamtal.

Två klassiska fel: att lägga på 25 procent moms på en faktura som skulle ha omvänd byggmoms (kunden får inte lyfta den momsen och skickar tillbaka fakturan), och att tillämpa omvänd byggmoms mot en beställare som inte är byggföretag (då blir du skyldig momsen ändå). Fråga alltid beställaren skriftligt och spara svaret. Osäker på gränsdragningen — läs Skatteverkets vägledning på skatteverket.se.

F-skatt: inte momslagen, men raden som stoppar din betalning

Här är en sak nästan alla artiklar slarvar med: uppgiften om F-skatt är inget momslagskrav. Den kommer från skatteförfarandelagen. Regeln är att en utbetalare måste göra skatteavdrag på ersättning för arbete om mottagaren inte är godkänd för F-skatt.

Konsekvensen är praktisk och dyr: står det inget om F-skatt på din faktura kan beställaren välja att hålla inne 30 procent i preliminärskatt — helt lagligt, eftersom uppgiften saknas. Du får ut resten, och pengarna kommer tillbaka först vid deklarationen.

Skriv därför alltid Godkänd för F-skatt, eller Innehar F-skattsedel, i sidfoten. Ett företag som bara har FA-skatt ska skriva det. Och kom ihåg att uppgiften måste vara sann vid faktureringstillfället — beställare kontrollerar den mot Skatteverkets register, och en återkallad F-skatt märks direkt.

När räcker en förenklad faktura?

En förenklad faktura får användas när fakturans totalbelopp inte överstiger 4 000 kronor inklusive moms. Den ska ändå innehålla fyra saker: fakturadatum, uppgift om säljaren, uppgift om vad som sålts, och momsbeloppet eller uppgifter som gör att det kan räknas fram.

Den får också användas för kreditfakturor och rättelser som hänvisar till ursprungsfakturan, samt inom vissa branscher där handelsbruk gör en fullständig faktura opraktisk.

Förenklad faktura är inte tillåten vid:

• unionsintern försäljning av varor till annat EU-land
• distansförsäljning till konsument i annat EU-land
• omsättning i ett annat EU-land där köparen är betalningsskyldig

Ett råd: gör den inte till standard. Kunden behöver ofta hela underlaget för sitt eget avdrag, och en förenklad faktura duger sällan i en e-fakturakanal. Kvitton från kassaregister och parkeringsautomater är de riktiga användningsområdena.

ROT-fakturan har krav ovanpå momslagen

ROT-avdraget är 30 procent av arbetskostnaden, med ett årligt tak per person som delas med RUT. Beloppet ändras — kolla aktuell nivå hos Skatteverket. Momslagen bryr sig inte om ROT, men Skatteverkets utbetalning gör det:

• Arbetskostnaden ska särredovisas från material, resor och maskinhyra. Klumpar du ihop dem finns inget underlag för avdraget.
• Momsen räknas på hela beloppet först. Avdraget dras på arbetskostnaden inklusive moms — inte tvärtom.
• Personnummer och fastighetsbeteckning behövs för begäran om utbetalning. Bostadsrätt: föreningens organisationsnummer plus lägenhetsnummer.
• Grön teknik är ett eget system, inte en ROT-variant. Andra procentsatser, egen begäran.

Att räkna avdraget för hand i offerten och sedan igen på fakturan är där felen uppstår. I OdinTask beräknas ROT-avdraget automatiskt redan i offerten, arbetskostnaden hålls skild från material hela vägen, och husarbetes-XML:en till Skatteverket genereras ur samma faktura — så siffran kunden såg är siffran Skatteverket får.

Vad som får en redovisningskonsult att underkänna din faktura

Det är sällan lagtexten. Det är det här:

• Radtexten Enligt offert och en summa. Ingen art, ingen omfattning. Formellt ogiltigt och omöjligt att granska.
• Bara organisationsnummer, inget momsnummer. SE-prefixet och 01-suffixet saknas.
• Momsbeloppet stämmer inte på öret mot underlaget × satsen. Avrundningsfel rad för rad i stället för på totalen.
• ÄTA-arbeten inbakade i den ursprungliga raden utan eget datum. Då går det inte att se när de utfördes, och periodiseringen brister.
• Ingen hänvisning när momsen är noll. Ett tomt momsfält utan förklaring läses som ett fel, inte som ett undantag.
• Fakturan finns bara som ett mejl. Räkenskapsinformation ska bevaras i sju år enligt bokföringslagen — i det format den togs emot. En PDF i en inkorg är inte ett arkiv.

2026: den strukturella fakturan studsar av sig själv

Förr rättade kundens ekonomiavdelning ditt slarv. En PDF som saknade leveransdatum fick ett telefonsamtal och en handpåläggning. Det är på väg bort.

Sedan 1 april 2019 måste alla fakturor till svensk offentlig sektor skickas som e-faktura enligt lagen om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling — i praktiken Peppol BIS Billing 3.0. En sådan faktura valideras maskinellt mot ett regelverk innan en människa ser den. Bryter du mot en regel avvisas filen med en kod och en engelsk felsträng. Ingen ringer.

De vanligaste avvisningarna är exakt de fält vi gått igenom: momsnummer i fel format, saknat leveransdatum, momsbelopp som inte matchar underlaget per sats, eller en momsfri rad utan hänvisning. Samma sak sprider sig nu till stora privata beställare, som kör Peppol-nätverket eller BEAst-format i byggbranschen. Din faktura är inte längre ett dokument någon läser — det är data som ska passera en kontroll.

Slutsatsen är obekväm men enkel: fälten i momslagen har blivit driftskritiska. Rätt struktur betyder betalt i tid. Fel struktur betyder en avvisning du kanske inte ens ser förrän du undrar varför det är tyst.

Så rättar du en felaktig faktura

Radera aldrig. Ändra aldrig i en skickad faktura. Gör så här:

1. Utfärda en kreditfaktura med eget löpnummer som hänvisar till ursprungsfakturans nummer.
2. Utfärda en ny, korrekt faktura med nästa nummer i serien.
3. Behåll alla tre i bokföringen. Kedjan ska gå att följa.

Har momsen redan redovisats i en period, rättar kreditfakturan den i den period den utfärdas — du behöver inte lämna in en ny momsdeklaration för en ren fakturarättelse.

Betalningsvillkor är inte ett momskrav — men skriv dem ändå

Momslagen säger inget om förfallodag, bankgiro eller dröjsmålsränta. Räntelagen gör det: du har rätt till dröjsmålsränta med referensräntan plus åtta procentenheter, och vid näringsidkarfakturor även en lagstadgad förseningsersättning på 450 kronor. Mellan företag gäller som huvudregel 30 dagars betalningstid om inget annat avtalats.

Står villkoren inte på fakturan blir de svårare att driva in. Ta med förfallodag, betalsätt, referens och räntevillkor — det kostar en rad och sparar en påminnelserunda.

Gör kravlistan till något du slipper tänka på

Ingen elektriker ska behöva ha 17 kap. mervärdesskattelagen i huvudet klockan halv nio på kvällen. Poängen med att kunna listan är att kunna kontrollera att systemet gör rätt — en gång — och sedan aldrig mer.

OdinTask sätter fakturanumret, bär med sig leveransdatumet från arbetsordern, håller arbete och material isär för ROT, bryter ut momsen per sats, lägger på rätt text vid omvänd byggmoms och skickar vidare till Fortnox eller Visma. Prova gratis i 14 dagar, eller titta på prissidan först.