Rabatt hos grossist på elmaterial: så funkar avtalet

Din rabatt hos grossisten på elmaterial regleras i ett avtal som består av fyra delar, och du behöver kunna alla fyra: en bruttoprislista (leverantörens listpris per E-nummer, i praktiken bara en referenssiffra), en rabattsats per varugrupp (det är här din faktiska rabatt bestäms, och den skiljer sig kraftigt mellan kabel, dosor, kanalisation och armatur), en nettoprisfil (grossistens fil med dina verkliga inköpspriser per artikel — det enda pris du ska räkna på) och en årsbonus eller efterhandsrabatt (som betalas ut i efterhand och därför aldrig ska ligga i en offert). Du kontrollerar att du får rätt rabatt genom att varje månad ta tio rader från en verklig leverantörsfaktura och räkna baklänges: fakturerat nettopris delat med bruttopris ger den rabatt du faktiskt fick. Stämmer den inte mot avtalet på procenten är det en avvikelse du ska ta upp direkt.

De fyra delarna i ett grossistavtal

Nästan alla missförstånd om inköpspris kommer av att någon blandar ihop dessa fyra. Håll isär dem:

• Bruttopris (listpris). Leverantörens officiella pris per artikel, kopplat till E-numret. Ingen betalar det. Det är räknelinjalen som rabatten hängs på.
• Rabattsats per varugrupp. Din procentsats mot bruttopriset, satt per rabattgrupp eller varugrupp — inte en enda siffra för hela sortimentet.
• Nettopris. Bruttopris minus rabatt. Det du faktiskt betalar. Levereras som nettoprisfil.
• Årsbonus / efterhandsrabatt. En procent på årsvolymen som betalas tillbaka i efterhand, ofta i trappsteg. Påverkar inte fakturan i stunden.

Ovanpå det ligger ofta projektpriser (ett tillfälligt nettopris för ett specifikt projekt eller en specifik offert från leverantören) och kampanjpriser. Båda är tidsbegränsade och båda försvinner tyst när de löper ut. Att bygga en kalkyl på ett projektpris utan att skriva in slutdatumet i offerten är ett klassiskt sätt att förlora pengar på ÄTA sex månader senare.

Bruttoprislistan är ingen prislista — den är en referens

Bruttopriset sätts av tillverkaren eller leverantören, inte av grossisten, och det ändras löpande. En höjning av bruttopriset på en varugrupp med 6 procent slår igenom rakt in i ditt nettopris om din rabattsats är oförändrad. Rabatten är en procent, inte ett skydd.

Det är precis därför en gammal prisfil är farligare än ingen prisfil alls. Ingen prisfil gör att du ringer och frågar. En gammal prisfil ger dig ett tal som ser rätt ut, går rakt in i offerten och tyst äter marginalen på varje jobb tills någon råkar jämföra en faktura med en kalkyl.

I Sverige identifieras elmateriel med E-nummer, det sjusiffriga artikelnumret. VVS använder motsvarande RSK-nummer. Det numret är din nyckel: det är enda sättet att med säkerhet matcha en rad i en offert mot en rad i en prisfil mot en rad på en leverantörsfaktura. Egna artikelbeteckningar i stil med "kabel 3G1,5" matchar ingenting.

Rabattsatser per varugrupp: här finns pengarna

Den vanligaste dyra vanan i branschen är att prata om "sin rabatt" som en siffra. Det finns ingen sådan siffra. Du har en rabattmatris, och sortimentets tyngdpunkt avgör vad avtalet är värt. Ett exempel på hur strukturen ser ut — siffrorna är illustrativa, dina egna står i ditt avtal:

Konsekvensen: en extra procent på en grupp du köper för 20 000 kr om året är värd 200 kr. En extra procent på kabel, där du kanske omsätter 400 000 kr brutto, är värd 4 000 kr. Ta fram din egen inköpsvolym per varugrupp innan du förhandlar, annars förhandlar du hårdast om det som spelar minst roll.

Fråga också hur avtalet hanterar de artiklar som inte ligger i någon rabattgrupp. Det är där restposterna hamnar: udda armatur, adaptrar, saker som köps en gång per år till fullt eller nästan fullt pris.

Nettoprisfilen är ditt enda riktiga pris

Nettoprisfilen är grossistens leverans av dina priser: en rad per artikel, med E-nummer, benämning, förpackningsstorlek och ditt nettopris. Begär den skriftligt, begär den vid varje prisjustering, och begär att få veta hur ofta den uppdateras.

Praktiska saker att kontrollera när du får filen:

• Datum och giltighet. En fil utan datum är obrukbar. Sätt datumet i filnamnet direkt när du sparar den.
• Enhet och förpackning. Är priset per meter eller per 100 meter? Per styck eller per förpackning om 10? Faktorn 100 fel på kabel märks först på fakturan.
• Netto eller brutto med rabattkod? Vissa filer levererar bruttopris plus en rabattkod och förutsätter att ditt system räknar. Då måste rabattkodstabellen med, annars räknar du på listpris.
• Teckenkodning. Svenska filer är ofta Latin-1, inte UTF-8. Blir svenska tecken förvanskade i benämningarna har du läst filen fel, och då kan även fältgränser och prisfält vara fel.
• Täckning. Innehåller filen hela sortimentet eller bara de artiklar du köpt tidigare? Det avgör om nya artiklar i en offert får rätt pris eller inget pris alls.

Så kontrollerar du att du får den rabatt du avtalat

Detta tar tjugo minuter i månaden och är den enskilt mest lönsamma administrativa rutinen i ett elföretag. Gör så här:

1. Ta en verklig leverantörsfaktura från senaste månaden, gärna en med många rader och blandade varugrupper.
2. Välj tio rader — dina fem mest köpta artiklar plus fem slumpvisa.
3. Räkna baklänges per rad: (bruttopris − fakturerat nettopris) ÷ bruttopris = faktisk rabatt. Exempel: brutto 118,00 kr, fakturerat 53,10 kr → (118 − 53,10) ÷ 118 = 55 %.
4. Jämför mot avtalets rabattsats för den varugruppen. Avviker det på procenten, inte bara på öret, dokumentera raden med E-nummer, fakturanummer och datum.
5. Skicka avvikelselistan till din säljare med krav på kreditering bakåt, inte bara rättning framåt. Rättning framåt är det du får om du inte begär något annat.

De fem avvikelser du kommer att hitta

• Artikeln har flyttats till en annan rabattgrupp vid ett sortimentsbyte, med lägre rabatt.
• Ett projektpris eller kampanjpris har löpt ut utan besked och priset har hoppat tillbaka till standardrabatt.
• Ersättningsartikel: originalet är utgånget, ersättaren har annat E-nummer och sämre villkor.
• Fraktavgifter, småorderavgift eller emballage som inte fanns i avtalet.
• Bruttopriset har höjts mellan din offert och ditt inköp. Rabatten stämmer, priset gör det inte.

Fyra av fem av dem syns bara om du jämför faktura mot prisfil på E-nummer-nivå. Ingen av dem syns om du bara tittar på fakturans slutsumma.

Årsbonus: räkna på den, men aldrig i offerten

Årsbonusen är i regel en trappa på fakturerad årsvolym. Den betalas ut långt i efterhand och den är villkorad. Tre saker att fråga om, skriftligt:

• Räknas bonusen på brutto- eller nettoomsättning? Skillnaden är enorm.
• Räknas hela sortimentet, eller är kampanjer, projektpriser och vissa varugrupper undantagna? Undantagen brukar vara just det du köper mest av.
• Är trappan retroaktiv från första kronan när du passerar en nivå, eller gäller den bara volymen ovanför nivån?

Bonusen är resultat, inte kalkyl. Lägger du in en förväntad bonus i offertens materialpris prissätter du efter en utbetalning som kan utebli, samtidigt som du gör dig blind för att grundrabatten är för dålig.

Från gissning till verkligt inköpspris i offerten

Kedjan som faktiskt håller marginalen är kort: importera aktuell nettoprisfil → offerera på nettopris + ditt påslag → registrera material på arbetsordern med E-nummer → fotografera och matcha leverantörsfakturan mot jobbet. Då blir avvikelsen synlig på jobbet där den uppstod, medan du fortfarande kan fakturera den som ÄTA.

Det är exakt det steget systemstöd ska ta. I OdinTask läser du in grossistens prisfil per leverantör, offererar direkt på artiklarna med ditt påslag, registrerar material på jobbet i fält och fotograferar leverantörsfakturan från jobbkortet så att den kan matchas mot rätt jobb — även när flera jobb ligger på samma faktura. När en ny prisfil kommer ersätter den den gamla, och nästa offert räknar på dagens pris i stället för fjolårets. Prova gratis i 14 dagar via registrera, eller se villkoren på prissidan.

Förhandla nästa avtal med siffror i handen

Ta med tre saker till mötet med säljaren: din inköpsvolym per varugrupp de senaste tolv månaderna, avvikelselistan från dina månadskontroller, och en lista på de tjugo artiklar du köper oftast. Diskutera rabattsatsen på de tjugo raderna, inte "rabatten" i allmänhet.

Var också ärlig om vad du säljer tillbaka: förutsägbar volym, samlade leveranser, färre reklamationer, snabb betalning. Och kom ihåg att villkor som fri frakt över en beloppsgräns, hämtlager på rätt ort och en lokal säljare som svarar ibland är värda mer i kronor per år än en procentenhet på kanalisation.

Grunden är ändå oförändrad: rabatt utan uppföljning är inte ett pris, det är ett löfte. Uppföljningen är det som gör det till pengar.