Kostnad servicebil per mil: räkna ut din riktiga siffra

Kostnad servicebil per mil ligger för de flesta hantverksfirmor på 40–60 kr/mil när du räknar in allt: leasing eller värdeminskning, drivmedel eller el, försäkring, däck, service, fordonsskatt, trängselskatt, besiktning och parkering. Formeln är enkel: summera alla fasta och rörliga kostnader för ett helt år och dela med antalet mil du faktiskt kör. Men den siffran är bara halva sanningen. Körtiden — montören som sitter bakom ratten i stället för att fakturera — kostar oftast två till tre gånger mer än själva bilen. Det är den kombinerade siffran du ska ta betalt för, antingen som framkörningsavgift, inbakat i timpriset eller per mil.

Så räknar du ut kostnad servicebil per mil

Ta ett kalenderår bakåt. Inte en känsla, inte en offertmall du ärvde 2019. Öppna bokföringen och plocka fram varje krona som gick till bilen.

Dela upp i två högar:

• Fasta kostnader — de rullar på oavsett om bilen står still: leasingavgift (eller värdeminskning om du äger), försäkring, fordonsskatt, besiktning, garage eller parkeringsplats, vägassistans.
• Rörliga kostnader — de följer milen: drivmedel eller el, däck och däckbyten, service och reparationer, tvätt, trängselskatt, färjor och parkering ute på jobb.

Summera. Dela med antal mil enligt mätarställningen (1 mil = 10 km). Det är din kostnad per mil. Läs av mätaren 1 januari och 31 december — gissa inte.

Ett räkneexempel: dieselskåpbil, 2 500 mil per år

Siffrorna nedan är ett realistiskt exempel för en lätt lastbil i servicetrafik. Byt ut varenda rad mot dina egna belopp — de varierar kraftigt med bilmodell, ort, körsträcka och avtal.

Samma bil som el

Elektrifieringen flyttar kostnaden mellan raderna i stället för att ta bort den. Högre leasing, mycket lägre energikostnad, lägre fordonsskatt, mindre servicebehov — men däcken slits fortare på en tyngre bil, och försäkringen är ofta dyrare.

Två saker att notera. För det första: skillnaden är mindre än elsnacket antyder, och den kan svänga åt endera hållet beroende på hur mycket du snabbladdar publikt kontra laddar billigt i verkstaden. För det andra: elbilar är inte längre undantagna från trängselskatt, och det gamla undantaget lever kvar i många kalkyler. Aktuella belopp och regler för trängselskatt och fordonsskatt hittar du hos Transportstyrelsen, där du också kan slå upp skatten för ditt eget registreringsnummer.

Det du glömmer: värdeminskning om du äger bilen

Leasar du är kostnaden synlig varje månad. Äger du bilen är den osynlig, och därför nästan alltid underskattad.

Räkna så här: inköpspris minus realistiskt restvärde, delat med antal år du behåller bilen. En skåpbil för 350 000 kr som är värd 140 000 kr efter fem år kostar 42 000 kr per år i ren värdeminskning. Det är 16,80 kr/mil vid 2 500 mil. Lägg till räntan på lånet, eller alternativkostnaden för kapitalet om du betalade kontant.

Många enmansfirmor som kör en avbetald bil tror att bilen är gratis. Den är den inte. Den tär bara på balansräkningen i stället för på resultaträkningen, och dagen den ska bytas kommer notan i ett svep.

Momsen: skåpbil och personbil är två olika världar

Det här är den enskilt största posten som fuskas bort i småföretagskalkyler.

• Lätt lastbil, alltså skåpbil utan baksäte och sidorutor bakom förarplats: full avdragsrätt för moms på både inköp eller leasing och på driften, när bilen används i verksamheten.
• Personbil: normalt inget momsavdrag alls vid köp. Vid leasing får du dra av 50 procent av momsen på leasingavgiften om bilen används i verksamheten i mer än ringa omfattning. Moms på drivmedel och service följer den faktiska användningen.

Konsekvensen: en personbil kan kosta 20–25 procent mer i verklig kostnad per mil än en skåpbil till samma listpris. Räkna ex moms för lätt lastbil och inklusive den moms du inte får dra av för personbil, annars jämför du äpplen med päron. Detaljerna finns hos Skatteverket.

Den dyraste posten är inte bilen — det är tiden

2 500 mil per år i servicetrafik med en snitthastighet runt 45 km/h är ungefär 555 körtimmar. Det är drygt 13 minuter per mil, bakom en ratt, obetalt om du inte tar betalt för det.

Sätt din interna timkostnad för en montör: lön, sociala avgifter, semester, verktyg, overhead. Säg 550 kr/timme. Då kostar körtiden ungefär 122 kr per mil. Bilen kostade 50 kr/mil. Tiden kostar två och en halv gånger mer.

Total kostnad för att förflytta en montör en mil: cirka 170 kr i det här exemplet. Det är siffran som ska styra din prissättning, inte 50-lappen. Och det är därför en slarvig planering med två extra korsningar av stan varje dag är dyrare än nästan allt annat du kan göra fel.

Hur du tar tillbaka pengarna: tre modeller

1. Framkörningsavgift

Ett fast belopp per besök, gärna zonindelat: 0–2 mil, 2–5 mil, 5 mil och uppåt. Fungerar bäst för serviceuppdrag med korta jobb, där körningen är en stor andel av dagen.

Fördel: kunden förstår det, det syns tydligt på offerten, och det bromsar de där jobben på 20 minuter fyra mil bort. Nackdel: konsumenter jämför framkörningsavgifter mellan firmor, så den blir en prispunkt i sig med ett tak för vad marknaden accepterar. Var glasklar i offerten om avgiften tas ut per besök eller per uppdrag. Ett återbesök för ÄTA är ett nytt besök.

2. Inbakat i timpriset

Du höjer timpriset så att körningen bärs av alla debiterade timmar. Räkna: 127 000 kr i bilkostnad ska bäras av kanske 1 200 debiterbara timmar per montör och år. Det blir drygt 105 kr per debiterad timme i bara bilkostnad, innan körtiden.

Fördel: en enda siffra, inget bråk om avgifter. Nackdel: närkunden subventionerar långkunden. Kör du blandat stad och glesbygd tjänar du på att inte göra så.

3. Per mil på fakturan

Rak milkostnad som egen rad. Vanligt i entreprenad och mot företagskund, där man är van vid det. Var beredd att motivera beloppet. Och blanda inte ihop det med Skatteverkets schablon för milersättning: den handlar om skatt på en utbetalning till en anställd, inte om vad ett uppdrag kostar ditt företag.

De flesta som får ihop ekonomin kombinerar: en framkörningsavgift som täcker uppstart och första zonen, plus en milkostnad över en viss gräns. Tänk på att ROT-avdraget bara gäller arbete utfört i eller i anslutning till bostaden — resekostnad och framkörning är normalt inte ROT-grundande. Lägg dem som egen rad så att avdragsunderlaget blir rätt från början.

Milersättning och förmånsbil — där reglerna biter

Två saker som ständigt blandas ihop:

• Milersättning för egen bil i tjänsten. Kör montören sin privata bil på jobb kan du betala ut en skattefri schablon per mil. Den täcker sällan den verkliga kostnaden för en bil som lastas full med material varje dag. Vill du betala mer är den överskjutande delen lön, med arbetsgivaravgifter. Kontrollera det aktuella schablonbeloppet hos Skatteverket — det har ändrats de senaste åren.
• Förmånsbil. Får montören använda företagsbilen privat mer än i ringa omfattning uppstår bilförmån som ska beskattas. Tumregeln för ringa omfattning är högst 10 tillfällen och högst 100 mil per år. Betalar företaget dessutom drivmedlet för privatkörningen tillkommer drivmedelsförmån, som värderas till mer än vad drivmedlet faktiskt kostade. Det gör privat tankning på firmakortet till en dyr vana.

Undantaget som räddar många skåpbilar: för lätta lastbilar med skåpkarosseri och fast inredning kan förmånsvärdet sättas ned, eftersom bilen har begränsat privat användningsvärde. Men det bygger helt på att du kan visa hur bilen faktiskt har använts.

Det betyder körjournal. Är det tveksamt om privatkörningen är ringa är det du som ska kunna visa det, och en körjournal som skrivs i efterhand av minnet håller inte i en revision. Notera per resa: datum, mätarställning vid start och stopp, ärende och kund. Kravnivån beskrivs hos Skatteverket.

Här hjälper systemet du redan använder. Har varje arbetsorder en adress, en tidsstämpel och en tilldelad montör finns halva körjournalen redan i planeringen. I OdinTask ligger jobbadress, tider från stämpelklockan och vem som var på plats på samma arbetsorder, så att milen kan följa med till fakturan i stället för att glömmas bort i en anteckningsbok i handskfacket.

Gör om det här en gång om året

Drivmedelspriser, elpriser, fordonsskatt, försäkringspremier och leasingräntor har alla rört sig kraftigt. En milkostnad du räknade fram 2022 är fel i dag, och nästan alltid för låg.

1. Läs av mätaren vid årsskiftet.
2. Plocka fram bilkontona ur bokföringen — alla, inklusive parkeringsböterna.
3. Dela med milen. Lägg till körtiden gånger din interna timkostnad.
4. Jämför med vad du faktiskt tar betalt. Justera framkörningsavgift eller timpris.
5. Uppdatera offertmallen samma dag, annars lever den gamla siffran vidare i två år till.

En firma med tre servicebilar som ligger 15 kr/mil fel och kör 7 500 mil tillsammans tappar 112 500 kr om året. Det är ingen avrundning. Det är en lön.