Hur många offerter vinner man? Så mäter du vinstgraden

Hur många offerter vinner man? Det finns ingen sanning i branschen, och den som säger sig veta hittar på. Det som betyder något är din egen siffra, räknad likadant varje kvartal. Formeln är: vunna offerter delat med avgjorda offerter — alltså vunna plus förlorade, inte allt du skickat. Offerter som ligger obesvarade räknas inte förrän de fått ett svar eller passerat din utgångstid. Ligger du över ungefär 80 procent är risken stor att du är för billig, inte att du är bra på att sälja. Ligger du under 25 procent lägger du tid på fel jobb. Det intressanta är inte talet i sig utan hur det ser ut per jobbtyp, per kanal och per förlustorsak.

Formeln: räkna rätt innan du räknar alls

De flesta firmor räknar fel på ett av två sätt. Antingen delar de vunna med allt de skickat (vilket ger en konstlat låg siffra, eftersom halva högen fortfarande är öppen), eller så plockar de tyst bort de offerter som kändes orättvisa. Bestäm definitionerna en gång och håll dig till dem.

• Skickad — offerten har lämnat dig och kunden har fått den. Muntliga prisuppgifter i en trappuppgång räknas inte.
• Vunnen — kunden har accepterat, signerat eller bokat. Inte "hen lät positiv".
• Förlorad — kunden har sagt nej, valt någon annan, eller din utgångstid har passerat utan svar.
• Avbruten / inaktuell — projektet blev inte av för någon: bidraget föll, försäkringen sa nej, lägenheten såldes, kunden gick i konkurs. Detta är inte en förlust mot en konkurrent och ska räknas separat.
• Öppen — skickad, inte besvarad, utgångstiden har inte passerat. Ingår inte i nämnaren.

Vinstgrad = vunna ÷ (vunna + förlorade). Avbrutna och öppna hålls utanför. Redovisa alltid antalet avbrutna vid sidan av — om de utgör en fjärdedel av allt du skickar har du ett kvalificeringsproblem, inte ett säljproblem.

Räkna två siffror, inte en

Vinstgrad i antal och vinstgrad i kronor säger olika saker. Vinner du 8 av 10 småjobb men noll av de tre stora har du 62 procent i antal och kanske 20 procent i värde. Det är i praktiken en katastrof som ser ut som en bra siffra. Räkna båda:

• Antalsvinstgrad — hur ofta du får ja.
• Värdevinstgrad — vunnet offertbelopp ÷ avgjort offertbelopp (ex moms, före ROT).

Glider de isär vet du direkt i vilken storleksklass problemet sitter.

Hur många offerter vinner man — och varför hög siffra ofta är dåliga nyheter

Vinstgrad är ett pris-mått lika mycket som ett sälj-mått. Om nästan alla säger ja är förklaringen sällan att du är oemotståndlig. Den vanliga förklaringen är att du ligger under marknaden och har prissatt bort din egen vinst.

Räkna på täckningsbidrag i stället för känsla. Säg att du skickar 40 offerter per kvartal, snittet är 60 000 kr ex moms och dina direkta kostnader (material plus lön inklusive sociala avgifter) är 45 000 kr. Kvar: 15 000 kr per jobb att betala bil, försäkring, kontor och dig själv med. Vid 70 procents vinstgrad blir det 28 jobb och 420 000 kr i täckningsbidrag.

Läs den mittersta kolumnen igen. Höjer du priset tio procent får du tappa nästan var tredje kund du hade vunnit och ändå tjäna exakt lika mycket — på tolv jobb färre. Färre jobb betyder färre resor, färre garantiärenden, mindre stress och mer utrymme för de kunder du behåller. Sänker du priset tio procent går ekvationen inte ihop alls: du skulle behöva vinna fler jobb än du ens hinner offerera.

Det är därför en vinstgrad på 85–95 procent nästan alltid är ett larm. Testet är enkelt: höj priset på nästa tio offerter av samma typ med tio procent och se om siffran rör sig. Gör den inte det var du för billig hela tiden.

Bryt ner den — annars är siffran oanvändbar

En total vinstgrad går inte att åtgärda. En nedbruten gör det. Skär datan minst tre vägar.

Per jobbtyp

Servicebesök, felsökning, nyinstallation, byte av central, laddbox, badrum, tak. Olika jobb har olika konkurrens och olika kunder. Ett typiskt mönster ser ut så här:

Samma firma, tre helt olika verkligheter, en meningslös totalsiffra på 51 procent.

Per kanal

Rekommendation från befintlig kund, Google, offertportal, skylt på bilen, upphandling. Kanalen förklarar oftast mer än säljtekniken. Rekommenderade kunder kommer med förtroendet färdigt och frågar sällan om priset. Offertportaler skickar samma förfrågan till flera firmor, och där konkurrerar du per definition med kronor. Har du 25 procent från en portal och 80 procent från rekommendationer vet du var nästa timme ska läggas.

Per svarstid

Mät antalet timmar mellan förfrågan och skickad offert och gruppera i under 24 timmar, 1–3 dygn och över en vecka. Nästan alla firmor som gör den mätningen hittar samma sak i sin egen data: den snabba högen vinner mer. Du behöver inte tro på någon annans undersökning — du kan se det i dina egna siffror inom ett kvartal.

Förlustorsaker: notera dem, annars mäter du bara vädret

En vinstgrad utan orsaker är en termometer. Den talar om att det är kallt men inte var draget kommer ifrån. Tvinga fram exakt en orsak per förlorad offert från en kort, fast lista — fri text blir aldrig sökbart.

Regeln som gör datan ärlig: ingen offert får stängas utan orsak. Och sätt en fast utgångstid — 30 dagar med en påminnelse på dag 7 och dag 21, därefter automatiskt förlorad med orsaken "svarade aldrig". Utan den regeln växer högen "öppna" i evighet och din vinstgrad blir bara ett mått på hur många du orkat städa bort.

Rytmen: kohort, inte kalendermånad

Räkna på när offerten skickades, inte när den avgjordes. Annars blandas juni-jobben med marsförfrågningarna och du kan inte koppla en prisändring till ett utfall. Praktiskt upplägg:

1. Stäng månaden 30 dagar efter att den tog slut, så att kohorten hunnit avgöras.
2. Titta på rullande tre månader — enskilda månader svänger för mycket i en liten firma.
3. Notera vad du ändrade (pris, svarstid, offertmall) och när. Utan datumet är siffran bara statistik, inte lärdom.
4. Vid färre än cirka 15 avgjorda offerter i en grupp: läs den som en signal, inte som ett faktum.

Räkna alltid på beloppet före ROT-avdrag. ROT är 30 procent av arbetskostnaden med ett årligt tak per person som delas med RUT, och taket ändras — se aktuellt belopp hos Skatteverket. Om du mäter på nettobeloppet blandar du kundens skattesituation med din egen prissättning.

Så gör du det utan att bygga ett Excel-monster

Allt ovan är fyra fält per offert: skickad-datum, status, belopp, orsak-vid-förlust. Det går att göra i ett kalkylark om du är disciplinerad. Problemet är att disciplinen alltid är den som tar slut i juni.

Skickas offerterna digitalt räknas de av sig själva. I OdinTask har varje offert status, belopp, jobbtyp och tidsstämplar redan — kunden accepterar eller signerar elektroniskt, så "vunnen" sätts av kundens klick och inte av ditt minne. Det du behöver lägga till manuellt är en sak: orsaken när du stänger en förlorad offert. Det tar tre sekunder och det är den enda kolumn som faktiskt talar om vad du ska ändra.

Börja så här nästa måndag: definiera de fem statusarna, sätt 30 dagars utgångstid, kräv orsak vid förlust, och läs siffran per jobbtyp om ett kvartal. Då vet du hur många offerter du vinner — och, viktigare, vilka du borde ha förlorat.