Fotodokumentation av jobb: fotoprotokoll som håller

Fotodokumentation av jobb betyder i praktiken tre fotostopp: vid ankomst (så du kan visa hur det såg ut innan du rörde något), under arbetet (allt som snart byggs in och blir osynligt) och vid överlämning (det färdiga resultatet plus mätvärden och märkning). På ett normalt hantverksjobb landar det på runt 12–25 bilder. Varje bild ska ligga på arbetsordern, inte i montörens kamerarulle, och den ska ha datum, adress och en rad text om vad den visar. Gör du det blir en reklamation två år senare en fråga du besvarar på tio minuter i stället för en diskussion du förlorar för att ingen minns.

Vad fotodokumentation av jobb faktiskt ska bevisa

De flesta fotar av vana. Det är fel utgångspunkt. Fotografera för att kunna svara på fyra frågor som faktiskt ställs i efterhand:

• Hur såg det ut när vi kom? Sprickan i kaklet, den fuktiga skivan, den befintliga centralen med gamla proppar. Utan ankomstbild är det ditt ord mot kundens om vem som orsakade skadan.
• Vad gjorde vi som ingen kan se nu? Rör i vägg, kabelförläggning, tätskikt, isolering, infästningar, avstånd till andra installationer. När gipset sitter på plats finns bara bilden kvar.
• Var det fackmässigt? Skarvar, klamring, dragavlastning, märkning, jordning, fall på avlopp. Bilden visar utförandet, inte bara resultatet.
• Vad lämnade vi över? Färdigt arbete, avstädat, kvarlämnat material, mätprotokoll och kundens egen bild av att allt var helt.

Allt annat är trevligt men frivilligt. Om en bild inte hjälper dig svara på någon av de fyra frågorna behöver du den inte.

Fotoprotokollet du kan lämna till en montör

Skriv ut det här. Det ska gå att följa utan att tänka.

Ankomstbilderna: de tre som räddar dig

Tar montören bara tre bilder på hela dagen ska det vara dessa: rummet i helhet, arbetsytan innan ingrepp och varje befintlig skada. Den sista är den som faktiskt kostar pengar när den saknas. Repan i parketten, det spruckna kaklet, den lösa listen. Kunden upptäcker den när du har åkt, och då är det du som var där.

Regeln är enkel: ser du något som är trasigt och som du inte gjorde, fota det inom en minut efter att du klivit in. Inte senare.

Under arbetet: fota allt som ska försvinna

Tumregeln är fota före övertäckning. Innan gipsskivan skruvas, innan kaklet sätts, innan schaktet fylls igen, innan luckan stängs. Ta en översiktsbild som visar var i konstruktionen det sitter, och en närbild som visar utförandet. Har du tumstock, laser eller ett måttband i bilden blir den plötsligt användbar som mått, inte bara som minne.

För elinstallationer hänger det här ihop med egenkontrollen. Elinstallationsföretag ska enligt elsäkerhetslagen och Elsäkerhetsverkets föreskrifter ha ett egenkontrollprogram och kunna visa att arbetet kontrollerats innan det tas i bruk. Bilder är inte ett krav i sig, men de är det billigaste sättet att göra kontrollen granskningsbar i efterhand.

Överlämning: bilden som stänger jobbet

Den färdiga bilden ska visa samma vinkel som ankomstbilden. Före och efter från samma plats är oslagbart, både i en tvist och i offerten till nästa kund. Lägg till en bild på mätvärdet i instrumentet eller displayen, en på märkningen, och en på städad yta.

Hur många bilder är lagom?

Det finns inget officiellt tal. Så här ser en rimlig nivå ut, och den håller vi själva:

• Servicebesök, under två timmar: 6–10 bilder.
• Normal installation, en dag: 12–25 bilder.
• Ombyggnad eller badrum över flera veckor: 10–20 bilder per skede, alltid före övertäckning.

Riktningen på felet spelar roll. Fem bilder för lite kostar dig hela reklamationen. Femtio bilder för mycket kostar dig lite lagringsutrymme och att någon får skrolla. Fota hellre en gång för mycket. Men fota strukturerat: 80 osorterade bilder från en vecka är i praktiken lika värdelösa som noll, för ingen orkar leta i dem.

Så hittar du bilden om två år

Det här är den delen alla missar. Bilden finns, men den finns i Kalles gamla telefon och Kalle slutade i fjol. Fyra saker gör bilder sökbara på lång sikt:

1. Bilden ska kopplas till jobbet vid tagningen, inte flyttas dit senare. Fotar montören i kameraappen och tänker sortera på fredagen kommer det aldrig hända. Fotot ska tas i arbetsordern.
2. En rad text per bild. Inte en uppsats. Befintlig spricka kakel vid golvbrunn eller Kabelförläggning vägg vardagsrum före gips. Det är den texten du söker på om två år.
3. Tagg för skede: ankomst / under / överlämning / avvikelse. Fyra taggar räcker. Fler blir aldrig använda.
4. Behåll datum och plats. Telefonens EXIF-data har tidsstämpel och ofta GPS. Det är just den metadatan som gör bilden trovärdig i efterhand. Se till att systemet inte tvättar bort den när bilden laddas upp, och kontrollera att montörernas telefoner har rätt tid och att platstjänst är på för kameran.

Ett fältsystem som OdinTask löser det här genom att bilden tas i fältappen direkt på arbetsordern, med tidsstämpel, plats och kommentar, och laddas upp när täckningen kommer tillbaka. Poängen är inte appen i sig utan principen: bilden får aldrig existera som ett löst objekt i en privat telefon.

Så hjälper fotobevisen i en reklamation

Ett par saker att ha koll på. För konsumenttjänster gäller konsumenttjänstlagen: kunden ska reklamera inom skälig tid, och reklamationsfristen är tre år efter att uppdraget avslutades, men tio år om arbetet avser mark, byggnad eller annan fast anläggning. Bygger du in något i ett hus ska alltså dina bilder finnas kvar i tio år, inte till nästa telefonbyte. I entreprenader enligt AB 04 och ABT 06 är garantitiden normalt fem år och ansvarstiden tio.

Hamnar ärendet hos Allmänna reklamationsnämnden avgörs det på handlingarna. Ingen kommer ut och tittar, ingen hörs muntligt. Det som finns i akten är det som finns. Där gör en daterad ankomstbild och en närbild på utförandet före övertäckning hela skillnaden.

I praktiken gör fotot tre saker:

• Avgränsar skadan. Ankomstbilden visar att sprickan fanns innan du kom.
• Visar utförandet. När väggen är stängd är närbilden på klamringen eller tätskiktet det enda som finns kvar att bedöma.
• Avslutar diskussionen tidigt. Skickar du bilden samma dag som kunden hör av sig slutar de flesta ärenden där. Det är den vinsten som är störst, inte den du gör i nämnden.

Samma sak gäller mot försäkringsbolag och vid en fuktskada långt senare: den som kan visa hur det såg ut, med datum, hamnar sällan i en betalningsdiskussion.

Privata telefoner är problemet

Om bilderna ligger i montörens egen telefon äger du dem i praktiken inte. Personen slutar, telefonen byts, kamerarullen töms för att minnet är fullt. Dessutom hamnar du i klistret med GDPR: bilder där kunder, deras hem eller anställda syns är personuppgifter, och de ska ligga i företagets system med en tanke bakom hur länge de sparas — inte spridda över privata konton och gruppchattar.

Två regler som fixar 90 procent av problemet:

• Bilder tas i företagets app, på jobbet, inte i kameraappen.
• Inga jobbfoton i privata chattgrupper. Aldrig. En bild i en chatt är en bild som är borta om tre månader.

Fem misstag som gör dokumentationen värdelös

• Bara närbilder. Ingen kan se var i huset det sitter. Ta alltid en översikt till varje närbild.
• Bara efterbilder. Det färdiga jobbet bevisar ingenting om vad som fanns innan.
• Ingen text. En bild utan rad text är en bild du aldrig hittar igen.
• Fotar efter övertäckning. Då är det för sent, och en uppborrad vägg för att kontrollera i efterhand betalar du själv.
• Mörker och blixt rakt på blank yta. Tänd lampan, torka bort dammet, håll still. En suddig bild bevisar ingenting.

Kom igång på en fredag

Skriv fotoprotokollet ovan på ett A5 och tejpa det i skåpbilen. Bestäm de tre stoppen. Kör i två veckor och titta sedan på ett avslutat jobb: kan någon annan än montören förstå vad som gjordes, bara utifrån bilderna? Kan de inte det saknas antingen översikten eller texten. Det är nästan alltid en av de två.

Vill du att bilderna hamnar på rätt jobb utan att någon sorterar något, testa OdinTask kostnadsfritt i 14 dagar — fältappen fungerar även utan täckning och lägger bilderna på arbetsordern där de hör hemma.