Fakturera samma dag – få betalt på dagar i stället för veckor

Jobbet är klart klockan fyra. Kunden är nöjd, verktygen ligger i bilen – och fakturan? Den skrivs i slutet av månaden, när du ändå ska ta itu med pappershögen. Sedan har kunden 30 dagar på sig, och ofta slinker det över några dagar till. Resultatet: pengarna för dagens arbete landar på kontot om sex till åtta veckor. Samtidigt ska löner, material och leasing betalas nu. För de flesta hantverksföretag är det inte lönsamheten som knäcker kassan – det är väntetiden mellan utfört arbete och betalning. Den väntetiden går att kapa till några få dagar, utan att du behöver jaga kunder eller sitta uppe om kvällarna. Här är hur du gör, vad det är värt i kronor och vilka regler som faktiskt gäller.

Därför äter månadsfakturering ditt kassaflöde

Räkna på ett vanligt jobb. Du gör arbetet den 3:e i månaden men fakturerar den 30:e – där försvann 27 dagar. Lägg på 30 dagars betalningsvillkor och några dagars sen betalning, så är du uppe i runt 60 dagar från hammarslag till pengar på kontot. Det betyder att nästan två månaders arbete ligger konstant ute hos kunderna, obetalt, medan du själv agerar bank åt dem.

Månadsfakturering har dessutom ett dolt problem: minnet. När du tre veckor senare ska skriva fakturan utifrån lösa lappar och en hög kvitton är det lätt hänt att timmar och material aldrig kommer med. Varje bortglömd timme och varje kabeltrumma som inte skrevs upp är ren förlust – arbetet är redan utfört och materialet redan betalt av dig.

Räkneexempel: så mycket av dina pengar ligger hos kunderna

Ett illustrativt exempel med avrundade siffror – räkna gärna på dina egna: ett företag med två montörer fakturerar 300 000 kr per månad, alltså 3,6 miljoner kronor per år.

• Månadsfakturering med 30 dagars villkor: i snitt cirka 50 dagar från utfört arbete till betalning. Utestående hos kunderna: 3 600 000 × 50/365 ≈ 493 000 kr – hela tiden, året runt.
• Faktura samma dag, 10 dagars villkor och kortbetalning: i snitt cirka 12 dagar. Utestående: 3 600 000 × 12/365 ≈ 118 000 kr.

Skillnaden är runt 375 000 kr som flyttar från kundernas konton till ditt – en gång för alla. Det är pengar som annars ofta täcks med checkkredit eller genom att du själv betalar leverantörerna sent. Med en kreditränta på säg 8 procent kostar de utestående pengarna dessutom omkring 30 000 kr om året i ren ränta. Räntesatser varierar förstås, men principen står sig: varje dag du kortar väntetiden är värd riktiga kronor.

Reglerna: betalningsvillkor, dröjsmålsränta och avgifter

Många hantverkare tror att 30 dagars betalningstid är lag. Det stämmer inte – det är bara en vana.

• Mot företag: enligt räntelagen ska en fordran mellan näringsidkare betalas inom 30 dagar, och köparen kan inte kräva längre tid utan att du uttryckligen godkänt det. Kortare villkor är alltid tillåtet.
• Mot privatpersoner: det finns ingen lagstadgad betalningstid – villkoret på fakturan gäller. 10 eller 14 dagar är fullt rimligt, särskilt när kunden kan betala med kort direkt i fakturalänken.
• Dröjsmålsränta: om inget annat avtalats gäller referensräntan plus 8 procentenheter enligt räntelagen. Kontrollera aktuell referensränta hos Riksbanken.
• Avgifter vid sen betalning: påminnelseavgift 60 kr (om det står i avtalet), inkassokrav 180 kr och – mellan företag – en förseningsersättning på 450 kr. Kontrollera aktuella belopp hos Kronofogden.

Glöm inte heller fakturans innehåll. Skatteverket kräver bland annat fakturadatum, fakturanummer, organisationsnummer, momsregistreringsnummer, en beskrivning av vad som utförts samt momsbelopp. En faktura med luckor ger kunden en perfekt ursäkt att skjuta på betalningen.

ROT-jobb: dubbelt så viktigt att fakturera direkt

Gör du ROT-jobb väntar du på pengar från två håll: kundens del och Skatteverkets del. Utbetalningen från Skatteverket kan du begära först när kunden har betalat sin andel av fakturan. Fakturerar du tre veckor för sent skjuter du alltså upp båda betalningarna – och ROT-delen motsvarar ofta 30 procent av arbetskostnaden (kontrollera aktuell nivå och takbelopp hos Skatteverket). Hela flödet, med belopp och fallgropar, går vi igenom i vår guide till ROT-avdraget för hantverkare.

Fem steg till samma dag-fakturering

• Logga tid och material på plats. Mobilen finns redan i fickan. Skrivs timmarna och artiklarna in medan du står kvar på jobbet finns det inget att rekonstruera senare. Läs mer i vår artikel om stämpelklocka och tidrapportering på bygget.
• Prissätt redan i offerten. När offerten innehåller rätt poster och kunden har signerat den är fakturan i praktiken redan skriven – det som återstår är att bekräfta verkligt utfall.
• Gör klarmarkeringen till startskott. Bestäm i firman: när ett jobb markeras som klart skapas fakturan samma dag. Inga undantag, ingen hög som växer till månadsskiftet.
• Korta betalningsvillkoren. 10–14 dagar mot privatpersoner är helt normalt. De flesta kunder betalar när fakturan dyker upp, oavsett villkor – men villkoret styr när du får ta ut dröjsmålsränta.
• Påminn dagen efter förfall. De flesta sena betalningar beror på glömska, inte ovilja. En vänlig automatisk påminnelse direkt löser nästan alla fall innan de blir ärenden.

Kortbetalning: de sista dagarna du kan kapa

Även med korta villkor tar bankgirobetalningen sin tid: kunden ska logga in i banken, knappa in OCR-nummer och belopp, och kanske blir det i morgon i stället. En betalningslänk med kort i fakturan gör betalningen till ett klick i soffan samma kväll. För privatkunder är det ofta skillnaden mellan betalt på tio dagar och betalt på tio minuter – och för dig är det skillnaden mellan att hoppas och att veta.

Så hjälper OdinTask dig att fakturera samma dag

OdinTask är byggt för exakt det här flödet. Montören loggar tid och material direkt på jobbet i mobilen – appen fungerar även offline och synkar när täckningen kommer tillbaka. När jobbet markeras som klart är fakturaunderlaget redan komplett: ett klick, och fakturan går i väg med kortbetalningslänk, ROT-underlag när det behövs och automatiska påminnelser om förfallodagen passeras. Offert med e-signering ser till att priset är spikat innan jobbet börjar, och Fortnox-synken gör att bokföringen hänger med utan dubbelarbete.

Resultatet: fakturan skickas timmar efter avslutat jobb i stället för veckor, och pengarna landar på dagar. Se vad det kostar på vår prissida – eller Prova OdinTask gratis i 14 dagar och skicka din första samma dag-faktura redan den här veckan.