Delfakturering á conto för hantverkare: dela upp långa jobb

Delfakturering á conto för hantverkare betyder att du delar upp ett långt jobb i flera fakturor som utlöses av mätbara milstolpar i stället för av datum, och att du skriver in planen i offerten i stället för i efterhand. Praktiskt gör du fyra saker: sätt 3–6 triggerpunkter som antingen är avklarade eller inte (kontraktsskrivning, material på plats, kanalisation klar, inkoppling klar, godkänd slutbesiktning), formulera dem ordagrant i offerten med belopp och betalningsvillkor, fakturera á conto samma dag som varje punkt passeras, och bygg slutfakturan som en avräkning där totalsumman minus redan fakturerade belopp framgår rad för rad. Moms och ROT följer med på varje delfaktura, men bara på arbete som faktiskt är utfört: ett rent förskott bär inget ROT-avdrag, och för byggverksamhet finns dessutom en särskild momsregel som styr vilken period du ska redovisa i. Nedan går vi igenom varje steg med formuleringar du kan klippa in.

Varför den enda slutfakturan blivit ett kassaflödesproblem

Ett jobb på tolv veckor med en faktura på slutet betyder att du finansierar kundens projekt i tre månader. Du har betalat grossisten på 30 dagar, lönen har gått ut tre gånger, arbetsgivaravgifter och moms har gått till Skatteverket. Du har inte sett en krona. Ligger betalningsvillkoret dessutom på 30 dagar efter slutbesiktning har du fyra månader mellan utgift och intäkt.

Det är inte ett bokföringsproblem. Det är skillnaden mellan att kunna ta nästa jobb och att behöva tacka nej. Och det skalar åt fel håll: en installation på 400 000 kronor med hög materialandel kan innebära 200 000 kronor i grossistskuld innan din första faktura ens går ut. Längre leveranstider på material gör bindningstiden ännu längre, eftersom pengarna lämnar dig tidigare i förhållande till när jobbet blir klart.

Delfakturering löser det utan att du behöver be om lån eller framstå som pressad. Du fakturerar bara det du redan har gjort.

Á conto, förskott och betalningsplan är tre olika saker

Orden används slarvigt, men de har olika juridisk och skattemässig innebörd. Håll isär dem, för det är här felen uppstår.

På löpande räkning är á conto det naturliga: du fakturerar utfört arbete varannan vecka eller varje månad. På fast pris är betalningsplan bättre. Kunden vet exakt vad som kommer och när, och du slipper diskussionen om hur mycket som egentligen är gjort.

I entreprenadstandarderna AB 04 och ABT 06 är betalningsplan utgångspunkten, och saknas plan har entreprenören rätt till betalning á conto för utfört arbete. Mot konsument gäller konsumenttjänstlagen, och där har du ingen automatisk rätt till betalning i förskott eller i delar. Rätten uppstår genom avtalet. Använder du Hantverkarformuläret 17 eller ABS 18 finns fältet för betalningsplan redan där. Det är bara tomt tills du fyller i det.

Så väljer du triggerpunkter som inte går att diskutera

Den enda regeln som betyder något: en triggerpunkt ska gå att svara ja eller nej på från bilen. Kan du och kunden ha olika uppfattning om huruvida punkten är passerad har du valt fel punkt.

• Bra: "central utbytt och spänningssatt", "kanalisation dragen i samtliga rum", "undercentral monterad", "material levererat till arbetsplatsen", "slutbesiktning godkänd".
• Dåligt: "halva jobbet klart", "efter fyra veckor", "när installationen i huvudsak är färdig", "vid 50 procents färdigställandegrad".

Datumbaserade punkter ser enkla ut men slår tillbaka. Blir jobbet försenat av kundens egen målare fakturerar du ändå enligt datum, och nu har du en tvist i stället för en betalning. Händelsebaserade punkter är självreglerande: är punkten passerad är fakturan riktig, oavsett kalender.

Hur många punkter, och hur stora?

Tre till sex. Färre än tre och du löser inte kassaflödet. Fler än sex och du bygger administration som äter upp vinsten och irriterar kunden.

Lägg tyngdpunkten tidigt. Materialkostnaden kommer först, alltså ska pengarna komma först. En vanlig och försvarbar profil på ett jobb med hög materialandel:

Notera slutposten. Håll den liten men inte noll. En slutfaktura på tio procent gör att kunden har kvar ett skäl att godkänna, och du har kvar marginal om något ska justeras. Sätter du 40 procent på slutet har du inte löst problemet, bara flyttat det.

Formuleringen i offerten: klipp in den här

Det här är delen folk hoppar över, och den enda som håller om det blir tvist. Betalningsplanen hör hemma i offerten, inte på fakturan. När kunden accepterar offerten är planen avtalad.

Betalning sker enligt betalningsplan. Delfaktura utställs när respektive punkt nedan är utförd. Betalningsvillkor 15 dagar netto från fakturadatum. Fakturerade á conto-belopp avräknas i sin helhet mot slutfakturan, som anger total entreprenadsumma med avdrag för tidigare fakturerade belopp. Vid dröjsmål utgår dröjsmålsränta enligt räntelagen. Beställda ÄTA-arbeten faktureras separat i den månad de utförs och ingår inte i betalningsplanens belopp.

Fyra saker i den texten jobbar åt dig:

• "när respektive punkt är utförd", inte "enligt tidplan". Händelse, inte datum.
• Kortare betalningsvillkor på delfakturor. 10–15 dagar är normalt på á conto: beloppen är mindre och granskningen enklare. Mot konsument avtalar du fritt. Mot företag är räntelagens 30 dagar huvudregel, och längre tid gäller bara om du uttryckligen godkänt den.
• Avräkningsklausulen, så att ingen kan påstå att slutfakturan är ett tillägg.
• ÄTA utanför planen, annars blir varje tillägg en förhandling om planen ska räknas om.

Avräkningen mot slutfakturan

Den vanligaste tvisten kring delfakturering handlar inte om delfakturorna. Den handlar om att kunden läser slutfakturan som en ny räkning. Lös det med layouten. Slutfakturan ska visa hela kedjan på samma papper:

• Total entreprenadsumma enligt avtal, exklusive moms
• Beställda och godkända ÄTA-arbeten, specificerade var för sig
• Summa att fakturera
• Avgår tidigare fakturerat á conto, en rad per faktura med nummer och datum
• Kvar att betala
• Moms på beloppet
• ROT-avdrag och kundens nettobelopp, om ROT tillämpas

Saknas raden "Avgår tidigare fakturerat" kommer du att få samtalet. Och avräkningen är inte bara pedagogik: varje á conto-faktura är en faktura i momslagens mening, med unikt löpnummer och samma innehållskrav som slutfakturan.

Moms på á conto: specialregeln för byggverksamhet

Här skiljer sig bygg och installation från vanlig försäljning, och det är värt att kunna.

Vid vanlig försäljning redovisar du moms på förskott och á conto när du fakturerar eller får betalt. För bygg- och anläggningstjänster finns en särskild regel i mervärdesskattelagen som senarelägger redovisningen av moms på förskotts- och á conto-fakturor, med en bortre gräns kopplad till att arbetet färdigställs och slutredovisas. Betalar kunden fakturan innan dess ska momsen i stället redovisas för den period betalningen kom in. Stäm av den exakta tillämpningen och tidsgränserna hos Skatteverket eller med din redovisningskonsult innan du lägger om rutinen. Detaljerna styr vilken period du ska redovisa i, och de går inte att gissa sig till.

Två saker till avgör momsen på din delfaktura:

• Omvänd byggmoms. Är kunden ett företag som säljer byggtjänster mer än tillfälligt gäller omvänd betalningsskyldighet. Då lägger du ingen moms på á conto-fakturan heller, och hänvisningen till omvänd betalningsskyldighet för byggtjänster ska stå på varje delfaktura, inte bara på slutfakturan.
• Fakturakraven gäller varje delfaktura. Löpnummer, datum, ditt momsregistreringsnummer, kundens uppgifter, vad tjänsten avser, beloppet. En faktura som bara säger "Enligt betalningsplan, punkt 2" med ett belopp uppfyller inte kravet på uppgift om tjänstens art och omfattning. Skriv ut vad punkt 2 är.

ROT på á conto: går bra, men bara på utfört arbete

Du kan använda ROT på delfakturor, och det är ofta rätt: kunden får nettoeffekten löpande i stället för en chock på slutet. Två villkor styr allt.

1. Arbetet ska vara utfört. ROT ges för arbetskostnad för arbete som är gjort. En delfaktura som är ett rent förskott, som punkten "accepterad offert" i tabellen ovan, innehåller inget utfört arbete och ska inte bära ROT. Lägg ROT på de punkter där arbete faktiskt utförts och håll förskottsposten liten och ROT-fri.

2. Kunden ska ha betalat. Begäran om utbetalning till Skatteverket görs efter att kunden betalat sin del av delfakturan. På ett långt jobb är det en fördel: du får in Skatteverkets del löpande i stället för allt på slutet.

ROT är 30 procent av arbetskostnaden, med ett årligt tak per person som delas med RUT. Takbelopp och tidsgränserna för när betalning måste ske och när begäran senast får lämnas in ändras med jämna mellanrum. Kolla alltid aktuella belopp och datum på skatteverket.se innan du lovar en kund en siffra.

Praktiskt betyder det att du behöver separera arbete och material på varje delfaktura, inte bara på slutfakturan. Gör du inte det får du gissa i efterhand, och gissningar mot Skatteverket är ingen strategi. I OdinTask räknas ROT-avdraget ut redan i offerten och följer med på varje delfaktura, och husarbete-XML:en till Skatteverket kan genereras per faktura i stället för i en klump på slutet.

Rutinen, i praktiken

1. Sätt punkterna när du prissätter. Betalningsplanen är en del av kalkylen, inte ett efterhandspåslag.
2. Skriv in planen i offerten med belopp per punkt och låt kunden acceptera den tillsammans med priset.
3. Fakturera samma dag som punkten passeras. En á conto-faktura som ligger en vecka i en mapp är en vecka du lånat ut gratis.
4. Fotografera varje milstolpe. Tio sekunder som avslutar diskussionen om punkten var passerad.
5. Fakturera ÄTA i den månad arbetet gjordes, aldrig i klump på slutet.
6. Bygg slutfakturan som en avräkning, inte som en ny faktura.

Det svåra med delfakturering är inte tanken. Det är att komma ihåg det mitt i ett jobb. Kopplar du triggerpunkterna till planeringen, så att fakturan skapas när milstolpen kryssas av ute i fält, behöver du inte komma ihåg något. Testa OdinTask gratis i 14 dagar om du vill ha offert, betalningsplan, delfakturor och avräkning i samma system.