Backup och äga sin företagsdata: frågorna du ska ställa

Innan du lägger tio års jobbhistorik i någons system ska du ställa fem frågor och kräva skriftliga svar: kan jag exportera allt själv utan att be er om hjälp, i vilket format, hur snabbt, vad händer med datan dagen efter att jag säger upp, och i vilket land ligger den. Backup och äga sin företagsdata är två olika saker: leverantörens backup skyddar leverantören mot serverhaveri — den ger dig inte tillbaka kunden du råkade radera i tisdags, och den ger dig ingenting alls den dag du vill byta system. Får du svävande svar på de fem frågorna, eller svar som bara finns i ett säljmejl och inte i avtalet, är det ett nej. Funktionslistan spelar mindre roll än exportklausulen.

Backup och äga sin företagsdata är inte samma fråga

De blandas ihop hela tiden, och leverantörer har ingen anledning att reda ut det åt dig. Håll isär tre saker:

• Leverantörens backup. Skyddar mot att deras hårdvara dör. Den är till för att rädda hela plattformen, inte ditt enskilda misstag. På de flesta SaaS-tjänster kan du inte beställa en återställning av bara ditt konto till i förrgår — och om det går kostar det och tar dagar.
• Din möjlighet att få ut datan. Ett fullständigt, maskinläsbart uttag som du kan öppna utan deras programvara. Det här är det som avgör om du är kund eller gisslan.
• Din egen kopia. En export som ligger hos dig, utanför deras system, tagen så sent att du skulle stå ut med att förlora tiden däremellan.

Ett system kan ha perfekt backup och ändå vara en fälla. Replikering är inte backup ur din synvinkel: raderar du en kund replikeras raderingen till alla kopior inom sekunder. Det som räddar dig då heter papperskorg, versionshistorik eller point-in-time-återställning. Fråga om dem vid namn.

Frågorna du ska ställa varje leverantör

Skicka dem som mejl innan demon. Ett bra system svarar på tio minuter. Ett dåligt system svarar med en broschyr.

Den viktigaste är den fjärde. En export som tar tio arbetsdagar är i praktiken ingen export: den fungerar bara en gång, i en konflikt, när du redan har minst tur.

Frågan de flesta glömmer: prishöjningsfrågan

Ställ den rakt: "Om ni höjer priset 40 procent nästa år, hur lång tid tar det för mig att flytta?" Svaret på den frågan är hela poängen med exportklausulen. Ett system du kan lämna på en eftermiddag har ingen anledning att höja 40 procent. Ett system du inte kan lämna har all anledning i världen.

Vad exporten faktiskt måste innehålla

"Vi har export" är ett meningslöst påstående tills du sett filen. Kräv ett riktigt exempeluttag under provperioden — inte en skärmdump. Gå igenom:

• Tabellerna — kunder, objekt/adresser, jobb, offertrader, fakturarader, artiklar, leverantörer, tider. CSV i UTF-8 eller XLSX. Öppna filen och kontrollera att å, ä och ö inte blivit frågetecken, och att jobb går att koppla till rätt kund med ett id och inte bara ett namn.
• Dokumenten — offerter, fakturor, egenkontroller och protokoll som PDF, med filnamn du förstår. En PDF utan koppling till jobbnummer är en digital pappershög.
• Fotona — originalfilerna, inte webbkomprimerade miniatyrer. Ett foto på ett dolt rör bakom en vägg är värt noll i 800 pixlars bredd. Kontrollera att tidsstämpeln följer med filen.
• Kopplingarna — det som gör datan användbar är relationerna. En CSV med kunder och en CSV med jobb utan gemensamt id är två listor, inte en historik.
• Bilagorna — mejl, chattar, signerade dokument, signaturbevis. Vid en tvist är det oftast här beviset ligger.

Vad lagen kräver att du kan ta fram — och hur länge

Det här är skälet till att exportfrågan inte är teoretisk. Du har skyldigheter som lever längre än ditt systemabonnemang.

• Bokföringslagen (1999:1078). Räkenskapsinformation ska bevaras till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades, och i det format den togs emot eller upprättades. Fakturaunderlag som bara existerar inne i ett SaaS-konto du slutat betala för är ett problem du äger själv, inte leverantören. Reglerna om att förvara räkenskapsinformation utomlands har ändrats de senaste åren — kontrollera aktuell lydelse hos Bokföringsnämnden innan du drar slutsatser om var servern får stå.
• Konsumenttjänstlagen. För arbete på mark, byggnader eller andra fasta saker har konsumenten tio år på sig att reklamera. Det betyder att egenkontrollen, fotona och ÄTA-loggen från ett badrum du gjorde 2019 kan behöva plockas fram 2029. Fråga dig var de ligger då.
• Elsäkerhetsverket. Elinstallationsföretag ska ha ett egenkontrollprogram och kunna visa upp hur arbetet kontrollerats. Ett tillsynsärende väntar inte på att din gamla leverantör svarar i telefon. Se elsakerhetsverket.se.
• Skatteverket. Har du begärt utbetalning för ROT eller grön teknik ska underlaget hänga ihop med fakturan. Läs vad som gäller just nu på skatteverket.se.
• GDPR. Artikel 20 ger rätt till dataportabilitet i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format — men den rätten tillhör den registrerade personen, inte ditt företag som kund hos leverantören. Räkna inte med att GDPR räddar dig ur ett dåligt SaaS-avtal. Din exporträtt måste stå i avtalet.

Vad backup betyder när systemet ligger i molnet

Den gamla 3-2-1-regeln håller fortfarande: tre kopior, på två olika medier, varav en utanför huset. I molnvärlden översätts den till: leverantörens data, leverantörens backup, och din export på en disk eller ett moln som inte är deras. Två av tre räcker inte, för de två första faller tillsammans.

Två tal du ska kunna:

• RPO — hur mycket arbete du accepterar att förlora. Tar du en egen export en gång i kvartalet är din RPO tre månader. Fråga dig om du står ut med att skriva om ett kvartals egenkontroller.
• RTO — hur länge du klarar dig utan systemet. För en firma med fem montörer är svaret oftast "en dag, sen står vi still". Fråga leverantören vad de utlovar och var incidenterna publiceras.

Och ställ den obekväma följdfrågan: när testade ni senast en återställning? Backup som aldrig återställts är inte backup, det är en förhoppning i ett kalkylark.

Exportövningen: gör den i eftermiddag

1. Logga in i systemet du använder i dag. Hitta exportknappen. Klockan går.
2. Ta ut allt du kan. Notera vad du inte kan ta ut.
3. Lägg filerna i en mapp med dagens datum, i ditt eget moln plus på en extern disk hemma.
4. Öppna tre filer. Kan du läsa dem utan leverantörens system? Följer fotona med? Hänger jobb ihop med kund?
5. Sätt en påminnelse i kalendern: samma sak varje kvartal, och alltid dagen innan du säger upp något.

Tog det under en timme har du ett system du äger. Fick du ringa supporten har du ett svar på om du ska stanna.

Vad som händer den dagen du säger upp

Läs uppsägningsstycket i avtalet innan du skriver på, inte efter. Tre saker ska stå där: hur länge du har åtkomst efter sista fakturan, om åtkomsten är full eller bara läsläge, och när datan raderas för gott. Ett schysst upplägg ger 30–90 dagars fönster och varslar innan radering. Ett oschysst upplägg stänger inloggningen samma natt som abonnemanget löper ut och kallar det "enligt villkoren".

Fråga också vad som händer om du inte betalar i tid. Låser systemet kontot vid förfallodagen kan en glömd autogirodragning stänga dig ute från din egen bokföring en fredagmorgon.

Var datan ligger, och vem som får titta i den

Du ska kunna få tre svar utan att någon behöver återkomma: vilken region datan lagras i, vilket personuppgiftsbiträdesavtal som gäller, och vilka underbiträden som är inblandade. Underbiträdena är den intressanta delen — det är där hostingleverantören, mejlutskicken, AI-funktionen och supportverktyget bor. En leverantör som inte har en publicerad lista på underbiträden har antingen inte tänkt på det eller vill inte att du ska titta.

Fråga dessutom vem hos leverantören som kan läsa din data, och om det loggas. Supportåtkomst är rimligt. Ologgad supportåtkomst är det inte.

Om leverantören försvinner

SaaS-företag läggs ner, köps upp och pivoterar. Ett konkursbo har ingen skyldighet att hålla igång servrar åt dig. Inget avtal skyddar helt mot det, men ett skydd fungerar alltid: en färsk export i din egen ägo. Därför är kvartalsövningen billigare än varje klausul du kan förhandla fram.

Hur vi ser på det

OdinTask är byggt med det här i åtanke: du kan exportera kunder, artiklar och leverantörer till kalkylblad direkt från admin-vyn, offerter och fakturor finns som PDF, ROT-underlaget genereras som XML för Skatteverket, och fakturor kan synkas till Fortnox eller Visma så att bokföringen lever i ditt eget bokföringssystem och inte bara hos oss. Ett system ska förtjäna att behållas varje månad, inte hålla kvar dig för att alternativet är att skriva av tio års historik. Testa exporten under provperioden — det är precis rätt tid att göra det. Se prissidan eller starta en testperiod.

Kort sammanfattning

• Backup är leverantörens problem. Export är ditt.
• En export som kräver ett supportärende är ingen export.
• Kräv ett riktigt exempeluttag under provperioden och öppna filerna.
• Bokföringen ska bevaras i sju år, byggjobb kan reklameras i tio. Ditt abonnemang lever kortare än så.
• Ta en egen kopia varje kvartal och lägg den utanför leverantörens system.
• Ställ prishöjningsfrågan. Svaret berättar allt.